Byggorganisationer världen över har ändrat sina metoder för dokumenthantering och kommunikation. Den nya generationens samarbetsteknik, särskilt utformad för branschen, erbjuder värde och effektivitet på en helt ny nivå och har förändrat företagens arbetssätt för all framtid.

Digitala verktyg förändrar det dagliga arbetet med informationsdelning. Allt, från att kommunicera projektets framdrift från byggarbetsplatsen till att dela plandokument med underentreprenörer är nu enklare och smidigare, med betydande effektivitetsvinster som resultat.

Vad gör det digitala samarbetet annorlunda?

Innan vi går in på specifik bästa praxis för digitalt samarbete är det värt att notera hur teknologin fungerar och vilka nya funktioner den erbjuder. Även om företag kan ersätta sina fysiska register med digitala verktyg, innebär övergången till att arbeta digitalt mer än bara att flytta de fysiska arkivskåpen till en dator.

Följande nyckelbegrepp förknippas med digitala samarbetsverktyg:

Ingen mer duplicering: En av de mest betydelsefulla funktionerna hos digitala samarbetsverktyg är möjligheten för alla intressenter att arbeta med gemensamma dokumentkopior. Mindre arbete läggs på att hantera flera kopior av en fil, och risken för förvirring i samband med föråldrade dokumentversioner minskas.

Uppdateringar i realtid: Möjligheten att omedelbart kommunicera uppdateringar och förändringar gör mer än att förenkla fillagring och förhindra förvirring. Den säkerställer också att alla team – oavsett om de arbetar på byggarbetsplatsen, på kontoret eller på distans – har omedelbar tillgång till den senaste informationen, vilket i sin tur effektiviserar arbetsflödena.

Stöd för specialiserade dokument: För ett byggprojekt krävs dokument som sträcker sig längre än de standardtyper som används i den allmänna industrin. Filer inom byggnadsinformationsmodellering (BIM), som markerade plandokument i 3D, kan utgöra ryggraden i ett effektivt projektsamarbete. Programvara som är specialbyggd för byggbranschen stöder dessa dokument.

Med de här funktionerna kan användare på alla nivåer inom ett byggföretag få en bättre upplevelse – förutsatt att de använder sig av teknologin.

Hur kan användarna maximera styrkan i digitala samarbetsverktyg?

Företag som verkligen gör de digitala samarbetsverktygen till en del av sina arbetsflöden har allt att vinna när det gäller dagligt värde och processeffektivitet. Den här omvandlingen sker dock inte automatiskt. Byggorganisationernas ledare måste förstå hur man får ut så mycket som möjligt av de nya teknologiska verktygen.

Här är några av de metoder som byggföretag kan använda sig av när de har gått över till digitala samarbetsverktyg:

Utbilda varje användare

Även om dagens bästa samarbetsverktyg för byggbranschen är användarvänliga, är det inte säkert att personalen förstår hur de ska använda de funktioner som är relevanta för deras specifika roller. Därför är utbildning en viktig del av ekvationen.

Organisationen behöver inte bara utbilda befintliga användare i den nya programvaran när den införs, utan även arbeta med teknologiutbildning i samband med att nya medarbetare introduceras. Om alla anställda – såväl nya som befintliga – förstår programvaran, är det mindre troligt att de väljer att gå runt den och använda ineffektiva alternativ för dokumentdelning.

Mät användningen och resultaten – och iterera

En fördel med att använda sig av digitalt samarbete är att verktygen ständigt producerar data. Den här informationen kan berätta för chefer hur deras teammedlemmar får ut värde av programvaran, och hjälpa dem att avgöra om något skulle kunna göras bättre.

När man har tillgång till korrekta data kan man iterera, och rulla ut nya funktioner eller utbildningsprogram för att se till att man har effektiva arbetsflöden på plats som verkligen utnyttjar samarbetstekniken. Om teamen på byggarbetsplatsen inte använder lösningen lönar det sig att fråga sig varför, och arbeta för att öka deltagandet.

Välkomna alla till systemet, även underentreprenörer

När så många intressenter som möjligt använder en viss samarbetslösning kan verktygets potential tas tillvara. Genom att alla relevanta parter bidrar med anteckningar och kommentarer om viktiga dokument som BIM-planer kan ett företag anamma snabba och smidiga arbetsflöden i sina projekt.

Digitala samarbetsverktyg som är byggda för byggbranschen ger användare utanför en organisation möjlighet att enkelt skapa konton och arbeta med relevant information. Det är en viktig faktor i byggbranschen, som är beroende av relationer med underentreprenörer och tredjepartsleverantörer. Eftersom de här relationerna förändras från det ena jobbet till det andra, måste det vara enkelt att introducera nya uppsättningar användare.

Se till att det nya systemet accepteras på alla nivåer i verksamheten

För att göra en samarbetslösning till en central, värdeskapande del av ett företags teknologiska fotavtryck är det viktigt att byggledare tydligt stödjer distributionen. När företagsledningen har ett tydligt budskap kring den nya teknologin får lösningen lättare fäste.

En annan viktig aspekt är att uppmuntra de som arbetar på byggarbetsplatsen att använda teknologin. De här medarbetarna kan ha egna system för informationsdelning och registerföring som sträcker sig många år tillbaka. Det är ändå värt att bryta de vanorna och ersätta de äldre metoderna med modern samarbetsteknik.

Hur ser framtiden ut för digitalt samarbete i byggbranschen?

En fördjupad användning av digitala samarbetsverktyg bör prioriteras av alla byggföretag. Även om det historiskt sett har gått långsamt för branschen att förändras och införa ny teknologi, har det aldrig varit enklare än nu att anamma verktygen.

Och medan de teknologiska framstegen fortsätter i samhället i stort, kommer de digitala byggverktygens värde bara att stiga i takt med att sätten att använda dem utvidgas och effektivitetsvinsterna gör investeringsavkastningen ovärderlig.