Bau-Software einführen: Checkliste zum Erfolg

So können Sie in 9 Schritten Bausoftware richtig einführen

Eine neue Bausoftware einführen, ohne sich vorher groß darüber Gedanken gemacht zu haben? Keine gute Idee! Bereits bei der Auswahl der Software sollten Sie im Blick haben, wie Sie die Einführung dieser begleiten können, damit sie in der Belegschaft akzeptiert wird. Doch keine Sorge, vor diesem Projekt stehen Sie nicht allein. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, den nächsten Schritt in Sachen Digitalisierung zu gehen.

9 Schritte zur erfolgreichen Bausoftware-Einführung

1. Erste Überlegungen zur Einführung der Bau-Software
2. Konkreten Projektplan entwerfen
3. Stakeholder von Mehrwert überzeugen
4. Auf Bedenken eingehen
5. Bausoftware im kleinen Rahmen einführen und testen
6. Kollegen schulen
7. Prozess der Software-Einführung begleiten
8. Laufenden Betrieb betreuen
9. Bau-Software-Einführung evaluieren

Schritt 1: Erste Überlegungen zur Einführung der Bau-Software

Planung ist das A und O bei großen Projekten wie einer Software-Einführung in Ihrem Bauunternehmen. Insbesondere die ersten Gedanken sind dabei entscheidend, weil sie den Grundstein für alle weiteren Schritte legen. Wir empfehlen daher: Gehen Sie all unsere Fragen durch, legen Sie eine Antwort für sich fest und dokumentieren Sie sie schriftlich, um im Laufe des Projekts nochmals darauf zurückgreifen zu können.

Verantwortung klären

Damit das Projekt „Bau-Software einführen“ nicht in einer Schublade vor sich hinschlummert, sollten Sie unbedingt festhalten, wer wofür verantwortlich ist:

• Wer ist für die Einführung der Bau-Software im Unternehmen zuständig? Wer ist außerdem Teil des Projektteams? Wer ist ggf. Ansprechpartner bei Partnerunternehmen?
• Wie sehen die Entscheidungswege aus?
• Wer ist nach der Einführung der Bau-Software weiterhin für die Projektbetreuung verantwortlich?
• Wie unterstützt das Softwareunternehmen die Einführung? Oder gibt es andere Experten, die man hinzuziehen kann?
• Hat die Software-Einführung Vorrang gegenüber anderen Aufgaben?

Strategie definieren

Ist die Verantwortung geklärt, beginnen nun die eigentlichen Überlegungen zur Software-Einführung:

Nutzergruppen festlegen

Am wichtigsten sind die Nutzergruppen, denn sie bestimmen maßgeblich, was eine Software können muss. Bleiben Sie hier nicht nur auf der theoretischen Ebene, sondern suchen Sie direkten Kontakt mit Ihren Kollegen, um herauszufinden, welche Probleme und Herausforderungen es in deren Alltag gibt.

• Wer wird die Software nutzen? (Nutzergruppen)
• Was gibt es in den verschiedenen Nutzergruppen zu beachten?
• Welche Ängste und Sorgen gibt es unter den Anwendern?
• Welche Ziele haben die jeweiligen Nutzergruppen mit der Software?
• Welchen Schulungsbedarf gibt es?

Ziele der Software-Einführung

Auf Grundlage der Nutzergruppen können Sie dann entscheiden, was die Bau-Software können muss.

• Was genau soll nach der Einführung besser sein?
• Welche Prozesse soll die Software verbessern?
• Welchen Vorteil haben die Nutzer von der neuen Software?

Suchen einer geeigneten Bau-Software

Jetzt wissen Sie bereits, an welchen Anforderungen sich das neue Programm messen lassen muss. Dieses Wissen können Sie nun bei der Auswahl von Software speziell für die Baubranche berücksichtigen.

• Welche Bau-Software gibt es auf dem Markt?
• Mit welcher Bau-Software lassen sich die festgelegten Ziele erreichen?
• Kann eine Testversion genutzt werden?
• Gibt es Schulungen zur Bau-Software?
• Was sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen Programmen? Was sind Pro und Contra?
• Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis der Bausoftware? Welche Bausoftware passt langfristig ins Budget?

Bluebeam Revu: Die BauSoftware für direkte Teamarbeit

Egal ob Architekt:in, Ingenieur:in oder Bauleiter:in – von der Bausoftware Revu profitieren alle Beteiligten. In Echtzeit arbeitet Ihr Team von überall auf der Welt an Projekten, denn Revu ist der zentrale Ort, um Dokumente zu erstellen, sie mit Markups zu versehen und für Kolleg:innen freizugeben. Das erleichtert Projektabschlüsse im Zeit- und Budgetrahmen.

