Att ha koll på allt som händer inför ett byggprojekt – och att sedan ha tillgång till rätt information att förlita sig på hela vägen till leverans – är avgörande för företag som ska anskaffa material och tjänster medan de planerar och bygger.
Med det i åtanke är en informationsförfrågan (RFI) den logiska startpunkten för de flesta byggprojekt. Det kan till exempel handla om att förtydliga uppgifter i avtalsdokumentationen, lämna information som inte var fullständig när avtalet träffades eller i stort sett vad som helst.
Genom att inhämta bästa tänkbara information kan man försäkra sig om att ett projekt planeras och levereras på ett genomtänkt och exakt sätt.
Entreprenörer söker leverantörer som kan tillhandahålla rätt material till rätt pris och leverera det enligt ett tidsschema som inte ändras under projektets gång.
Frågetecken för entreprenörer
En RFI bör sammanställas när en entreprenör står inför en rad potentiella leverantörer men inte har nödvändig information om dem.
Vad ett företag behöver veta kan variera, och listan över tänkbara frågetecken kan vara oändlig. Med det sagt menar vissa att RFI:er kan indelas i en rad huvudsakliga kategorier:
- Designförtydliganden (konflikter, ofullständiga planer, specifikationer)
- Önskemål om designändringar (ofta på grund av konstruktionsfel eller sekvenseringsproblem)
- Önskemål om utbyten (värdeteknik, materialtillgång, användarvänlighet)
- Byggbarhetsfrågor
- Avvikande platsförhållanden
Det finns också olika typer av RFI:er. Enligt Indeed kan en RFI omfatta ändringar av material, processer och installationstekniker, tidpunkter för olika byggaktiviteter, designändringar, värdeteknik och ofullständiga planer eller specifikationer.
Indeed föreslår att man anger projektets namn, en kort beskrivning, datum då RFI:n skickades in samt en föreslagen tidsfrist för svar.
Steg för steg
En RFI bör också innehålla uppgifter om det företag som begär informationen och den enhet som ska lämna den, utrymme för svar, datum, eventuella bilagor som fakturor och bilder – foton eller skärmdumpar – med en beskrivning av varje samt ett avsnitt för kostnads- eller konstruktionsändringar.
När man ska ta fram en RFI behöver man gå igenom en serie steg.
Den första uppgiften är att samla de personer inom organisationen som har rätt kunskaper för jobbet. Dessa ska ledas av någon som får rollen att se till att projektet utförs och fortskrider enligt plan.
Det är viktigt att ha en plan för projektgenomförandet, en tidslinje för när olika arbeten ska utföras och färdigställas samt en beskrivning av de olika teammedlemmarnas roller och ansvar.
När man börjar utarbeta en RFI utgår man ofta från en mall för att försäkra sig om att de som ska sammanställa den inte missar något.
Få rätt svar
Det finns mallar online som täcker områden som inledning, att skriva ut namn och uppgifter för de inblandade företagen och deras specialiseringar samt vad man vill få ut av sin RFI – information från en rad leverantörer ”som kan leverera verklig valuta för pengarna och förstklassig kvalitet samtidigt som man säkerställer strategisk kompatibilitet.”
Därefter följer ett avsnitt om hur de svarande – det vill säga leverantörerna – ska gå vidare och vilken information de ska tillhandahålla, exempelvis troliga materialkostnader och ett leveransschema.
Konfidentialitet är avgörande, och vare sig informationsförfrågningarna eller de uppgifter som skickas tillbaka får avslöjas förutom som en del av svaret på en RFI.
Ett utkast till en informationsförfrågan utarbetas, färdigställs och skickas sedan ut till de företag som betraktas som tänkbara leverantörer för det aktuella projektet.
Det finns flera sätt att se till att en RFI sammanställs på ett så effektivt sätt som möjligt.
Vad mer behöver du veta?
Processen kan inledas med en översikt över vad entreprenören redan vet, och vilka områden som fortfarande är osäkra eller behöver förtydligas.
USA:s tidigare försvarsminister Donald Rumsfeld är känd för att ha sagt att det finns saker som man möjligen vet, saker som man vet att man inte vet och saker som man inte vet att man inte vet.
Det kan låta förvirrande, men det betyder helt enkelt att de frågor som ställs i en RFI måste vara specifika. Med en väl genomtänkt RFI kan man få fram bästa möjliga information, och rätt hanterad kan den leda till en plan för utvecklingen av ett projekt så att leverantörerna kan erbjuda entreprenören säkerhet.
Och som så ofta är fallet med pappersarbete kan man spara tid och få ett exaktare resultat genom att använda digital teknologi.
Bluebeam Revu kan vara till hjälp med att skapa dokumentation, efterföljande markeringar och ändringar, samtidigt som man har möjlighet att infoga hyperlänkar för att öppna webbplatser och nätverksfiler eller hoppa till specifika sidor eller ögonblicksbilder inom en PDF. Genom att använda Studio i Revu, som är programmets samarbetsfunktion, kan entreprenörer dessutom ställa frågor till andra projektmedlemmar om de undrar över något eller behöver mer information. På så sätt får man snabbare svar och lösningar och kan slutföra RFI:er snabbare och mer exakt.
