Att övergå till digitala plangranskningar: två kommuner berättar

Snohomish County i delstaten Washington och Westminster i delstaten Colorado sätter standarden för elektronisk plangranskning med Bluebeam Revu.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Myndigheter anses ofta vara långsamma när det gäller innovation, men två av dem – Snohomish County i delstaten Washington och City of Westminster i Colorado – att motbevisar denna fördom genom en helt annorlunda inställning. Båda myndigheterna har infört system för elektronisk plangranskning. Potentiella klienter måste lämna in ansökningar i digitalt PDF-format istället för att använda pappersformulär. Båda myndigheterna valde Bluebeam Revu och Studio för att genomföra detta. Bluebeam Revu och Studio erbjuder molnbaserade lösningar för projekteffektivitet och projektsamarbete som sätter standarden för effektiva arbetsflöden för över en miljon yrkesverksamma inom design och byggande över hela världen.

Strategin

Dave Somers, Executive på Snohomish County, införde ett så kallat Service, Technology and Excellence Program (STEP) 2016. Programmet hade fyra mål: 1) att ge bättre kundservice, 2) att kontinuerligt förbättra processer och system, 3) att tillhandahålla tekniska lösningar och 4) att skapa genomgående hög kvalitet i hela systemet. Barb Mock, Planning and Development Services (PDS) Director, fick i uppdrag att leda arbetet med att förbättra bygglovsprocessen och eliminera pappersbaserade ansökningar om bygglov och godkännande av markanvändning. I september 2018 blev avdelningen 100 % papperslös när det gäller behandlingen av bygglovsprojekt.

”Det här är viktigt, i framtiden måste lokala myndigheter bli mer effektiva. De måste vara nyskapande, låta sina anställda ta mer ansvar och höja nivån på sin kundservice. Med tiden har vi lagt märke till att även om våra egna anställda på myndigheten menar väl, så är de inte alltid medvetna om vilka affärsbehov våra lokala entreprenörer och utvecklare har. Numera frågar vi dem alltid om det”, förklarar Barb. ”Vi på PDS bjuder in våra klienter att samarbeta med oss genom vår lokala byggmästarförening, och bygger sedan upp en relation med dem och frågar vad de behöver för att lyckas. Vi försöker sätta våra klienter i förarsätet när det gäller nya innovationer, och ber om deras hjälp med att testa nya processer och program. För oss är all feedback, både bra och dålig, viktig. Just därför uppmuntrar vi våra klienter att kommunicera med oss även när saker inte fungerar så bra”, säger hon.

Att sätta klienterna i första rummet och fokusera på deras upplevelser är en strategi som man satsar på även i Westminster, Colorado. Genevieve Pizinger, Applications Specialist, utvecklar resonemanget: ”Vi ville gärna ha någonting som var interaktivt.” I båda fallen krävdes en plattform för åtkomst, och Snohomish valde att arbeta med mybuildingpermit.com medan City of Westminster använde TRAKit. ”Vi visste att vad vi än valde så måste det fungera tillsammans med ett annat program, det vill säga Bluebeam”, förklarar Genevieve.

Vi ville göra det enklare att lämna in planer. Om man vill veta något om var ett bygglov finns, hitta sitt dokument, ta reda på dess status, vem som har det eller vem som tittar på det – då tror vi att det här är ett mycket bättre sätt. Hellre det än att bli skickad till ett telefonträd.

Mike Niemer, Senior Plans Examiner, Snohomish

En grundläggande översikt:

