Videoproduktion av Justin Hearn
För Tracy Schuster har de senaste 18 månaderna varit ett riktigt äventyr.
Som Senior Events Manager på byggprogramföretaget tillhör Tracy de huvudansvariga för planeringen av Bluebeam Extreme Conference (XCON) – Bluebeams årliga användarkonferens som under ett vanligt år lockar cirka 1 000 branschkunniga från hela världen.
Evenemanget pågår i flera dagar och har under de senaste åren hållits i pulserande städer som Austin i Texas och Washington, D.C. Det erbjuder vanligtvis en meny av insiktsfulla anföranden och presentationer samt många tillfällen för deltagarna att nätverka, äta och trivas i de lokala miljöerna.
Men de senaste 18 månaderna har varit allt annat än vanliga. Covid-19-pandemin vände upp och ner på världen i mars 2020 då försiktighetsåtgärder i form av nedstängningar satte tvärstopp för sammankomster och evenemang med många deltagare på samma plats.
Tracy och resten av Bluebeams evenemangsteam gick snabbt från att planera för ännu ett lyckat XCON med personlig närvaro – som skulle hållas i San Diego i slutet av 2020 – till en uppskjuten sammankomst i juni 2021, till en fantastiskt väl genomförd serie virtuella evenemang efter att det uppskjutna XCON slutligen blev inställt på grund av covid-19-virusets envisa spridning.
Nu är det dags för Tracy och teamet att lansera XCON Anywhere – en helt virtuell användarkonferens på två dagar som hålls den 28–29 september 2021. Registreringen är nu öppen.
Som Tracy säger blir det här evenemanget Bluebeams första helt virtuella konferens. Det kommer att vara en unik upplevelse som innehåller allt som gör en XCON-konferens på en fysisk plats värdefull och rolig för deltagarna, plus några spännande extraöverraskningar.
”Något jag verkligen älskar med evenemangsproduktion är att man får möjlighet att planera för olika möjligheter”, säger Tracy. ”Och det har nog aldrig varit mer sant än när vi försökte planera för XCON 2020 (som till sist blev 2021). När vi tittade på alla moment som vi skulle gå igenom var vi tvungna att inte bara tänka på vad som skulle hända just den dagen som vi hade valt för själva evenemanget, utan också på vad som kunde förändras på vägen och vad vi behövde göra för att anpassa oss.”
Spännande evenemangsproduktion
Att kunna byta riktning när hon ställs inför osäkerhet är en förmåga som Tracy Schuster har slipat på under hela sin karriär. Spänningen i att det rör sig så snabbt är faktiskt själva anledningen till att hon valde en karriär inom evenemangsproduktion.
Efter sin examen från University of California, San Diego 2006 hoppade Tracy direkt in i evenemangsbranschen. Hon jobbade för en ideell organisation och för kunder inom uthållighetsidrott, till exempel Los Angeles Marathon. Därefter var hon intern evenemangsproducent på ett sjukhus. Hennes kärlek till yrket visade sig snabbt.
”En sak som verkligen slog mig med evenemang är att de rör sig snabbt och är väldigt spännande”, säger Tracy. ”Och att man får möjlighet att göra skillnad personligen, något som man kan se med egna ögon när det händer. Medan jag lärde mig mer om evenemang insåg jag att min personlighet passade väldigt bra för hur de planeras, produceras och genomförs.”
Tracy började på Bluebeam som specialist inom upplevelsemarknadsföring 2016. Hon har sedan dess klättrat stadigt uppåt i takt med att hennes kunskaper inom evenemangsledning ökat och hennes erfarenhet av att producera personliga XCON-konferenser blomstrat.
Att planera ett vanligt XCON-evenemang på en fysisk plats är normalt en 18 månader lång resa.Man letar efter lokaler och gör den första prospekteringen innan det aktuella årets evenemang äger rum. Besökarna befinner sig på XCON under bara två eller tre dagar, men för Tracy och Bluebeams evenemangsteam krävs det ett och ett halvt års hårt arbete för att förverkliga den upplevelsen.
Alla val, från talare och presentationer till den mat som serveras under evenemanget, övervägs mycket noga. Varje liten detalj synas i sömmarna.
På samma sätt som tanken bakom Bluebeam Revu är att varje till synes pytteliten detalj har betydelse för den färdiga byggnadens värde, ser Tracy och hennes team det som sitt uppdrag att göra varje XCON-konferens till bästa möjliga upplevelse för kunderna.
”När det gäller att planera något som XCON pratar jag med alla från den tekniska supporten till produktteamet, säljteamet och alla på marknadsavdelningen för att se till att vi alla har samma fokus och mål för vad som ska hända om 18 månader”, säger Tracy. ”Och varje gång vi sedan går in i planeringsfasen bockar vi av viktiga element och ser till att vi har säkrat allt vi behöver för att röra oss framåt på rätt spår.”
