Tipps für besonders effiziente digitale Dashboards in Revu

Digitale Dashboards bieten Teams einen zentralen, leicht navigierbaren Hub für projektrelevante Dokumente und Informationen. Bevor Sie ein digitales Dashboard erstellen, sollten Sie sich die folgenden Empfehlungen ansehen
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Bauprojekte sind äußerst komplex. Es werden Hunderte – manchmal sogar Tausende – von Dokumenten zusammengestellt. Diese werden mit Teams geteilt, die überall auf hektischen Baustellen verteilt sind, wo Dutzende von Subunternehmern damit beschäftigt sind, Arbeiten nach detaillierten Plänen auszuführen.

Auch im Baugewerbe lautet das Motto: Zeit ist Geld. Eine klare, präzise und zielführende Übertragung von Informationen ist daher entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, brauchen Bauarbeiter neben Bergen von Bauplänen (von denen viele inzwischen digital verfügbar sind) zahlreiche weitere Ressourcen. Die meisten davon stehen ihnen im Internet oder in anderen cloudbasierten Tools zur Verfügung.

Glücklicherweise haben die Entwicklungen in der Bautechnologie, insbesondere die digitale Transformation und Zusammenarbeit, die Verwaltung und den Zugang zu diesen Informationen enorm erleichtert. Bluebeam Revu ist eines der Werkzeuge, auf das Bauarbeiter, Ingenieure und Architekten in diesem Bereich zurückgreifen.

Benutzer können mit Revu benutzerdefinierte digitale Dashboards für ihre Projektteams erstellen, damit alle relevanten Bauunterlagen und zusätzlichen Referenzen übersichtlich organisiert und über Studio-Projekte zugänglich sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Projektbeteiligten auf der Baustelle oder im Büro befinden.

„Der ganze Nutzen eines digitalen Dashboards besteht darin, die Ordnerhierarchie abzuschaffen und keine Zeit mehr für die Suche nach Dateien zu verschwenden“, erklärt Lillian Magallanes, Industry Alliances Manager bei Bluebeam, die über umfangreiche Erfahrungen bei der Erstellung von digitalen Dashboards verfügt.

Sie können Projektbeteiligten Zugriff auf digitale Dashboards in Revu sowie auf Studio-Projekte geben, indem Sie einfach Hyperlinks (im Falle von einigen Unterlagen) oder mithilfe von JavaScript ein komplexes Netz aus Links (im Falle von vielen Dokumenten) erstellen. So wird ein einzigartiges Markenerlebnis geschaffen. Das Endprodukt kann nicht nur während der Bauphase von Projektteams, sondern auch nach Fertigstellung des Baus von den Eigentümern und Gebäudemanagern über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudes hinweg genutzt werden.

Beim Erstellen von digitalen Dashboards für Projekte sollten Benutzer diese fünf Empfehlungen berücksichtigen:

Behalten Sie von Anfang an das Ziel im Auge

Welche Art von Mitarbeiter wird das Dashboard zum Abrufen von Informationen nutzen?

Sind es Architekten oder Ingenieure im Büro, die mit einem Desktop-PC oder Laptop arbeiten? Oder sind es Baustellenleiter oder Subunternehmer, die an einem heißen Tag auf einer Baustelle wichtige Planungsdaten abrufen müssen?

Neben dem direkten Arbeitsumfeld der Benutzer spielt auch ihr voraussichtlicher Gemütszustand beim Suchen nach Informationen in einem digitalen Dashboard eine große Rolle.

Von Anfang an das Ziel im Auge zu behalten, ist beim Erstellen eines digitalen Dashboards in Revu unerlässlich, so Magallanes. „Das Letzte, auf das die meisten Beteiligten an einem Bauprojekt Lust haben, ist, etwas Neues und Komplexes lernen zu müssen, nur um eine Datei zu finden oder sie an jemanden zu schicken“, sagt Magallanes.

Sorgen Sie für einfache Navigation durch die Informationen

Sobald die zukünftigen Endbenutzer und ihr Gemütszustand definiert wurden, muss festgelegt werden, wohin die unterschiedlichen Hyperlinks der Schaltflächen und Elemente des Dashboards führen sollen. Einfache Dashboards verfügen beispielsweise nur über eine Handvoll Schaltflächen, die zu den wichtigsten Unterlagen führen.

Komplexere digitale Dashboards können hingegen aus einer Reihe verschiedener Navigationsebenen bestehen. So können Benutzer mit wenigen Klicks unterschiedliche Projektinformationen, Werkzeuge und Ressourcen aus dem Internet oder anderen cloudbasierten Anwendungen finden und darauf zugreifen.

