Video von Justin Hearn
Für Tracy Schuster waren die letzten 18 Monate ein einziges Auf und Ab.
Als Senior Events Manager des Softwareunternehmens gehört Schuster zu den Hauptverantwortlichen für die Planung der Bluebeam Extreme Conference (XCON). Die jährliche Benutzerkonferenz zieht normalerweise etwa 1.000 Baufachkräfte aus aller Welt an.
Die mehrtägige Veranstaltung, die in den letzten Jahren in belebten Städten wie Austin (Texas) und Washington, D.C., stattfand, bietet in der Regel eine Reihe spannender Hauptvorträge und Präsentationen sowie zahlreiche Gelegenheiten für die Teilnehmer:innen, Kontakte zu knüpfen, gutes Essen zu genießen und sich zu amüsieren.
Die letzten 18 Monate hingegen waren alles andere als normal. Im März 2020 stellte die COVID-19-Pandemie die Welt auf den Kopf, als die vorsorglich verhängten Lockdowns alle Gelegenheiten für große Zusammenkünfte und Präsenzveranstaltungen zunichte machten.
Schuster und das übrige Eventteam von Bluebeam änderten die bereits seit einem Jahr laufende Planung einer weiteren XCON-Präsenzveranstaltung, die gegen Ende 2020 in San Diego stattfinden sollte, schnell zu einem späteren Termin im Juni 2021 und dann zu einer hervorragend umgesetzten virtuellen Eventreihe, als auch der verschobene XCON-Termin aufgrund der anhaltenden Ausbreitung des Coronavirus endgültig abgesagt wurde.
Jetzt stehen Schuster und ihr Team kurz vor der Premiere der XCON Anywhere. Die zweitägige virtuelle Benutzerkonferenz findet von 28. bis 29. September 2021 statt. Sie können sich jetzt für das Event registrieren.
Das Event wird laut Schuster die erste vollständig virtuell stattfindende Konferenz von Bluebeam sein. Sie umfasst die meisten Elemente, die eine XCON-Präsenzveranstaltung zu einem aufschlussreichen und angenehmen Erlebnis machen, und wartet zudem mit einigen tollen Überraschungen auf.
„Ein Aspekt, der mir an der Veranstaltungsproduktion besonders gefällt, ist, dass man die Möglichkeit hat, für jede Eventualität zu planen“, so Schuster. „Und das war wohl noch nie so wahr wie in Bezug auf die Planung der XCON 2020 (bzw. 2021). Bei jedem einzelnen Schritt mussten wir nicht nur überlegen, was zum Zeitpunkt des eigentlichen Events passieren würde, sondern auch, was sich bis dahin ändern könnte und was wir unternehmen müssten, um die Veranstaltung anzupassen.“
Der Nervenkitzel der Veranstaltungsproduktion
Schusters Fähigkeit, auch im Angesicht der Ungewissheit schnell alternative Lösungen zu finden, ist etwas, auf das sie sich während ihrer gesamten beruflichen Laufbahn vorbereitet hat. Die Schnelllebigkeit der Eventplanung ist auch der Grund, warum sie sich überhaupt erst für diesen Berufszweig entschieden hat.
Nach ihrem Abschluss an der University of California in San Diego 2006 stieg Schuster direkt in die Veranstaltungsbranche ein und arbeitete für eine gemeinnützige Organisation sowie für Kunden an Ausdauersportveranstaltungen – wie dem Marathon von Los Angeles – und später dann als interne Veranstaltungsproduzentin in einem Krankenhaus. Ihre Liebe zu ihrem Beruf wurde schnell offensichtlich.
