Hur man får snabb ROI på programvara för byggbranschen

Hur väljer man rätt programvara, och hur försäkrar man sig om att programmet är värt pengarna?
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Det råder ingen tvekan om att pandemin har gjort att ny teknik och programvara har anammats snabbare inom byggbranschen.

Ett stort fokus har legat på att få byggarbetsplatserna att fungera trots åtgärder för social distansering, och på att den kontorsbaserade personalen ska kunna jobba på distans.

Det senare innebär att nya verktyg och processer har kommit in i människors arbetsliv, särskilt när det gäller samarbete och kommunikation. Eftersom de pandemirelaterade effekterna troligen kommer att kvarstå åtminstone på medellång sikt är det dags för företagen att stanna upp och fundera.

Vilken programvara har fungerat bra, och vad behöver förbättras eller bytas ut? Och för er som ännu inte har tagit steget, vad är viktigast att tänka på?

Programvara och teknik för byggbranschen

Byggbranschen är full av berättelser om programvara som har köpts in men aldrig använts.

Mindre företag tvekar ofta inför de höga kostnader som man föreställer sig att implementeringen kommer att medföra. Man har kanske sitt eget sätt att göra saker på, och trivs bra med den lösning man redan har.

På ett större företag funderar man över implementering och kompatibiliteten med befintliga system. Det är system som ofta har skapats internt genom stora investeringar och det kan vara svårt att röra sig bort från dem.

Oavsett företagets storlek går det troligen att göra förbättringar. Så hur gör man då för att välja rätt programvara?

Kartlägg behovet

Den första frågan är om programvaran är tänkt att ersätta en analog lösning. I så fall kan det vara lämpligt att kartlägga det befintliga arbetsflödet i sin helhet och identifiera moment som istället kan utföras av en programvara eller kanske tas bort. Då ser man vilka funktioner som behövs på ett sätt som går att jämföra med den nuvarande situationen.

Det finns fler saker att fundera på:

  • Vilka är de huvudsakliga affärsbehoven som programvaran måste uppfylla?
  • Kan uppgiften utföras av någon funktion som redan finns i verksamheten?
  • Kan programvaran ersätta befintliga verktyg eller processer?

När man utvärderar den befintliga programuppsättningen är det viktigt att se över kostnaderna, fundera på om de verktyg som används är uppdelade i silor (dvs. används fristående från andra program eller endast av vissa personer i organisationen) eller om de är integrerade med andra verktyg och arbetsflöden. Glöm inte att ta hänsyn till resurskostnaderna för verktygen, till exempel underhållstid och nödvändig utrustning, samt om man även använder kompletterande programvara eller plugin-program.

Urval

När man vet vad man letar efter är det dags att titta på vad som finns tillgängligt.

När våra kunder ska köpa programvara möter de ofta tre inträdeshinder:

  • Kostnaden för programmet (såväl initial investering som eventuella prenumerationer)
  • Den upplevda risken att man blir bunden till en viss leverantör
  • Tidsåtgången för implementering, inklusive utbildning

Förutom att bemöta de här tre frågorna bör urvalsprocessen tydligt knyta an till det ursprungliga affärsbehovet.

Välj rätt fördelar för rätt publik

Den person som ska använda verktyget vill bli mer effektiv eller kunna göra något på ett enklare sätt. För ledningsteamet kan det handla om att få bättre tillgång till data så att man kan upptäcka trender eller öka produktiviteten och marginalerna över hela linjen. Det är viktigt att använda rätt exempel och förstå vad som är värdefullt för den du kommunicerar med.

Leta efter:

  • Tidsbaserade förbättringar – gör programvaran någon process snabbare? Finns det andra fördelar längre fram i processen?
  • Integrationsmöjligheter – kan programvaran integreras med befintliga lösningar och teknik?
  • Spill – slipper man onödiga arbetsuppgifter, dubbelarbete eller problem i arbetsflödet med programvaran?
  • Risk – minimerar eller tar programvaran bort risker i processen? Bidrar den till kvalitetssäkring och att problem upptäcks tidigt eller kan spåras effektivt?
  • Tillämpning – är programvaran enkel att rulla ut?

Genom att svara på dessa frågor får man fram relevanta nyckeltal/KPI:er och svar på varifrån avkastningen för investeringen i programvara ska komma.

Distribution

Nyckeln till att lyckas med utrullning av ny programvara är att rådgöra med team eller intressenter på förhand. Detta hjälper dig att få buy-in. Under processen kan du samtidigt identifiera blivande experter på programmet. De blir expertanvändare inom organisationen och kan vara till hjälp vid implementeringen.

Sedan handlar det om hur mycket friktion som den initiala utrullningen skapar. En del programvara kräver väldigt mycket arbete med att konfigurera om system och distribuera ny utrustning. Andra kan man bara koppla in och köra. Allt beror på verksamhetens behov och hur mycket anpassning som krävs.

För att lyckas med att införa ett nytt system kan anpassning vara mycket effektivt. Taktiken att introducera skräddarsydda personalprofiler eller ge produkten ett skal som överensstämmer med organisationens varumärke och terminologi skapar igenkänning och gör det lättare att acceptera programmet.

Andra tips för en smidig övergång är att:

  • Se till att utbildningsdokumentationen (guider, tutorials m.m.) är enkel och att personalen förstår den
  • Kontrollera att programvaran är kompatibel med företagets system
  • Uppdatera eventuella befintliga arbetsflöden så att de omfattar den nya tekniken (eller skapa nya)

Rulla ut bit för bit

Om organisationen precis ska börja digitalisera är det bra att välja verktyg som är snabba, enkla att tillämpa och som fort ger tydliga fördelar. Det lägger grunden till att vilja digitalisera ännu mer.

Om programvaran kan användas på flera olika sätt kan det vara en god idé att introducera en funktion i taget. Genom att ta det steg för steg undviker man att överväldiga medarbetarna. Ett vanligt problem med ny programvara är att när man känner att man inte kan använda programmet rätt glider man lätt tillbaka till att göra saker på det gamla sättet.

Och om programvaran ska ersätta en befintlig process så gäller det att fasa ut den gamla processen så fort som möjligt. Annars kan det vara frestande att gå tillbaka till gamla metoder om det uppstår inskolningsproblem med det nya verktyget.

Kontrollera att det fungerar

När man har kommit igång med att använda programvaran är det viktigt att se tillbaka och försäkra sig om att programmet har levererat det man hade tänkt sig. Vanliga sätt att mäta framsteg är:

  • Hur många som använder programmet (kanske som en andel av arbetsstyrkan)
  • Hur mycket tid och pengar man har sparat
  • Användarfeedback – har programmet löst ett problem och gjort saker enklare för medarbetarna?

Om du behöver hjälp med utrullningen av Bluebeam kan du titta på vår detaljerade dokumentation här eller kontakta någon i vårt team.

Behöver du hjälp med utrullningen av Bluebeam?