Byte till virtuellt
Planeringen inför 2021 års version av XCON har gett Tracy Schuster en helt ny utmaning.
Istället för att vänta och se hur pandemin utvecklade sig, bestämde sig Bluebeam tidigt för att XCON hösten 2021 skulle vara helt virtuell. Det innebar visserligen att en stor del av pressen med att producera ett evenemang med personlig närvaro försvann, men det skapade också en ny uppsättning frågor och hinder för att se till att det virtuella XCON skulle bli en upplevelse på samma nivå.
”Allt vi visste och trodde var sant om evenemanget fick helt enkelt strykas”, säger Tracy. ”Det gav oss en utmärkt möjlighet att ta ett steg tillbaka och se på planeringen med nya ögon.”
Tracy och hennes team gav sig ut på upptäcktsfärd. Hur levererar man evenemangsinnehåll i en virtuell miljö? Hur ger man en riktigt bra upplevelse av evenemanget utan att ha tillgång till sina vanliga verktyg? ”Det var verkligen roligt att jobba med teamet och försöka avgöra vilka ändringar vi kunde göra och vilka olika riktningar vi kunde röra oss i för att få fram någonting som var engagerande och spännande”, säger Tracy.
Resultatet av de här upptäckterna är XCON Anywhere – en helt virtuell onlineupplevelse.
Men istället för att försöka återskapa ett personligt XCON online berättar Tracy att teamet bestämde sig för att behandla XCON Anywhere som en helt ny upplevelse i sig. ”En av de främsta sakerna är att vi uppmuntrar människor att tänka på XCON Anywhere som något av ett avsteg från de personliga upplevelser som de har haft med oss tidigare.”
Deltagarna kan fortfarande förvänta sig en rad inspirerande och informativa presentationer om de senaste innovationerna i byggbranschen – från gemensamma byggbarhetsgranskningar till att lyfta förkonstruktionsprocessen och att eliminera tidskrävande uppgifter genom automatisering. De kan räkna med att få tips och tricks från experter om hur de gör sitt arbete mer effektivt (och roligt) med Bluebeam Revu, Studio-sessioner och Studio-projekt. De kan också förvänta sig gott om ostrukturerad tid, om än i virtuell form, där de uppmuntras att nätverka med andra deltagare och samverka informellt med talarna.
”Vi tänkte att den viktigaste skillnaden mellan att planera det här virtuella evenemanget jämfört med de vanliga var att vi visste att människor är väldigt trötta på att ta kontakt via rutor på en skärm”, säger Tracy och syftar på att 18 månader av distansarbete har gjort att man har tröttnat på videokonferenser. ”Så har verkligheten sett ut, och vi har gjort det bästa av den, men vi vet att det finns utrymme för att göra saker lite annorlunda – så vi försöker krydda med lite olika upplevelser samtidigt som vi fortfarande ger alla en mycket effektfull möjlighet att ta kontakt.”
Precis som ett personligt XCON kommer XCON Anywhere också att innehålla Bluebeam Extreme Awards, som omfattar tio kategorier och firar de innovatörer som formar byggbranschens framtid. Tidigare vinnare har företrätt projekt från AECOM, Skanska, Sundt, Turner, Zachary, Gensler och över ett dussin andra ledande byggföretag.
Vill du veta vad som händer på XCON Anywhere? Då är det bara att registrera dig!
Mot nya horisonter
Efter det här året känner Tracy Schuster både oro och glädje inför att XCON Anywhere äntligen blir av. Var och en som jobbar med evenemang kan nog förstå att det har varit tufft för Tracy att inte få uppleva allt det roliga och spännande med att möta människor personligen. Hon saknar att kunna interagera med kunderna, vara på plats för att samordna evenemangsproduktionens olika utmaningar och uppleva allt det som ett liveevenemang har att erbjuda. Tracy hoppas att XCON 2022 kommer att bli ett vanligt evenemang med personlig, fysisk närvaro.
Samtidigt menar hon att året som gått har fört med sig många nya erfarenheter och lärdomar som hon har tagit till sig – och tillämpat under planeringen och produktionen av XCON Anywhere. ”Jag tror att det gångna året var en gemensam utmaning för oss alla när det gällde att förändra vårt sätt att arbeta, ansluta och samverka med varandra”, säger Tracy. ”Och jag tror verkligen att en av de saker jag lärde mig av det var att det faktiskt inte spelar någon roll om man närvarar personligen eller ansluter virtuellt. Om man har möjlighet att prata med människor och lära sig av dem är det en stor fördel, oavsett var man befinner sig.”
