Für Dwane Lindsey war 2020 ein unglaublich ereignisreiches Jahr.

Natürlich wird dieses Jahr als eines der bemerkenswertesten aller Zeiten in die Geschichtsbücher eingehen: Der Ausbruch von COVID-19 entwickelte sich 2020 innerhalb weniger Monate zu einer Pandemie, was enorme Folgen für die Weltwirtschaft hatte und unser heutiges Leben nach der Pandemie noch entscheidend prägt.

Auch für Lindseys war 2020 ein Jahr, das er nie vergessen wird.

Im Februar 2020 trat Lindsey eine neue Stelle als Direktor für Architektursoftware bei FGM Architects (FGMA) an, einem 140-köpfigen Architekturbüro mit Hauptsitz in Chicago und zusätzlichen Niederlassungen in Austin, Reston, St. Louis und Milwaukee.

Bei Arbeitsantritt hörte sich Lindseys Stellenbeschreibung noch recht einfach an: Sein Zuständigkeitsbereich umfasste die Architekturanwendungen des Unternehmens sowie die Standards, Prozesse und Technologien für die Bauwerksdatenmodellierung (BIM). Parallel dazu sollte er neue Tools recherchieren und entwickeln, um die Produktivität des Architekturteams von FGMA noch zu unterstützen.

Damals verwendete Lindseys Team noch eine ganz simple PDF-Bearbeitungssoftware, um Markierungen zu Dokumenten hinzuzufügen und intern an Projekten zusammenzuarbeiten. Die Architekt:innen konnten bequem von ihren Schreibtischen aus Probleme in PDFs anmerken und diese Dateien dann auf internen Servern speichern, wo sie von anderen Teammitgliedern aufgerufen werden konnten, die ihrerseits Anmerkungen hinzufügen wollten. Die Zusammenarbeit fand größtenteils persönlich statt. Man konnte einfach schnell zum Schreibtisch eines Kollegen oder einer Kollegin gehen, um gemeinsam an einem PDF zu arbeiten.

Der Wechsel zur Arbeit aus dem Homeoffice

Bereits im Februar 2020 war sich Lindsey sicher, dass es einen Weg gab, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

„Einige Kollegen wollten von mir wissen, wie wir das gemeinsame Bearbeiten von PDFs verbessern können“, verrät Lindsey. „Denn bis dahin lief dieser Prozess in etwa so ab: Person A merkt etwas auf einem PDF an und speichert die Datei auf unseren Servern. Anschließend nimmt Person B ihrerseits Markierungen vor, gefolgt von Person C. Person D ist dafür zuständig, die ganzen Anmerkungen in einem aktualisierten Bauplan zusammenzufassen, und muss warten, bis alle anderen ihren Teil der Arbeit erledigt haben. Person D implementiert die Markierungen und dann geht das ganze Prozedere wieder von vorne los.“

Lindsey wusste sofort, welche Lösung er implementieren wollte, um diesen Prozess zu verbessern.

Im Laufe seiner Karriere hatte Lindsey oft die Gelegenheit, mit Bluebeam zu arbeiten, sodass er im Laufe der Zeit zum Fürsprecher der Software wurde. Er nutzte Bluebeams umfangreiche digitale Möglichkeiten für die Zusammenarbeit in vielen seiner Projekten, einschließlich seiner jüngsten Arbeiten an der aufwendigen Renovierung von Wrigley Field, dem historischen Baseballstadion der Chicago Cubs, die in der Major League Baseball spielen.

Lindsey war nicht der Einzige bei FGMA, der auf die Implementierung von Bluebeam hoffte. Als er seine Stelle antrat, fragten ihn viele der Architekt:innen, für wann die Einführung der Lösung geplant war. Lindsey musste ihnen jedoch mitteilen, dass die Unternehmensleitung zu diesem Zeitpunkt Veränderungen gegenüber nicht besonders aufgeschlossen war.

Doch dann kam der März 2020.

