Hur omvandlar teknologi arbetsflöden i byggbranschen? 

Världen håller snabbt på att digitaliseras. Men medan en rad branscher är snabba med att införa digitala arbetsmetoder har det gått långsammare för byggbranschen att göra det. 

Enligt vissa kommentatorer uppfattar många av de som arbetar i byggbranschen – i synnerhet de äldre – den digitala teknologin som något stort och okänt, snarare än något som man bör anamma som ett fungerande koncept. 

Sådana attityder måste bemötas, eftersom organisationer kan dra stor nytta av att utföra fler av sina dagliga uppgifter digitalt. Detsamma gäller för andra intressenter i branschen. 

I en serie artiklar kommer Built att titta närmare på hur olika aspekter av digitaliseringen kan gynna offentlig sektor när det gäller att utfärda bygglov. 

Först kommer vi att titta på hur man genom att gå över från pappersbaserade till digitala projektplaner kan förbättra underlag, granskningar, ändringar och godkännande av nödvändiga ansökningar för att komma igång med byggprojekt. 

Omfamna digital transformation inom planering i offentlig sektor 

Offentliga organisationer över hela världen tillhandahåller en rad tjänster för att säkerställa att deras lokalsamhällen får ut det mesta – och bästa – av de utrymmen där människor bor och arbetar. 

En annan sak som liknande tjänster över hela världen har gemensamt är pressen att få jobbet gjort med begränsade resurser. Avdelningar är ansträngda när det gäller personaltillgång, budget och tidsscheman. 

Snabbare godkännanden 

När det gäller planering och godkännanden inom offentlig sektor måste lokala myndigheter hantera otaliga bygglovsansökningar samtidigt som de ser till att inlämnade planer granskas noggrant och med omsorg.  

Det är oundvikligt att planerna ändras, vilket i sin tur påverkar leveransschemat. På grund av det, och behovet av att minska den tid som det tar att utarbeta, överväga och godkänna planer, har byggsektorn börjat överföra den fysiska dokumentationen till det digitala rummet.  

Där man tidigare tvingades hantera högvis med papper kan man nu skapa digitala projektplaner och vid behov ändra dem med bara några knapptryckningar. De berörda myndigheterna kan även bekräfta sådana ändringar online. 

Den här digitala planeringsprocessen sparar både tid och pengar. Projektplaner kan skapas, ändras, utvärderas och godkännas snabbare, byggnadsarbeten kan påbörjas tidigare, och med en sådan process i bakgrunden är det mer sannolikt att slutresultatet blir bra. 

Spara utrymme 

Flera myndigheter i USA och Storbritannien som har gått över från fysisk dokumentation märker av ytterligare en fördel med att gå över till digitala projektplaner.  

Charlie Mendenhall, ansvarig byggnadsinspektör för lokala plangranskningar i Merced i Kalifornien, berättar att han och hans kollegor hade två problem innan de gick över till att arbeta digitalt. För det första saknade de utrymme för att lagra avdelningens pappersplaner. 

Framför allt uppstod en rad förseningar och ineffektivitet till följd av att planerna måste gå igenom fyra olika avdelningar som var utspridda på tre olika byggnader som alla låg flera kilometer ifrån varandra. 

”Vi hade två olika sätt att flytta omkring planerna, och det fanns nackdelar med bägge”, säger Charlie. ”Det första sättet var att skicka en uppsättning till varje avdelning och be dem att utföra sina granskningar. Det ledde till att rättelser och revisioner skickades och togs emot av flera personer, och att man hade tre eller fyra olika uppsättningar godkända planer som inte stämde överens med varandra.” 

”Det förfarande som användes under större delen av min tid här var att vi fortsatte att granska tills vi hade en godkänd uppsättning planer, och sedan flyttade den till nästa avdelning tills samtliga avdelningar äntligen hade godkänt den. Det kunde ta allt från några veckor till flera månader.” 

Innan Charlie Mendenhalls avdelning gick över till ett digitalt system var den normala svarstiden fyra till åtta veckor för den inledande granskningen av ett underlag. Men med Bluebeam har tiden minskat till högst 30 dagar – ibland bara 14 dagar – för alla avdelningar att få den första granskningen genomförd och bygglov utfärdat eller nödvändiga korrigeringar skickade. 

Därför använder planeringsteam i offentlig sektor Bluebeam 

Christopher ”Topher” Barnes, är chef för Development Services Center i staden Henderson i södra Nevada strax utanför Las Vegas. Han berättar att han trodde att det skulle kunna uppstå problem med att överföra de fysiska planerna till Bluebeam. 

”Vi hade några plangranskare som jag trodde skulle vara långsammast med att börja använda det, eftersom de inte var så intresserade i början av pilotsäsongen”, säger han. ”De gillar verkligen fysiska planer, att kunna bläddra igenom dem och se allt.”  

”Men när vi hade fått in bättre datorskärmar på deras kontor vande de sig snabbt. Numera skulle jag inte kunna förmå någon av dem att ens ta i ett papper.” 

I Coral Springs, en liten stad nordväst om Fort Lauderdale i Florida, bestämde sig samtidigt Alex Hernandez, chef för byggnadsavdelningen, och hans kollegor för att de ville erbjuda digitala projektplaner till kunder som arbetade på distans efter utbrottet av covid-19, och valde då att använda Bluebeam Revu.  

”När covid-19 kom genomfördes de flesta av våra bygglov på papper, och vi var tvungna att komma på en snabb lösning”, säger Alex. ”Pappersplanerna behövde skickas fysiskt till flera olika avdelningar, och det tog ibland 15 dagar att slutföra en omgång granskningar.”  

”Tack vare Bluebeam har vi kunnat minska granskningstiden till fem dagar. Med Bluebeam kan alla avdelningar granska planerna samtidigt.” 

Alex Hernandez säger att övergången till digitalt arbete har gjort att den tid som hans avdelning lägger på att granska, skanna och lagra planer har minskat rejält. ”Tid är pengar i byggbranschen, så den elektroniska plangranskningen har blivit mycket populär bland våra kunder. Just nu utför vi nästan 80 % av plangranskningarna elektroniskt, vilket är ett toppenläge för oss med tanke på att vi utfärdar ungefär 10 000 bygglov per år”, tillägger han. 

Förutom att spara tid och slippa krånglet med pappersdokument gör ett digitalt system som Bluebeam det också mycket enklare för användarna att göra eventuella ändringar. 

Merthyr Tydfil County Borough Council i södra Wales ville utveckla en ny, toppmodern bussterminal bredvid järnvägsstationen – ett modernt och högkvalitativt transportnav som är redo för framtiden.  

Terminalen skulle bli den första delen av en strategisk övergripande plan för stadens centrum och fungera som en katalysator för regional rörlighet och anslutning för att ge stadens nyutveckling ett lyft. 

Samgranskningen i Bluebeam kom till sin rätt genom att alla projektmedlemmar kunde markera och samarbeta om samma dokument i realtid och på distans.Det innebar att teamet kunde kommunicera projektdata bättre med anpassade, djupgående anteckningar och halvera tidsåtgången för samgranskning. 

Digitalisera plangranskningar, godkännanden med mera med Bluebeam idag 

De här organisationerna inom offentlig sektor har gått över till digitala projektplaner och sett vilka fördelar som kan uppnås med det. Om du vill veta mer om hur en övergång till digitalt arbete kan hjälpa din organisation med smidigare arbetsflöden kan du klicka här.