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Prozessoptimierung

Eine der letzten Vorüberlegungen sollte sein, wie sich durch die Software-Einführung Prozesse verändern oder verändern müssen. Denn nur, wenn Sie Ihren Arbeitsalltag den neuen Gegebenheiten anpassen, können Sie auch vollumfänglich von der digitalen Neuerung profitieren.

• Braucht es für eine neue Software neue Prozesse?
• Kann die Software in bestehende Prozesse integriert werden?
• Sollen neue Prozesse zeitgleich mit der neuen Software eingeführt werden?

Schritt 2: Konkreten Projektplan entwerfen

Der Grundstein ist gelegt, doch damit endet die Arbeit noch nicht. Um die neue Bau-Software richtig einzuführen, brauchen Sie einen konkreten Plan, der sich zunächst daran orientiert, auf welche Art und Weise sie das neue Programm an den Mann bzw. die Frau bringen wollen.

Art der Einführung für die Bau-Software festlegen

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Software einzuführen. Wir haben Ihnen die Vor- und Nachteile aufgelistet, um Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen:

Big-Bang-Strategie („one-and-done-deal“)

Die Big-Bang-Strategie ist die vollständige Einführung zu einem klar definierten Zeitpunkt (idealweise an ruhigeren Tagen wie Wochenenden, über Feiertage oder Urlaubszeiten).

Iterative-Einführung der Bau-Software

Die Iterative-Einführung besteht aus einer Reihe an Phasen, sodass alte und neue Prozesse teilweise auch parallel laufen.

Notwendige Schritte festlegen

Haben Sie sich für eine Art der Einführung entschieden, ist es nun an der Zeit, ein zielgerichtetes Vorgehen zu definieren. Dabei sollte der Anwender und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen, denn nur wenn er von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt ist, wird er diese auch gerne nutzen. Mit diesem Fokus sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Was ist die konkrete Vorgehensweise? Welche Schritte müssen beachtet werden? Welche Aufgaben ergeben sich daraus?
• Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich?
• Welche Termine müssen eingehalten werden? Wie sieht der Zeitplan aus?

Schritt 3: Projektbeteiligte von Mehrwert überzeugen

Wie bereits oben erwähnt, ist der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Software-Einführung, dass alle miteinbezogen werden. Daher sollten Sie bereits während Schritt 1 und 2 transparent arbeiten. Eine gute Möglichkeit hierfür ist beispielsweise die Analyse der Nutzergruppen, bei der Sie sich mit den Kollegen abstimmen.

Haben Sie dabei auch immer im Blick, dass jeder Kollege an einem unterschiedlichen Punkt steht und daher anders abgeholt werden muss. Einige werden Ihre Vorschläge mit offenen Armen empfangen, andere dagegen skeptisch sein. Veränderungen können Angst machen, wenn Sie allerdings klar kommunizieren,

• warum die Bau-Software eingeführt wird,
• welche Rolle die Kollegen im neuen Prozess haben werden und
• welchen Nutzen Ihre Kollegen daraus ziehen,

können Sie diese Sorge lindern.

Beispiel: So überzeugen Sie andere von Revu

Bedürfnisse von Bauleiter:innen: effiziente Dokumentation von Baumängeln, unkomplizierte Kommunikationen mit anderen Projektbeteiligten und einfache Prüfungen
Argument für Bauleiter:innen: „Mit Revu können Sie als Bauleiter Mängel mit Markups in den Bauplänen (PDFs) kennzeichnen und Fotos (auch 360-Grad-Bilder) und Videos hinzufügen. So sehen Ihre Mitarbeiter direkt, was zu tun ist, und Sie behalten durch die praktischen Mängelsymbole den Überblick, was noch erledigt werden muss.“

Bedürfnisse der Geschäftsleitung: Kosteneffizientes Arbeiten und Zufriedenheit der Auftragnehmer
Argument für die Geschäftsleitung: „Mit Revu verkürzen wir Kommunikationswege, da alle Beteiligten in Echtzeit über den aktuellen Stand des Projektes informiert werden können. Das spart Zeit sowie Geld und sorgt dafür, dass Fristen besser eingehalten werden können.“

Unser Tipp: Identifizieren Sie die Meinungsführer und gewinnen Sie sie frühzeitig für sich. Sie können sie beispielsweise zum Teil des Projektteams machen und somit zur Schnittstelle zwischen Belegschaft und Projekt. Als Projektpaten können die Kollegen auch unter den ersten sein, die besonders geschult werden und die neue Bau-Software testen sowie natürlich Feedback äußern dürfen. Signalisieren Sie: „Deine Meinung ist mir wichtig“.