  • PDF valdes som standardfilformat för elektronisk inlämning av planer
  • Klienten använder en webbportal för att se till att rätt ansökningar skickas till rätt jurisdiktion
  • Via portalen får klienten information om kraven för de PDF-filer som ska skickas in till landstinget eller kommunen för godkännande
  • Efter inlämningen får myndigheternas granskare ett meddelande, via ett inbyggt spårningssystem, om att det finns väntande ansökningar. En kontrollpanel visar var de inlämnade ansökningarna finns
  • Myndighetens granskare öppnar sedan dokumenten i Bluebeam Revu (för enskilda granskare) eller Studio (för grupper av granskare)
  • Revu innehåller funktioner för anpassade profiler och färger som gör det lättare att skapa dokument samt att markera och behandla dem
  • I Studio visas de senaste markeringarna och namnen på de granskare som har deltagit i behandlingen av ansökan
  • Med anpassade verktygssatser i Revu kan stämplar och symboler för godkännande som överensstämmer med myndighetens standarder läggas in
  • Klienten kan komma åt portalen och dokumenten för att säkerställa efterlevnad innan byggandet påbörjas

Utbildning och lansering

I City of Westminster såg man tidigt under lanseringen att det fanns skillnader mellan olika interna avdelningar. ”Inom samhällsutveckling har vi en byggavdelning, en anläggningsavdelning och en planeringsavdelning. Vi ryckte av plåstret för alla tre”, säger Genevieve Pizinger. Man höll möten med externa klienter för att förklara hur det nya systemet skulle påverka åtkomst och godkännande. Interna intressenter fick uppgraderade datorer och arbetsstationer liksom interna utbildningspaket som var särskilt anpassade för respektive avdelning. ”Nu använder alla avdelningar systemet och allt måste skickas in elektroniskt”, noterar Genevieve. Att tänka på användarvänligheten visade sig vara en stor fördel när det nya systemet skulle lanseras i Westminster. ”Många som har jobbat här länge skulle nu tvingas ändra på de arbetsmetoder som de varit vana vid. Det kan vara svårt för vissa, som har fastnat i ett visst sätt att arbeta. Detta har vi nu ändrat helt och hållet och jag tror att inlärningskurvan har varit den största utmaningen.”

Snohomish County såg också liknande skillnader i teknikvana mellan användare. ”Vid lanseringen insåg vi snabbt att vi skulle få två olika grupper att utbilda”, förklarar Mona El Soussey, Training Coordinator för Snohomish County. ”En grupp var mycket bekväm med teknik i största allmänhet, och ville få utbildning i snabb takt. För den andra gruppen var det helt tvärtom, och de behövde gå långsammare fram. Så vi anpassade utbildningen till de två olika grupperna.” Man gjorde en intern undersökning bland grupperna för att ta reda på exakt vilket motstånd som fanns till det nya arbetssättet. Det hjälpte Mona El Soussey att utforma ett så effektivt utbildningsprogram som möjligt. Man skapade en intern manual i fyra avsnitt som gick igenom de relevanta funktionerna i Revu, till exempel anpassade verktyg, markeringslistan, stämplar och OCR, samt överlagring och jämförelse. ”Vi hade en bred blandning av anställda och behövde uppfylla allas behov”, säger Michael Niemer, Senior Plans Examiner. ”Somliga har vuxit upp med datorer medan andra hittills har gjort allt med papper och penna, men vi måste utbilda alla och se till att de förstår vad som kan åstadkommas med programmet. Därefter går de vidare till nästa steg och tillämpar programmet för att göra sina jobb på ett bättre sätt.”

Jag upplevde Bluebeam som mycket intuitivt och användarvänligt, så för mig var det enkelt trots att jag inte kommer från byggbranschen – jag är utbildare. Jag kunde lära mig ett helt nytt system på en månad, och sedan utbilda andra i det. Det var roligt att det faktiska programmet var så lätt att lära sig.

Mona El Soussey, Training Coordinator, Snohomish County.

Effekterna

Båda kommunerna har sett positiva affärseffekter av att skapa systemet med portalen och använda Bluebeam Revu och Studio för granskning och godkännande av dokument. ”Man kan säga att det här ingår i konceptet med kontinuerliga förbättringar”, noterar Michael Niemer. ”Efter det som hände 2008 är vi försiktiga med hur mycket personal vi tar in. Vi har lärt oss att det inte går att lösa problem genom att bara skaffa mer folk – vi behöver en bättre lösning.”

