En grupp ingenjörer sitter böjda över utspridda ark av plotterpapper och kliar sig i huvudet (inte bokstavligt, men bildligt) medan de går igenom olika designutmaningar. Det är kanske en av de bilder man oftast ser framför sig när man tänker på ingenjörskonsulter i arbete.

Men stämmer den bilden fortfarande?

För det mesta är svaret nej. Om det tidigare fanns någon ingenjörskonsult som hade lyckats motstå övergången från det horisontella bordet till den vertikala skärmen, så förändrades detta i och med pandemin och det oundvikliga fysiska avstånd som den skapade mellan olika projektintressenter. Det är trots allt ingen större mening med att markera ändringar på ett pappersark om det inte går att fysiskt lämna över det till nästa person för granskning.

Även före pandemin hade företag som Arcadis – ledande inom lösningar för design, ingenjörsteknik och konsultverksamhet med närmare 30 000 anställda världen över – sedan länge förstått värdet av en digital samarbetsmiljö som Bluebeam när det gäller att granska designdokument och ritningar i realtid. Men enligt Peter Harris, Digital Engineering Lead for Mobility på Arcadis, började teamet uppskatta lösningen ännu mer i efterdyningarna av covid.

Peter berättar att som konsult för stora infrastrukturprojekt – till exempel vägar, broar, tunnlar och järnvägar – globalt och över hela Australien, kan företaget ha upp till hundra personer som samarbetar om samma uppsättning projektdokument vid varje given tidpunkt och i olika skeden av projektet.

”Vi har använt Bluebeam i nästan fem år i hela vårt globala team, men sedan covid slog till förra året har vi hittat ännu fler områden där vi kan använda det. Och vi uppskattar ännu mer allt vad det har att erbjuda”, säger han till Roads & Infrastructure.

Enligt Peter ligger Bluebeams styrka i dess förmåga att digitalt samla alla till ett enda sammanhängande samtal byggt kring själva designdokumenten.

”Tack vare Bluebeam kan vi använda vad vi kallar en ljusbordsmetod av den gamla skolan genom att samla olika projektkomponenter i en intuitiv digital miljö. I Bluebeam Studio-sessioner kan olika intressenter se ritningarna markeras i realtid, vilket har visat sig spara tid”, säger han.

”Bluebeams funktioner blir ännu mer användbara när vi samarbetar med utomstående, som i joint venture-projekt. Genom att använda funktioner som Bluebeam Tool Chest kan vi standardisera och anpassa markeringslistan, så att nya personer som ansluter sig till samtalet enkelt kan komma igång med våra granskningsprocesser”, tillägger han.

Mer än en PDF-redigerare

Sedan förra året har allt fler av teammedlemmarna på Arcadis anammat de användbara funktioner som Bluebeam erbjuder. Förutom Studio-sessioner och Tool Chest finns bland annat möjligheten att enkelt skapa interaktiva PDF-filer och att spåra markeringar och navigera bland dem.

”En av de mer undanskymda funktionerna i Bluebeam-programmet är möjligheten att spåra ändringar med en markeringslista. Vi utnyttjar i hög grad den här funktionen, som har ersatt vår traditionella markeringsmetod och ger oss bättre spårbarhet”, berättar Peter.

”Hyperlänkfunktionen innebär att vi kan skapa en interaktiv PDF där man kan klicka på hyperlänkarna och hoppa omkring bland hundratals sidor i ett dokument utan problem. Med den här funktionen kan vi också skapa en kontrollpanel, den fungerar som en innehållsförteckning för våra dokument och man kan lätt komma åt varje avsnitt med bara ett klick”, tillägger han.

En annan funktion som Arcadis-teamet har använt är att bädda in 3D-innehåll för komplex armeringsdesign, säger Peter.

”Det här gjorde vi när vi skulle rita bergsrummet till en station. Vi gjorde först en modell i Bentley ProStructure, och skapade sedan en PDF-filer i 3D med Bluebeam Revu. Teamet använde den för att granska armeringsmonteringen internt och identifiera var armering saknades. Det är något som är svårt att visualisera i en 2D-ritning.”

På senare tid har Bluebeam skapat en lokal Studio-server i Australien. Peter noterar att det inte bara bemöter och uppfyller myndigheternas datakrav utan har också har snabbat upp Studio-sessionerna.

”Kombinationen av nyare versioner av Bluebeam Revu (vi använder Revu 20) och den lokala Studio-servern har ökat hastigheten på PDF-renderingen. För oss fungerar det också bättre vad gäller datasuveränitet när vi arbetar med statligt finansierade projekt”, säger Peter.

Sedan Peter började använda Bluebeam har han också märkt förbättringar i form av bättre integration med externa program för dokument- och datahantering.

”En sak som vi för närvarande driver hårt är att våra användare ska kunna mäta och kvantifiera projektdata i olika skeden av projektet. Möjligheten att länka Bluebeam till externa datakällor som ProjectWise och SharePoint gör det mycket lättare för entreprenörer att ta fram information om specifika delar av sina projekt.”

Lokal teknisk support

Hur har då Arcadis lyckats övertala alla sina teammedlemmar, en del mer digitalt kunniga än andra, att röra sig bort från den traditionella rödpennan på papper till en digital samarbetsmiljö? Enligt Peter har det varit en gradvis process, med stort tekniskt stöd från Bluebeams team i Australien.

”Bluebeams sätt att stödja företagen skiljer sig markant från andra leverantörers”, säger Peter. ”Det faktum att det finns lokala Bluebeam-experter tillgängliga för att ge oss projekthjälp gör en enorm skillnad.”

Bara i år har Bluebeams lokala team för teknisk support genomfört 12 korta utbildningssessioner specifikt för Arcadis-personalen, och Peter berättar att över 200 teammedlemmar har deltagit aktivt i var och en av de 30 minuter långa sessionerna.

”Det faktum att vi hade en minimal nedgång i deltagandegraden visar värdet av de här kurserna. Det rör sig om väldigt upptagna personer, så de måste se ett verkligt värde i att delta i de virtuella lektionerna.”

Arcadis har också gjort en egen bedömning av utvecklingen inom teamet genom en enkät, berättar Peter.

”I början av året gjorde vi en undersökning för att mäta hur teamet presterade. Det fanns många som inte visste hur man använder vissa av funktionerna i Bluebeam Revu. Nyligen gjorde vi om undersökningen efter bara nio utbildningstillfällen. Vi kunde redan se att den upprepade utbildningen fungerade, och att personalen kände sig säkrare på verktygen.

”Ännu viktigare är att genom det stöd som vi har fått från Bluebeam lokalt kommer vi nu att ha 200 Arcadis-medarbetare internt som har varit med på den här resan, och som kan stötta sina kollegor. Därmed kan vi skapa en verkligt gemenskapsbaserad miljö för lärande. Tanken är att bara upprepa lektionerna och fortsätta skörda fördelarna med det digitala utrymmet”, säger Peter.

I takt med att infrastrukturprojekten ökar i storlek och värde från år till år positionerar Arcadis sig som en nyckelaktör inom transportsektorn. Att effektivisera projekten är därför ett centralt mål för företaget enligt Peter.

”Genom att göra våra processer mer effektiva hoppas vi verkligen kunna dra nytta av vår globala storlek och vår expertis och föra detta vidare till våra kunder. Med den brist på resurser som världen för närvarande står inför anser vi att det helt enkelt är sunt förnuft att fokusera på större effektivitet.”