Vad är en förstudie?
Varje byggprojekt – oavsett om det gäller bostäder, kontorsutveckling, skolor, sjukhus eller transportanläggningar som flygplatser eller järnvägsstationer – är komplext och kräver samordning, samarbete, kommunikation och kvalitetskontroll.
Vad ingår då i förstudiefasen för ett byggprojekt? Vissa beskriver det som att lägga grunden till ett lyckat projekt, medan man i den brittiska bygglagen Construction (Design & Management) Regulations 2015 helt enkelt beskriver förstudien som ”en tidsperiod under vilken design eller förberedande arbete utförs inför ett projekt och som kan fortgå även under själva byggskedet”.
I grund och botten innebär förstudiefasen att man avsätter tillräckligt med tid för att nödvändigt förberedande arbete ska kunna utföras innan man börjar bygga. Detta omfattar att skapa en strategisk plan för projektet, fastställa projektets omfattning och budget, besluta om den föreslagna byggnadens utformning, ordna med bygglov samt rekrytera entreprenörer till projektet.
Därför behöver varje projekt en förstudie
Ett projekt kräver detaljerad planering redan från början. Under den här förstudiefasen ska element som projektstrategi, design, upphandling, tidsschema med mera noggrant balanseras. Om misstag görs på något av de här områdena till följd av dålig planering kan möjligheten till en lyckad leverans äventyras.
Fastställa kundens förväntningar
När en kund bestämmer sig för att bygga något måste de noggrant planera för ett antal resultat, inte minst vem som ska göra vad i projektet, långt innan man tar det första spadtaget. För bästa tänkbara resultat hjälper förstudieplaneringen kunden att fastställa sina förväntningar när det gäller kommunikation och samarbete. Det är viktigt att komma överens om vilka standarder som gäller och hur arbetet ska mätas mot dem, oavsett om det handlar kundens föredragna arbetsflöden och processer eller detaljerna bakom lagring, delning och rapportering av information.
Upphandling av byggmaterial
Att planera ordentligt för upphandlingen och se till att de material som krävs för jobbet är tillgängliga och kommer att levereras i tid och inom budget är ytterligare en viktig del av förstudiefasen.
Rätt information till designers och entreprenörer
Enligt CDM-föreskrifterna definieras förstudien som all relevant information som innehas av kunden om det planerade projektet. Det måste omfatta information om projektet, planering och projektledning av det föreslagna projektet samt på vilka sätt som hälsa och säkerhet kommer att upprätthållas på byggarbetsplatsen. Förstudien fungerar som ett slags riktlinje som redan från början används till att guida designen för ett projekt. Man ser också tillbaka på informationen under projektets gång, och skapar på så sätt en granskningskedja för alla ändringar och beslut som fattas.
Hålla kommunikationen öppen
Kommunikation är också en viktig aspekt av alla byggjobb, men det gäller särskilt på ett tidigt stadium. Företag som Holland i St Louis understryker att man bör ta sig tid att förbereda en kommunikationsplan som fungerar för alla, ”så att alla kan interagera på ett sätt som uppfyller deras behov i projektet. Ett byggteam som kommunicerar bra kan bidra till att säkerställa att de hinder som uppstår kan övervinnas effektivt.”
Behovet av samarbete under förstudien
Det finns ett antal steg i förstudiefasen som involverar vissa eller samtliga av de som så småningom ska delta i projektet. Detta innebär att varje förstudie måste ha stöd av samarbetsverktyg som gör dokumentdelning, teamsamarbete och kommunikation smidiga under hela projektets livscykel.
Till en början identifierar och förvärvar utvecklaren eller byggherren för det föreslagna projektet en plats att bygga på. De kommer att ha bestämt sig för ett investeringsprogram och vara medvetna om vilket vinstmål de hoppas kunna uppnå om projektet levereras i tid och inom budget. De har kanske beslutat sig för att sälja den färdiga byggnaden till en tredje part eller behålla den och upplåta den till en hyresgäst.
Genom en anbudsprocess anlitar byggherren sedan en arkitekt som skapar en serie designförslag som ska lämnas in för bygglovsansökan.
I en samgranskningsfas involverar man sedan en kalkylator, som har i uppgift att bedöma vad som kommer att krävas i fråga om material till projektet. Ingenjörer, designers, projektledare och administratörer ansluter sig när förslagen börjar ta form.
Byggherren anlitar också en hälso- och säkerhetsansvarig som ska säkerställa att byggarbetsplatsen blir en säker arbetsmiljö. Den brittiska hälso- och säkerhetsmyndigheten, Health & Safety Executive, menar att det är viktigt att samla in så mycket hälso- och säkerhetsinformation som möjligt om projektet och den föreslagna byggplatsen innan arbetet påbörjas. ”Den information som finns tillgänglig under anbudsprocessen bör användas, så att man kan ta hänsyn till vilken tid och vilka resurser som krävs för att hantera problem”, tillägger myndigheten.
Vid den här tidpunkten lägger man ut en anbudsbegäran för att locka till sig en huvudentreprenör. Den entreprenör som vinner kontraktet förväntas leverera projektet i tid och inom avtalad budget. För överskridanden krävs ofta någon form av ersättning, beroende på hur avtalet ser ut.
Till sist, innan man kan börja bygga på allvar, ordnar huvudentreprenören och projektledningsteamet med leverans av erforderligt byggmaterial, bygglogistik, relevant programvara och utnämning av underleverantörer för att få jobbet gjort.
Hur Bluebeam gör förstudien lyckad
Enligt Iain Parker, partner på konsultföretaget Alinea, har man bäst förutsättning att lyckas med förstudien om kunniga medarbetare mobiliseras, engageras inom rätt områden och är angelägna om att göra bra ifrån sig.
”Betydande fördelar” kan uppstå om man engagerar entreprenörerna på ett tidigt stadium, säger Iain. ”Det är naivt att tro att kundteamet sitter inne med de optimala svaren och de bästa idéerna.”
Men att få med sig en entreprenör på tåget för tidigt medför inte heller alltid värde.”Det enda kunden ser då är en massa kostsam personal utan någon större avkastning”, menar Iain. Det handlar om balans – och om teamets kultur.
”Att under förstudien skapa bästa tänkbara förutsättningar för att lyckas med projektet i byggskedet är ett gemensamt ansvar för hela teamet, även för kunden.”
”Alla är beroende av varandra, vilket är själva skälet till att det är så givande när vi i branschen åstadkommer saker tillsammans. När det är bra är det riktigt, riktigt bra.”
Det här betyder att kommunikationen är mycket viktig. Att bygga positiva relationer mellan team, se till att rätt information är tillgänglig vid rätt tidpunkt i förstudien och hålla koll på beslut och ändringar är den viktiga grunden till varje lyckat projekt.
Det är här som programvara kan vara till hjälp – och till en relativt liten kostnad. Ta reda på mer om hur du kan se över din befintliga teknikstack och få snabb avkastning på investeringen (ROI) vid satsningar på ny programvara här.