”Vi införde utbildningsprogrammet för ungefär ett år sedan. Efter att personalen hade genomgått den första, grundläggande utbildningsmodulen visade utbildningsundersökningarna att 70 % av de som hade deltagit ansåg sig kunna utföra sina elektroniska granskningar. Det tycker jag säger någonting om hur bra vi lyckades med utbildningen. Vår Bluebeam-utbildning består nu av tre moduler. Vi har modulerna 101 och 201, och arbetar med att ta fram 301. Varje modul är unik”, säger Mona El Soussey. ”I 101 får man grunderna i Revu genom en klassrumsutbildning som varar i ungefär två timmar. Kursen ingår i vår introduktionsutbildning för nya anställda. 201 består av en workshop där deltagarna följer en manual för att genomföra praktiska övningar. Manualen innehåller 40 praktiska övningar som alla har skärmbilder där man tydligt kan se hur man gör i varje steg.”

Båda kommunerna har använt Bluebeam för att införa papperslös granskning och inlämning av dokument. Det har hjälpt dem att skapa en lösning som är till fördel för såväl de interna granskarna som de externa klienter som lämnar in handlingar genom portalen. ”Du anar inte hur mycket papper vi har sparat”, säger Genevieve Pizinger. ”De som ansöker laddar upp allt de kan, och det finns ingen anledning för dem att någonsin komma in på kontoret. Det har sparat enormt mycket tid.”

Michael Niemer, Senior Plans Examiner på Snohomish County, har sett förbättringar på båda sidor av bygglovsprocessen. ”Revu ger renare och mer koncisa granskningar. Vi hoppas kunna ge klienten en bättre produkt tillbaka. Internt var vi tvungna att hantera det kulturskifte som skulle ske i och med övergången från papper till ett elektroniskt system.” Samma kulturskifte hade betydelse för det elektroniska plangranskningssystemet i Westminster. ”Att få med oss alla var en enorm utmaning. Särskilt när man har folk som har gjort saker på samma sätt i decennier, bokstavligt talat”, säger Genevieve Pizinger. ”Eftersom vi har så många olika divisioner, avdelningar och användargrupper behövde vi hitta en standardprocess som fungerade för både interna och externa intressenter för att få med oss samtliga på tåget.” Genom Revus anpassade profiler kunde granskare och inlämnare få ett snabbt och visuellt identifierbart sätt att fastställa relevansen.

Vi förlitade oss på Bluebeam Revu eftersom det var anpassningsbart. När det finns 16 olika enheter som alla ska göra kommentarer kan det bli rörigt, men i Revu gick det att anpassa processen och kundprofilerna. Vi kunde behandla ungefär 2 000 fler bygglovsansökningar än föregående år då vi inte hade elektroniska granskningar.

Genevieve Pizinger, Applications Specialist, City of Westminster

Michael Niemer säger detsamma om framgången med systemet i Snohomish. ”När vi får en husritning kan vi få tre olika basritningar eftersom det kanske ska byggas på tre olika höjdnivåer. Men det är samma hus. Jag vill bara visa vad som har ändrats, så att mina markeringar gäller för alla tre. Där sparar man tid direkt, det går att skära ner den med minst en tredjedel”, förklarar han. ”Jag godkände 14 brandsprinkler för ett radhus på en eller två timmar, vilket annars lätt skulle ha tagit en hel dag.”

Tack vare att båda myndigheterna sparar tid och kan kommunicera tydligare med sina klienter är det lätt att se fördelarna med elektronisk plangranskning. I en värld där man måste modernisera för att överleva följer myndigheter också efter, som City of Westminster och Snohomish County i delstaten Washington. Michael Niemer är glad över att se programmet förverkligas. ”Vad våra projekt beträffar är det viktigaste resultatet vårt beslut att bli 100 % papperslösa. Det skulle inte ha varit möjligt utan effektiv programvara för elektronisk granskning. Bluebeam var verkligen nyckeln till att genomföra övergången till 100 % papperslöst arbete. Varenda ansökan tas numera emot online och inga handlingar lämnas in på papper.”