„Was mir an Veranstaltungen wirklich gefallen hat, war, dass sie sehr schnelllebig und aufregend sind“, sagt Schuster. „Man hat die Möglichkeit, selbst Veränderungen herbeizuführen, und sieht das Ergebnis direkt vor sich. Als ich anfing, mehr über Veranstaltungen zu lernen, wurde mir klar, dass meine Persönlichkeit sehr gut zu der Art und Weise passt, wie Veranstaltungen geplant, produziert und dann durchgeführt werden.“
Schuster kam 2016 als Expertin für Erlebnismarketing zu Bluebeam. Seitdem hat sie sich stetig nach oben gearbeitet und ihre Fähigkeiten im Management und der Produktion von Events sowie ihre Erfahrung bei der Produktion von XCON-Präsenzveranstaltungen ausgebaut.
Die Planung einer XCON-Präsenzveranstaltung dauert laut Schuster in der Regel 18 Monate und die Suche nach dem Veranstaltungsort und den ersten Interessent:innen erfolgt bereits vor der Veranstaltung des laufendes Jahres. Die Teilnehmer:innen der XCON sind nur für zwei oder drei Tage auf der Konferenz. Für Schuster und das Eventteam von Bluebeam dagegen bedeutet die Umsetzung dieses Erlebnisses eineinhalb Jahre akribische Arbeit.
Von der Auswahl der Vortragenden und Präsentationen bis hin zu den Speisen, die während der gesamten Veranstaltung serviert werden, muss alles genau bedacht werden. Es gibt nichts, was nicht vorab sorgfältig geprüft wird.
So wie Bluebeam Revu darauf ausgelegt ist, jedes scheinbar noch so winzige Detail eines Bauplans hervorzuheben, weil es für den Wert des fertigen Gebäudes von entscheidender Bedeutung ist, so versuchen Schuster und ihr Team, jede XCON-Veranstaltung zu einem optimalen Erlebnis für die Kunden zu machen.
„Wenn es um die Planung einer Veranstaltung wie der XCON geht, spreche ich mit Teams aus allen möglichen Bereichen, vom technischen Support über unser Produktteam bis hin zu unseren Vertriebsteams und der Marketingabteilung, um sicherzugehen, dass wir während der ganzen 18 Monate alle auf die gleichen Ziele fokussiert sind“, so Schuster. „Sobald wir dann in die Planungsphasen eintauchen, haken wir kritische Elemente ab und stellen sicher, dass wir alles Nötige haben, damit wir auf Kurs bleiben und vorankommen.“
Umstieg auf virtuelle Lösungen
Die Planung der XCON 2021 stellte Schuster vor eine völlig neue Herausforderung.
Anstatt die Entwicklungen der Pandemie abzuwarten, entschied Bluebeam sich schon früh dazu, die XCON im Herbst 2021 nicht als Präsenzveranstaltung, sondern vollständig virtuell abzuhalten. Zwar fiel dadurch ein Großteil des Produktionsdrucks weg, der mit einer Präsenzveranstaltung einhergeht, aber es ergaben sich auch neue Fragen und Hindernisse, damit gewährleistet werden konnte, dass die virtuelle XCON das gleiche Erlebnis bietet.
„Alles, was wir bisher über die Veranstaltung wussten und für wahr hielten, spielte plötzlich keine Rolle mehr“, sagt Schuster. „Das eröffnete uns die großartige Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und die Planung auf neue Weise anzugehen.“
Schuster und ihr Team begaben sich auf eine Entdeckungsreise. Wie liefert man Veranstaltungsinhalte in einer virtuellen Umgebung? Wie bietet man ein großartiges Veranstaltungserlebnis, ohne die gewohnten Tools zur Verfügung zu haben? „Es hat wirklich großen Spaß gemacht, mit dem Team zu arbeiten und zu sehen, wie wir etwas verändern und nach links gehen konnten, wo wir früher nach rechts gegangen sind, um uns etwas Mitreißendes und Spannendes auszudenken“, berichtet Schuster.
Das Ergebnis dieser Entdeckungsreise ist die XCON Anywhere – ein vollständig virtuelles Online-Erlebnis.