„Auf diese Weise kann ein Verständnis dafür entwickelt werden, welche Informationsebenen für ein Projekt abgerufen werden müssen“, erklärt Magallanes.

Für die Erstellung eines wirklich effektiven digitalen Dashboards ist es entscheidend zu verstehen, wie die Informationen dargestellt werden müssen, damit die jeweiligen Benutzer sich schnell zurechtfinden können.

Optimieren Sie den Zugriff auf Studio-Projekte für Mitwirkende

Ein benutzerfreundliches Dashboard für Ihr Projekt zu erstellen, ist jedoch nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, den Benutzern einen einfachen und effizienten Zugriff darauf zu gewähren.

Den können Sie den Benutzern über Studio-Projekte gewähren – eine in Revu integrierte Dokumentenverwaltungsfunktion. Nach der Erstellung und Konfiguration eines detaillierten Dashboards in Revu ist es am effizientesten, es über Studio-Projekte sowohl internen als auch externen Beteiligten zugänglich zu machen.

Über ein Projekt-Dashboard in Studio können Teams auf Dokumente zugreifen, ohne die Studio-Umgebung verlassen zu müssen. Der Zugriff auf benötigte Dokumente erfolgt dadurch schneller, da sich die Dokumente nicht auf dem geschützten Server eines Unternehmens oder einem cloudbasierten Speicher anderer Dienstleister befinden, sondern in einem freigegebenen Studio-Projekt.

Legen Sie Wert auf das Design des Dashboards

Bei einigen Projekten mag ein digitales Dashboard als ein einfaches, leicht zugängliches Portal angesehen werden, das nur von wenigen Mitwirkenden auf der Baustelle genutzt wird. Bei größeren Bauprojekten ist hingegen eine umfassendere Lösung notwendig, da Dutzende Subunternehmer das Tool verwenden und einige von ihnen oft erst in der Mitte eines Projekts hinzukommen.

Einige Generalunternehmer wiederum sehen in der Erstellung eines umfassenden digitalen Dashboards eine Möglichkeit, ein Markenerlebnis zu schaffen – nicht nur für die am Projekt beteiligten Subunternehmer, sondern auch für die Gebäudeeigentümer und -manager, die nach der Fertigstellung noch von dem Dashboard profitieren können.

In diesen Fällen sollten digitale Dashboards ein umfangreiches und durchdachtes Design erhalten, das mithilfe von erweiterten Grafikdesign- und Webentwicklungstools erstellt wird.

„Größere Bauunternehmer sollten unbedingt in ein ästhetisch ansprechendes Design investieren“, rät Magallanes. „Denn auch dem Gebäudeeigentümer wird das Projekt-Dashboard zur Verfügung gestellt. Es sollte also etwas sein, das dem Eigentümer und seinem Team in Erinnerung bleibt.“

Kleinere Bauunternehmer haben vielleicht den Eindruck, dass sie sich um das Design keine großen Gedanken machen müssen, wenn sie ohnehin nur auf der Suche nach etwas Funktionalem sind. Wenn Sie jedoch wissen, dass auch andere Bauunternehmer – oder sogar die Eigentümer – das Dashboard zu Gesicht bekommen werden, zahlt es sich möglicherweise aus, beim Erstellen des Dashboards den Endbenutzer im Hinterkopf zu behalten. Wird der Eigentümer das Dashboard irgendwann sehen, kann das Design von großer Bedeutung sein. Ist es nur für die Arbeiter auf der Baustelle bestimmt, ist ein einfacher Aufbau wahrscheinlich ausreichend.

Gestalten Sie das Dashboard so einfach wie möglich

Am wichtigsten ist es jedoch, sich nicht allzu sehr den Kopf über ein detailreiches digitales Dashboard zu zerbrechen, wenn das Team oder Projekt es nicht verlangt.

Das Ziel eines digitalen Dashboards ist es schließlich, die Zeit zu verringern, die die Mitarbeiter mit dem Suchen nach relevanten Projektdateien verbringen. Je weniger die Benutzer bei der Nutzung des Dashboards überlegen müssen, desto besser.

„Wir reduzieren die Lernzeit und die Zeit für die Suche nach Dateien“, so Magallanes. „Und darüber hinaus reduzieren wir auch noch die Anzahl von Klicks, die die Mitarbeiter ans Ziel führen. Wir wollen den richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit liefern und zwar so schnell wie möglich.“