Schritt 4: Auf Bedenken eingehen

Der vierte Schritt hängt eng mit dem vorherigen zusammen. Es geht nicht nur darum, Ihre Kollegen von den Vorteilen der neuen Anwendung zu überzeugen, sondern auch darum, deren Bedenken ernst zu nehmen. Denn wer kennt die Herausforderung seines Arbeitsalltags besser als der Kollege selbst? Durch offene Diskussionsrunden, private Gespräche oder die Bitte um Feedback können Sie die Kollegen aktiv einbinden und gemeinsam an Lösungen arbeiten. Damit beugen Sie frühzeitig Unzufriedenheit und Problemen vor, die andernfalls nach dem Software-Rollout auf Sie zukommen.

Schritt 5: Bausoftware im kleinen Rahmen einführen und testen

Egal ob Big-Bang-Strategie oder Iterative-Einführung – um Probleme frühzeitig zu identifizieren, kann es auch hilfreich sein, die neue Bausoftware in kleinem Kreis zu testen. Hierfür bieten sich vor allem sogenannte „Champions“ an. Das sind die Kollegen, die offen für Veränderungen sind, gerne Neues testen und somit auch nicht vor unbekannter Technik zurückschrecken. Durch einen solchen Testlauf erhalten Sie wertvolle Rückmeldungen zu den Funktionen der Anwendung und können bei Bedarf nochmals nachbessern. Manchmal lässt sich auf diese Weise auch erkennen, wo weiterer Lernbedarf herrscht, sodass Sie die Schulungen für die Kollegen rechtzeitig überarbeiten oder erweitern können. Und das Beste: Die bereits mit dem Programm vertrauten Mitarbeiter können die restlichen Kollegen später im Sinne eines Mentoring-Programms bei der Einarbeitung unterstützen.

Schritt 6: Kollegen schulen

Wie Sie Ihre Kollegen auf die neue Software vorbereiten wollen, sollten Sie bereits bei den anderen Schritten immer im Hinterkopf behalten. Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen:

• Wie fit sind die Mitarbeiter bei der Anwendung von Software im Allgemeinen?
• Welchen speziellen Schulungsbedarf gibt es hinsichtlich des neuen Programms? Was sind die Trainingsziele?
• Gibt es einzelne Kollegen oder Abteilungen, die in speziellen Funktionen der Anwendung geschult werden müssen?
• Was muss der Kollege bereits vor der Software-Einführung wissen? Was kann auch nach dem Rollout vermittelt werden? Und was ist Learning-by-doing?
• Welche Lernformate sollen genutzt werden (Schulungen, Webinare, Tutorial, Wiki, …)?
• Wie sehen Trainingskontrollen aus?
• Wie können Sie die Qualität der Schulungen sicherstellen?

Direkt nach dem Rollout hilft es, wenn eine oder mehrere bereits gut geschulte Personen als Ansprechpartner für die Kollegen kommuniziert werden, um schnell Hilfe leisten zu können. Denkbar ist ein Mentoren-Programm.

Langfristig sollten Sie außerdem einen Kollegen bestimmen, der den weiteren Schulungsbedarf der Mitarbeiter im Blick hat und entsprechende Maßnahmen einleitet.

Schritt 7: Prozess der Software-Einführung begleiten

Wie im vorherigen Abschnitt schon ausgeführt, reicht es nicht aus, die Kollegen einmal vor dem Rollout zu schulen und sie dann sich selbst zu überlassen. Es ist wichtig, dass Sie den Go-Live- und After-Go-Live-Prozess aktiv begleiten, also technische Probleme lösen und die Kollegen aktiv coachen bzw. einen Ansprechpartner zur Verfügung stellen.

Hier sollten Sie einplanen, dass die Software-Einführung zum einen Personal braucht, das sich aktiv um die IT kümmert, und zum anderen, dass die restlichen Kollegen Zeit brauchen, sich mit dem neuen Projekt vertraut zu machen. Erwarten Sie nicht, dass alles sofort perfekt ist, kalkulieren Sie Fehler ein und lassen Sie sich vor allem nicht aus der Ruhe bringen.

