Lokala myndigheter och andra organisationer inom offentlig sektor arbetar dygnet runt för att leverera en rad viktiga samhällstjänster.

Detta beror allt oftare på grund av ökande finansiella påfrestningar, och vissa förutspår att fler myndigheter kommer att behöva förlita sig på sparade reserver under de kommande månaderna för att inte gå i konkurs.

Med pressade resurser väljer allt fler lokala myndigheter att använda digital teknologi för att utvärdera, godkänna och övervaka projektleveranser.

I den här artikeln tittar vi närmare på hur Bluebeam kan hjälpa organisationer inom offentlig sektor att samarbeta för att möta samhällets och företagens behov samtidigt som de sparar tid och pengar – utan att tumma på kvaliteten.

Sparad tid, bibehållen standard

Tid är pengar. Ett system som Bluebeam kommer till sin rätt genom att få intressenternas resurser att räknas, öka leveransteamets effektivitet och säkerställa att produkten levereras enligt högsta tänkbara standard.

Bluebeam ger projektteam möjlighet att samarbeta digitalt i realtid och komma åt sitt arbete på vilken enhet som helst. På så sätt förblir personalen på kontoret och byggarbetsplatsen alltid synkroniserade.

Genom att använda Bluebeam kan man också enkelt bjuda in interna och externa teammedlemmar överallt i världen att markera dokument tillsammans mer effektivt.

Erfarenheter från den privata sektorn

Det här är något som den privata sektorn redan har upptäckt. Ta till exempel den brittiska utvecklaren Ballymore, som ansvarar för att leverera Wardian London – två höga bostadshus i distriktet Canary Wharf i landets huvudstad.

Terry Arnold, som är projektchef för Wardian, förklarar att Studio-sessioner i Bluebeam Revu innebär möjligheter till fullständigt samarbete över hela designteamet, även innan själva byggarbetet börjar.

”Man kan befinna sig i olika delar av landet eller världen och fortfarande granska ritningarna samtidigt”, säger han. ”Det leder till kostnadsbesparingar både på byggplatsen och med konsulttid.”

Att använda Bluebeam gör det enkelt att lagra och hantera hela projekt i molnet, och bjuda in olika teammedlemmar att komma åt dokument säkert och redigera dem på språng.

Man kan markera dokumenten tillsammans samtidigt, medan ändringar och kommentarer spåras automatiskt. Samarbetsbehörigheterna kan anpassas för att se till att rätt personer har tillgång till rätt information.

Samarbete genom digitalisering

Många organisationer använder fortfarande pappersdokument på sina avdelningar för planering och godkännande. Med tanke på de komplexa arbetsflödena är det förståeligt att man förlitar sig på väletablerade system, men det kan leda till långa leveranstider för projekt.

Att ett helt projektteam kan kommentera dokument digitalt är enormt positivt, och Bluebeams stora styrka är att det ger intressenter möjlighet att arbeta tillsammans under design-, bygg- och överlämningsfaserna av ett projekt. Att kunna komma åt och kommentera ritningar och dokument online visar sig dessutom vara ett lyft inte bara för privata företag utan även för den offentliga sektorn.  

I Kalifornien gick byggnadsinspektionen i Merced County över till Bluebeam för några år sedan.

Enligt Charlie Mendenhall, kommunens byggnadsinspektör för lokal plangranskning, har Bluebeam främjat det interna samarbetet, samtidigt som kommunikationen mellan de olika divisionerna och avdelningarna har förbättrats genom att alla kan se korrigeringar och kommentarer till en uppsättning underlagshandlingar.

”Det sparar också mer tid”, säger Charlie, ”eftersom det tenderar att finnas en hel del överlappningar mellan granskningarna. Användare som ser att något redan har blivit korrigerat kan gå vidare istället för att duplicera arbetet.”  

Bättre kommunikation i ett projekt

På andra sidan Atlanten, i södra Wales, ville Merthyr Tydfil County Borough Council (MTCBC) bygga en ny busstation i staden, som skulle bli ett modernt transportnav som lämpade sig för 2000-talet.

För att leverera det komplicerade projektet måste MTCBC ha ett nära samarbete med utvecklaren Morgan Sindall och arkitektfirman Capita – något som inte var helt enkelt mitt under covid-19-pandemin.

Realtidssamarbetet i projektet underlättades av Bluebeams verktyg för samgranskning. Med de här verktygen kunde projektmedlemmarna markera och samarbeta om samma dokument i realtid eller på distans. Därmed kunde teamet kommunicera projektdata med anpassade, ingående kommentarer.

Alla markeringar visas i en integrerad, anpassningsbar lista för enkel spårning, medan teamet också kan spara och organisera anpassade markeringar i verktygslådan. Funktioner som PDF-markeringar används för att lägga till kommentarer som text, färgmarkeringar och bildtexter i dokument.

Ross Williams, platschef och projektledare på Morgan Sindall, utnyttjade Bluebeams funktioner fullt ut för att kommunicera förändringar på ett öppet och transparent sätt.

Ross reflekterar över teamets dagliga erfarenhet av Bluebeam, och säger att när en funktion är både tydlig och enkel ”är det verkligen slående för dem som använder den”.

Hela leveransteamet arbetade mer effektivt och valde samarbete framför konfrontation, samtidigt som de skapade en rad exceptionellt öppna och stödjande relationer. Det innebar att teamet ansträngde sig för att överträffa förväntningarna i arbetsbeskrivningen och göra val som skulle gynna både den lokala ekonomin och miljön, säger Ross.

Större produktivitet och bättre service

Den byggda miljön har alltid varit en samarbetsbaserad verksamhet som omfattar designers, planerare, ingenjörer, entreprenörer och leverantörer, utvecklare och kunder.

Medan branschen strävar efter att arbeta bättre och bli mer produktiv, oavsett om det sker genom moderna byggmetoder, användning av mer hållbart framställda material eller större användning av teknik, är det viktigare än någonsin att förstå den digitala programvarans potential.

Det är särskilt viktigt för de lokala myndigheter och organisationer inom den offentliga sektorn som har ont om pengar och måste arbeta ännu hårdare för att leverera de tjänster som samhället och företagen är beroende av.