Ungefähr in der Mitte des Monats erlebte die Welt quasi über Nacht eine dramatische Veränderung. Die Ausbreitung von COVID-19 erreichte in den USA kritische Ausmaße. Bürobasierte Unternehmen aus nahezu allen Branchen schickten ihre Mitarbeiter:innen auf unbestimmte Zeit ins Homeoffice. Die meisten US-amerikanischen Büroangestellten, einschließlich der Angestellten von FGMA, wussten nicht, wann sie zurückkehren würden.

Von einem Tag auf den anderen expandierte FGMA von ursprünglich 6 Büros zu 140 Büros – eins für jedes Teammitglied. Die Bearbeitung von PDFs und die Zusammenarbeit über die Unternehmensserver war keine ideale Lösung mehr. Alle Probleme bei der Zusammenarbeit, die bereits beim früheren bürobasierten Ansatz des Unternehmens bestanden, wurden nun noch offensichtlicher.

„Wie können wir effizient zusammenarbeiten, während wir alle im Homeoffice sind?“, fragte sich Lindsey zu dem Zeitpunkt. „Ich ging zu unserem Managementteam und schlug ihm Bluebeam vor.“

Das Managementteam von FGMA blieb skeptisch. „Das erste Feedback lautete: Was kann Bluebeam, was wir aktuell nicht bereits tun können?“, berichtet Lindsey. „Basierend auf den Aussagen anderer Teammitglieder, die sich Bluebeam angesehen haben“, so das Managementteam zu dieser Zeit, „kann unser aktuelles Programm 90 % von dem leisten, was Bluebeam uns bieten würde.“

Lindseys Reaktion war ebenso simpel wie prägnant: „Die fehlenden 10 % verursachen 90 % unserer Probleme, da unser Team nicht über PDFs zusammenarbeiten kann.“ Er erklärte seinen Vorgesetzten, dass dieses Problem nun umso relevanter sei, da das Unternehmen aufgrund der Pandemie standortunabhängig operieren musste.

Das überzeugte das FGMA-Managementteam letztlich. Im Juni 2020 startete Lindsey die unternehmensweite Einführung von Bluebeam.

Gezielte Schulungen

Von seinem provisorischen „Büro“ am Küchentisch aus plante Lindsey die unternehmensweite Implementierung von Bluebeam. Es sollte einige Monate dauern, bis alle Architekt:innen von FGMA in der Verwendung von Bluebeam geschult waren. Die Schulungen sollten per Videokonferenz und über andere digitale Kommunikationswege erfolgen.

„Als Allererstes veranstaltete ich eine Sitzung, in der ich den Mitarbeitern eine generelle Übersicht über Bluebeam gab“, erzählt Lindsey. „In dieser ungefähr 30-minütigen Sitzung erklärte ich, wie die Lösung uns helfen kann und wie wir sie in Zukunft nutzen würden.“

Lindsey wiederholte diese einführende Präsentation vier oder fünf Mal, damit auch wirklich jeder im Team Gelegenheit hatte, daran teilzunehmen. Die einzelnen Sitzungen wurden zudem aufgezeichnet, sodass auch alle, die nicht teilnehmen konnten, Zugriff auf die Präsentation hatten.

Lindseys Hauptziel bestand darin, die Architekt:innen des Unternehmens auf die Arbeit mit Bluebeam Studio-Sitzungen vorzubereiten, der Bluebeam Lösung für die digitale Zusammenarbeit.

Alle Unternehmensabläufe, die zuvor auf persönlicher Zusammenarbeit beruht hatten, mussten nun in einer vollständig digitalen Umgebung stattfinden, und genau darauf sind Studio-Sitzungen ausgelegt.

Mithilfe von Sitzungen können Mitarbeitende an hochgeladenen PDF-Dokumenten arbeiten. Hierfür steht dem Team eine gemeinsam genutzte Echtzeit-Umgebung zur Verfügung, in der die Mitglieder die Markierungen der jeweils anderen einsehen und etwaige Probleme besprechen können. Anstatt sich also um einen Schreibtisch im Büro zu drängen, können die Angestellten aus ihren Homeoffices aus mit Studio-Sitzungen digital zusammenarbeiten.