Anstatt die XCON-Präsenzveranstaltung online nachzubilden, entschied sich das Team laut Schuster dazu, die XCON Anywhere als komplett neues Erlebnis zu betrachten. „Ganz besonders wichtig ist uns, die Teilnehmer dazu zu ermutigen, die XCON Anywhere ein Stück weit als Abkehr von dem Präsenzerlebnis zu sehen, welches sie in der Vergangenheit von uns geboten bekommen haben.“
Die Teilnehmer:innen erwartet trotzdem ein inspirierendes und informatives Programm mit Vorträgen über die neuesten Innovationen der Bauindustrie – von gemeinsamen Prüfungen der Konstruierbarkeit über die Verbesserung des Bauvorbereitungsprozesses bis hin zur Beseitigung zeitraubender Aufgaben mittels Automatisierung. Sie erhalten Tipps und Tricks von Experten, wie sie mit Bluebeam Revu, Studio-Sitzungen und Studio-Projekten ihre Arbeit effizienter (und unterhaltsamer) gestalten können. Zudem wird es, wenn auch virtuell, viel unstrukturierte Zeit geben, in der sie Kontakte zu anderen Teilnehmer:innen knüpfen und ungezwungen mit Vortragenden ins Gespräch kommen können.
„Der wichtigste Unterschied, über den wir bei der Planung dieser virtuellen Veranstaltung im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen lange nachgedacht haben, bestand in dem Wissen, dass die Menschen es leid sind, sich nur noch in kleinen Kästchen zu sehen“, sagt Schuster mit Blick auf die Videokonferenzmüdigkeit der Menschen nach 18 Monaten im Homeoffice. „Das war unsere Realität und wir haben das Beste daraus gemacht, aber wir wissen, dass da immer noch ein bisschen Luft nach oben ist. Also versuchen wir, verschiedene Erfahrungen einzubringen und sicherzustellen, dass wir trotzdem jedem eine sehr wirkungsvolle Gelegenheit bieten können, Kontakte zu knüpfen.
Wie bereits bei den XCON-Präsenzveranstaltungen werden auch im Rahmen der XCON Anywhere die Bluebeam Extreme Awards verliehen. In zehn Kategorien werden dabei Innovator:innen ausgezeichnet, welche die Zukunft der Baubranche gestalten. Die bisherigen Preisträger:innen haben Projekte von AECOM, Skanska, Sundt, Turner, Zachary, Gensler und mehr als einem Dutzend anderer führender Bauunternehmen vertreten.
Um herauszufinden, was die XCON Anywhere sonst noch zu bieten hat, sollten Sie sich registrieren und einfach teilnehmen.
Neue Horizonte
Nach dem Jahr, das sie hinter sich hat, ist Schuster sowohl nervös als auch aufgeregt darüber, dass die XCON Anywhere endlich stattfinden wird. Wie jeder Veranstaltungsexperte bestätigen wird, war es eine Qual für sie, die Spannung und den Spaß des persönlichen Kontakts mit Menschen nicht erleben zu können. Sie vermisst die Interaktionen mit den Kunden, die Möglichkeit, vor Ort noch letzte Aspekte der Veranstaltungsproduktion zu koordinieren und das Aufsaugen aller Sinneseindrücke, die mit der Teilnahme an einer Live-Veranstaltung verbunden sind. Sie hofft deshalb, dass die XCON 2022 wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden kann.
Trotzdem sagt Schuster, dass sie sich die vielen neuen Erfahrungen und Lektionen, die das vergangene Jahr mit sich gebracht hat, zu Herzen genommen und für die Planung und Produktion der XCON Anywhere genutzt hat. „Ich denke, das letzte Jahr war eine Herausforderung für uns alle, denn es hat die Art und Weise, wie wir arbeiten und miteinander interagieren, grundlegend verändert“, stellt sie fest. „Und ich glaube, eines der Dinge, die ich wirklich aus der Zeit gelernt habe, ist, dass es eigentlich gar keine Rolle spielt, ob man sich persönlich oder virtuell trifft. Wenn man die Gelegenheit hat, mit Leuten zu sprechen und von ihnen zu lernen, dann ist das ein riesiges Plus, egal wo man gerade ist.“
