Was ist eine Informationsanfrage?

Generalunternehmer:innen, die ein Bauprojekt realisieren, müssen wissen, wer ihnen wann und zu welchem Preis die entsprechenden Materialien für den Abschluss der Arbeiten zur Verfügung stellen kann. Hier kommen Informationsanfragen (Englisch: Request for Information, RFI) ins Spiel.
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Informationen über die Abläufe im Vorfeld eines Bauprojekts und Zugriff auf die richtigen Informationen während der Arbeiten sind besonders wichtig für Unternehmen, die für die Planung und Durchführung eines Bauprojekts Material und Dienstleistungen benötigen.

Vor diesem Hintergrund ist eine Informationsanfrage (RFI) ein logischer Ausgangspunkt für die meisten Bauvorhaben: Es kann sich dabei um ergänzende Informationen in der Vertragsdokumentation handeln, die zum Zeitpunkt der Vertragsvereinbarung noch nicht vollständig waren. RFIs können aber auch gänzlich andere Angaben enthalten.

Wenn Sie über genaue Daten verfügen, können Sie sicherstellen, dass ein Projekt ordnungsgemäß geplant und präzise durchgeführt werden kann.

Generalunternehmer:innen suchen nach Lieferant:innen, die die richtigen Materialien zum besten Preis und nach einem Zeitplan liefern, der sich während des gesamten Projekts nicht ändert.

Generalunternehmer:innen sollten nicht im Dunkeln tappen 

Eine RFI sollte erstellt werden, wenn ein:e Generalunternehmer:in nicht über die erforderlichen Informationen von einer Reihe potenzieller Lieferant:innen verfügt.

Welche Art von Informationen benötigt werden, kann variieren und die Liste der erforderlichen Punkte kann daher endlos sein. Es gibt jedoch den Ansatz, eine RFI in eine Reihe von Hauptkategorien zu unterteilen:

  • Klarstellungen zum Entwurf (Konflikte, unvollständige Pläne, technische Daten)
  • Anfragen zu Entwurfsänderungen (häufig aufgrund von Konstruktionsfehlern oder Ablaufproblemen)
  • Anfragen nach Ersatz (in Bezug auf Qualitätskontrollen, Materialverfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit)
  • Fragen zur Konstruierbarkeit
  • Unterschiedliche Bedingungen auf der Baustelle

Es gibt zudem verschiedene Arten von RFIs. Laut Indeed können RFIs zu folgenden Themen erstellt werden: Änderungen von Materialien, Prozessen und Installationstechniken, Bauzeitenplänen, Entwurfsänderungen, Qualitätskontrollen sowie unvollständigen Plänen oder technischen Daten.

Indeed empfiehlt, den Projektnamen, eine kurze Beschreibung des Anliegens, das Erstelldatum der RFI sowie eine vorgeschlagene Frist für eine Antwort zu nennen.

Schritt für Schritt zur gelungenen RFI

Eine Informationsanfrage sollte zudem die Daten des Unternehmens, das Informationen anfordert, sowie jenes Unternehmens, das die Informationen bereitstellt, enthalten. Zusätzlich sollte ein wenig Platz für eine Antwort bereitgestellt und das Datum und relevante Anhänge wie Rechnungen, Bilder (Fotos oder Screenshots) mit Beschreibung sowie ein Abschnitt für Kosten- oder Konstruktionsänderungen hinzugefügt werden.

Das Erstellen einer Informationsanfrage umfasst eine Reihe von Schritten.

Die erste Aufgabe lautet, jene Personen in einem Unternehmen zusammenzubringen, die über das entsprechende Wissen für die Aufgabe verfügen. Diese werden von einer Person geleitet, die sicherstellt, dass die Erstellung in Übereinstimmung mit den Plänen durchgeführt und vorangetrieben wird.

Ein Plan zur Ausführung des Projekts ist wichtig und sollte einen Zeitplan für die Durchführung und den Abschluss der Arbeiten sowie einen Überblick über die Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Teammitglieder enthalten.

Die Gliederung einer RFI erfolgt häufig mithilfe einer Vorlage. So kann sichergestellt werden, dass die Personen, die sie erstellen, nichts übersehen.

So erhalten Sie die richtigen Antworten

Es stehen Online-Vorlagen zur Verfügung, die verschiedene Bereiche abdecken, wie die Einleitung mit den Namen und Daten der beteiligten Unternehmen und ihrer Fachbereiche. Die Vorlagen sind auf den Zweck einer Informationsanfrage ausgerichtet – nämlich das Einholen von Informationen von einer Reihe von Lieferant:innen, „die ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie erstklassige Qualität bieten und gleichzeitig in ihrer strategischen Ausrichtung zum Projekt passen“.

Im Anschluss daran gibt es einen Abschnitt darüber, wie die Befragten, also die Lieferant:innen, vorgehen sollen, an wen sie sich wenden und welche Informationen sie bereitstellen sollen, einschließlich voraussichtlicher Materialpreise und eines Zeitplans für die Lieferung.

Vertraulichkeit ist von entscheidender Bedeutung. Alle Informationsanfragen sowie jegliche Daten, die in Form einer Antwort zurückgegeben werden, sollten nicht offengelegt werden, außer sie sind Teil einer Antwort auf eine RFI.

Im Anschluss wird ein Entwurf der Informationsanfrage erstellt, fertiggestellt und an Unternehmen gesendet, die als potenzielle Lieferant:innen für das betreffende Projekt in Frage kommen.

Sie können auf verschiedenen Wegen sicherstellen, dass eine RFI so effizient wie möglich zusammengestellt wird.

Was muss ich sonst noch wissen?

Zu Beginn des Prozesses können sich Generalunternehmer:innen einen Überblick darüber verschaffen, was bereits bekannt ist und in welchen Bereichen Unsicherheit herrscht oder eine Klärung erforderlich ist.

Der ehemalige US-Verteidigungsminister Donald Rumsfeld drückte diesen Umstand einst so aus: Es gibt Dinge, die wir wahrscheinlich wissen, und Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie nicht wissen. Aber es gibt auch Dinge, von denen wir nicht wissen, dass wir sie nicht wissen.

Das kann verwirrend klingen, bedeutet aber ganz einfach, dass die Fragen, die in einer RFI gestellt werden, spezifisch sein müssen. Eine gut durchdachte Informationsanfrage kann wichtige Informationen liefern und bei richtigem Management als Grundlage für die Entwicklung eines Projektplans dienen, damit Lieferant:innen Generalunternehmen Sicherheit bieten können.

Wie in vielen anderen papierlastigen Bereichen kann auch hier durch den Einsatz digitaler Technologien Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert werden.

Bluebeam Revu hilft bei der Erstellung von Dokumentation, Markups sowie Änderungen und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, Hyperlinks zu Websites und Netzwerkdateien einzufügen oder innerhalb einer PDF-Datei auf bestimmte Seiten oder Momentaufnahmen zu springen. Zudem können Generalunternehmer:innen durch die Nutzung von Studio in Revu, der Funktion für die Zusammenarbeit, andere Projektpartner:innen zu Rate ziehen, wenn sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen. So erhalten sie Antworten und Lösungen rascher und können Informationsanfragen schneller und genauer erstellen.

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