Nach dem ersten Übersichtswebinar stellte Lindsey den restlichen Lehrplan für die Implementierungsschulungen auf. Um seinen Endbenutzer:innen einen möglichst effektiven Lernprozess zu ermöglichen, unterteilte Lindsey das Schulungsprogramm in sechs Sitzungen. Jede Sitzung fand insgesamt viermal statt, damit alle im Unternehmen teilnehmen konnten:

• Benutzeroberfläche
• Markierungen
• Sitzungen
• Stempel und Werkzeugkasten
• Suche und Hyperlinks
• Vergleiche und Überlagerungen

Die einzelnen Schulungen wurden von Lindsey per Videokonferenz veranstaltet und die Teilnehmenden konnten seine Anleitungen live in Bluebeam nachverfolgen. Diese Vorgehensweise ermöglichte es den Mitarbeiter:innen, während der Schulungen mit der Software zu arbeiten. So konnten sie Bluebeam so schnell wie möglich für ihre eigene Projektarbeit nutzen. Die Einführung in Studio-Sitzungen fand in einer per Videokonferenz übertragenen Live-Studio-Sitzung statt, sodass die Teilnehmenden in Echtzeit sehen konnten, wie die Arbeit in dieser kollaborativen Umgebung abläuft. Diese Sitzungen wurden zwischen Juni und August 2020 durchgeführt.

Obwohl die meisten FGMA-Architekt:innen der Schulung gegenüber offen eingestellt waren und viele sogar bereits Erfahrung mit Bluebeam hatten, war es laut Lindsey doch schwierig, alle Mitarbeitenden dazu zu bringen, sich von der vorherigen PDF-Software zu verabschieden.

„Die Mitarbeiter waren gut mit der alten PDF-Software vertraut“, erklärt Lindsey. „Da wir in dieser Zeit viel um die Ohren hatten, griffen viele automatisch auf diese Alternative zurück. Nach Abschluss der Schulungen mussten wir ihnen diese Möglichkeit wegnehmen, um sie in gewisser Hinsicht dazu zu zwingen, Bluebeam zu nutzen.“

„Das war wahrscheinlich die größte Hürde“, fährt Lindsey fort. „Ich glaube aber, dass alle, als sie sich dann auch in Bluebeam zurechtfanden, die Software als ziemlich benutzerfreundlich wahrgenommen haben.“

Bluebeam macht den Unterschied

Laut Lindsey dauerte es nach Abschluss der Schulungen etwa zwei Monate, also bis September/Oktober 2020, bis das Unternehmen wirklich effizient in Bluebeam arbeiten konnte.

Während des restlichen Jahres fungierte Lindsey bei FGMA als Hauptansprechpartner für alle Fragen rundum die Software. Er kümmerte sich zudem um alle Fehler und Probleme, auf die die Angestellten bei der Verwendung von Bluebeam stießen. Außerdem veröffentlichte Lindsey eigene Videos im Intranet des Unternehmens, in denen er die Funktionen der verschiedenen Arbeitsabläufe im Detail erklärte.

Die Implementierung und Verwendung von Bluebeam war bei den Architekt:innen so erfolgreich, dass Lindsey 2021 auch dem Marketingteam zeigte, wie es durch die Verwendung des Programms effizienter arbeiten konnte.

Mit Bluebeam konnte FGMA seine Effizienz bei der digitalen Zusammenarbeit steigern. Lindsey meint, dass Bluebeam maßgeblich dazu beigetragen hat, dass das Unternehmen seinen Betrieb während der Pandemie aufrechterhalten konnte. „Die Tatsache, dass unser Team zu jeder Tageszeit PDFs innerhalb einer Studio-Sitzung mit Markierungen versehen konnte, war entscheidend“, erklärt Lindsey. Nachdem sich die Kommunikationswege aufgrund der Arbeit aus dem Homeoffice geändert hatten, konnte dank Bluebeam die Zusammenarbeit zwischen den Architekt:innen optimiert werden.