Schritt 8: Laufenden Betrieb betreuen

Haben sich alle an die neue Software gewöhnt, ist die Arbeit noch nicht vorbei. Wichtig ist:

• Wer entwickelt die Nutzung der Software weiter (z. B. im Zusammenspiel mit anderen Programmen und Prozessen oder anhand des Anwenderfeedbacks)?
• Wer kümmert sich langfristig um die Software bei technischen Problemen? Wer kümmert sich um das Installieren von Updates und Co.?
• Wer ist verantwortlich für die Schulung der Mitarbeiter?
• Wer bietet den Mitarbeitern Support und Hilfe?

Leben Sie die neuen Prozesse aktiv vor und zeigen Sie Ihren Kollegen immer wieder, welche Vorteile sie dadurch haben. Denn nur wenn die Software genutzt wird, ist das Einführen der Software auch erfolgreich. Außerdem: Sehen Sie die Implementierung nicht als einmaliges Projekt, sondern als einen Prozess, den Sie kontinuierlich verbessern.

Schritt 9: Bau-Software-Einführung evaluieren

Um die Software-Nutzung weiterentwickeln zu können, ist es wichtig, die Einführung des Programms zu evaluieren. Mitarbeiterfeedback können Sie sich zum Beispiel über Online-Umfragen oder persönliche Gespräche einholen. Dies sollten Sie am besten nicht nur einmal machen. Es bietet sich an, direkt nach der Einführung (circa eine Woche später) nach aktuellen Problemen zu fragen und schließlich nach ein und nach drei Monaten nochmals, wenn sich die Anwendung im Arbeitsalltag etabliert hat.

Das Mitarbeiterfeedback ist ein wichtiger Indikator über den Erfolg der Software-Einführung. Wollen Sie allerdings mit konkreten Zahlen Ihren Erfolg untermauern, bietet es sich an, nochmals einen Blick auf die Ziele aus Schritt 1 zu werfen. Wenn Sie die Ziele damals bereits nach dem SMART-Prinzip entwickelt haben, sollte es nun ein Leichtes sein, das Ergebnis auszuwerten. Ein Beispiel: Ihr Ziel war eine Zeitersparnis von 10 Prozent im Mängelmanagement pro Tag. Hierzu müssen Sie vor dem Rollout und nach dem Rollout die Zeiten messen und können sie so schließlich direkt zur Erfolgsmessung heranziehen.

Übrigens: Falls Sie noch nach einem sinnvollen Referenzwert suchen, können Sie auf unsere Bluebeam-Studie zurückgreifen. In der Studie haben wir herausgefunden, dass ein Benutzer von Revu im Schnitt 37 Minuten pro Tag einspart.

Bau-Software einführen: Diese 5 Fehler sollten sie vermeiden

Wie Sie gesehen haben, gibt es einige Dinge, die bei allen Schritten wichtig sind. Umso schlimmer also, wenn sie vernachlässigt werden. Wir haben daher für Sie aufgelistet, was Sie unbedingt vermeiden sollten:

1. Keine messbaren Ziele: Um später zu wissen, ob Sie die Software richtig eingeführt haben oder nicht, ist es unerlässlich, dass Sie vorher Ziele definieren und diese auch messbar gestalten.
2. Keine Kommunikation: Kommunikation ist der Schlüssel für das Projekt. Dabei ist nicht nur der Austausch innerhalb des Projektteams gemeint, sondern auch der Kontakt zur gesamten Belegschaft. Denn nur wenn das Programm auch akzeptiert wird, wird es später effizient genutzt.
3. Mangelnde Schulungen: Im schlechtesten Falle sind die Kollegen bei Einführung der Software absolut überfordert. Damit sich das nicht negativ auf Projekte der Kollegen auswirkt, sollten Sie genug Zeit für die Weiterbildung einplanen – und das schon vor dem Rollout.
4. Zu wenig Tests: Viele Fehler können Sie bereits im Vorfeld ausmerzen, wenn Sie nur genug testen. Diese Phase sollten Sie daher auf keinen Fall zu kurz anlegen. Denn je besser Sie die Anforderungen vor Ort kennen, desto besser können Sie die Software-Einführung gestalten.
5. Keine langfristige Betreuung: Erliegen Sie nicht dem Irrtum, dass die Implementierung der Software ein zeitlich begrenztes Projekt ist, sondern planen Sie auch für die Zukunft Ressourcen ein, um die Software und deren Anwendung zu betreuen.

Brauchen Sie weitere Unterstützung? Damit in Ihrem Unternehmen die Digitalisierung gelingt, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zu unserer Bau-Software Revu zur Seite.

Bildnachweis: Titelbild © gettyimages/Luis Alvarez, Bild 1 © Bluebeam, Bild 2 © gettyimages/Ezra Bailey, Bild 3 © gettyimages/Luis Alvarez.