EBENFALLS AUF BUILT:

„Wenn du siehst, dass jemand in einer Sitzung etwas angemerkt hat, kannst du die Person jetzt einfach anrufen, mit ihr chatten oder auf eine andere Art kontaktieren“, freut sich Lindsey. „Du kannst ihr Fragen zu ihren Markierungen stellen, ohne darauf warten zu müssen, dass sie die Bearbeitung des Dokuments abschließt. Die Zusammenarbeit an Projekten ist dadurch um einiges effektiver geworden.“

Michael Denz, leitender Architekt und Führungskraft bei FGMA, ist einer der Hauptbenutzer von Bluebeam. Er erklärt uns, wieso die Verwendung von Bluebeam besonders bei der Qualitätssicherung/Qualitätskontrolle des Unternehmens hilfreich ist.

„Wir haben jetzt ein digitales Werkzeug, um in den verschiedenen Projektphasen unsere Fortschritte zu überprüfen, Pläne zu drucken und Markierungen vorzunehmen. So bleiben alle Beteiligten jederzeit über Änderungen des Projektumfangs und über alle anderen Details auf dem Laufenden“, erklärt er. „Da ich für die Überwachung des Entwurfsprozesses und für die Ausarbeitung der Entwürfe verantwortlich bin, habe ich nun dank Bluebeam immer die Gewissheit, dass wir unseren Kunden erfolgreiche Projekte liefern.“

Ausweitung der Nutzung

Heute arbeiten die meisten Architekt:innen von FGMA wieder in einem der Büros des Unternehmens, doch Lindsey meint, dass Bluebeam die Zusammenarbeit des Teams trotzdem noch weiter verbessert, da manche Mitarbeitende gelegentlich aus dem Homeoffice arbeiten und auch insgesamt mehr standortübergreifende Projekte stattfinden. Lindsey zufolge konnte das Unternehmen durch die Verwendung von Studio-Sitzungen zudem deutliche Zeiteinsparungen verzeichnen. Allerdings war das Unternehmen nicht in der Lage, genau zu quantifizieren, wie viele Arbeitsstunden durch die Einführung von Bluebeam tatsächlich eingespart werden konnten.

Die wichtigste Lektion, die Lindsey bei der Leitung einer Bluebeam Implementierung für ein standortunabhängiges Team inmitten einer Jahrhundertpandemie gelernt hat, ist, dass man in einer solchen Situation kein kompliziertes Schulungsprogramm anbieten sollte.

Lindsey entschied gleich zu Beginn, dass er nur Schulungen zu den sechs übergeordneten Themen und Funktionen anbieten würde, die den Architekt:innen kurzfristig den größten Nutzen bieten würden. Er wollte seine Kolleg:innen mit Schulungen zu allen Funktionalitäten von Bluebeam nicht überwältigen. Dies würde er auch anderen empfehlen, die eine ähnliche unternehmensweite Implementierung planen.

„Niemand kann all diese Informationen in so kurzer Zeit aufnehmen“, mahnt Lindsey.

Doch jetzt, da die einführenden Schulungen abgeschlossen sind und die Lösung von den Mitarbeitenden gut angenommen wurde, möchte FGMA seine Verwendung von Bluebeam erweitern, um den gesamten Funktionsumfang der Software auszunutzen.

„Bluebeam hat unseren Horizont erweitert“, erklärt Lindsey. „Wir überlegen uns nun, ob wir Bluebeam vielleicht auch für unsere Anlagenzustandsbewertungen verwenden können. Können wir Bluebeam nicht für die Dokumentation vor Ort nutzen? Wir wollen dafür nicht mehr Papier und Bleistift verwenden und fragen uns deshalb, ob das nicht auch mit Bluebeam geht. Wir sind dabei, immer mehr Möglichkeiten zu erkunden, um die Software zu nutzen. Sie hat so viele nützliche Funktionen!“