Baudokumentation leicht gemacht: Das musst du beachten

Baudokumentation – was ist das?

Die Baudokumentation oder auch Baustellendokumentation ist ein Instrument, um alle Vorgänge auf der Baustelle später noch nachvollziehen zu können. Darin werden die täglichen Fortschritte und andere Ereignisse auf dem Bau dokumentiert. Das hilft, den Bauherren gegenüber transparent zu arbeiten und bei möglichen Streitigkeiten vor Gericht einen rechtssicheren Beweis zur Hand zu haben – vorausgesetzt, die Baudokumentation wird regelmäßig und lückenlos gepflegt.

Gründe für die Baudokumentation

Korrekt gepflegt ist die Baudokumentation ein wichtiger Nachweis bei Streitigkeiten rund um die Baustelle. Damit es jedoch gar nicht so weit kommt, bietet die Baudokumentation bereits im Vorfeld eine gute Möglichkeit, Transparenz gegenüber den Bauherren zu schaffen. Durch die lückenlose Erfassung aller relevanten Daten können Haftungsansprüche minimiert und rechtliche Auseinandersetzungen vermieden werden. Zudem unterstützt eine umfassende Baustellendokumentation die Durchsetzung von Honorar-, Schadenersatz- und Nachtragsansprüchen, wodurch sowohl die Bauherren als auch die Projektverantwortlichen abgesichert sind.

Solltest du Fördermittel für den Bau beantragen, kannst du mit Hilfe einer detaillierten Baudokumentation die Einhaltung der Förderrichtlinien nachweisen. Für die Projektverantwortlichen bietet die Baustellendokumentation außerdem die Chance, den Bau besser zu überwachen, Baumängel früher festzustellen und Prozesse zu optimieren. Die Dokumentation der Baustelle ist somit zentral für das Qualitätsmanagement, schafft Transparenz und fördert so das Vertrauen und die Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Merkmale einer guten Baustellendokumentation

Eine gute Baudokumentation ist nicht nur vollständig, sondern auch übersichtlich strukturiert und für Dritte leicht zu verstehen. Neben der Objektivität der Baustellendokumentation ist außerdem die Revisionssicherheit ein wichtiges Qualitätskriterium.

Eine digitale Baudokumentation via Software bietet dir den großen Vorteil, dass jede Änderung automatisch erfasst und nachvollziehbar dokumentiert wird. So kannst du sicher sein, dass alle Informationen und Dokumentationsunterlagen deines Baus transparent und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Welcher Inhalt gehört in die Dokumentation für den Bau?

Ein festes Muster, welche Inhalte wie in der Baudokumentation dargestellt werden müssen, gibt es nicht. In vielen Programmen für die Baudokumentation kannst du deine Dokumentation daher individuell zusammenstellen.

Um den Bauablauf zu dokumentieren, bieten sich folgende Inhalte für die Baudokumentation an:

• Bau- und Ausstattungsbeschreibung
• Sämtliche Versionen der Baupläne
• Baukostenberechnungen
• Termine und Fristen
• Entwurfs- und Ausführungsplanung
• Bautagebuch
• Arbeit an den Maschinen
• Behinderungsanzeigen
• Nachtragsmanagement
• Mängelmanagement
• Abnahme- und Übergabeprotokolle

Wenn sich zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen ergeben – zum Beispiel zu den Fristen oder Kosten – solltest du dies festhalten und auch dokumentieren, dass du die Bauherren informiert hast sowie wie diese darauf reagiert haben. Insgesamt gilt: Sämtliche Absprachen mit den Bauherren und anderen Beteiligten wie Baufirmen sollten mit Hilfe der Baudokumentation belegbar sein.

Tipp: Reichere deine Dokumentation im Bauwesen mit Fotos von der Baustelle an. So kannst du den Baufortschritt detailliert dokumentieren und potenzielle Streitigkeiten vermeiden.

Ist die Baustellendokumentation Pflicht?

Nein, eine Pflicht zur Baustellendokumentation mit allen oben aufgeführten Inhalten gibt es nicht. Einzelne Dokumentationen wie das Bautagebuch gehören jedoch zur Grundleistung nach HOAI. Dennoch ist es sinnvoll, nicht nur die verpflichtenden Teile gewissenhaft zu pflegen. Denn: Mit einer Baudokumentation sicherst du dich bei Verzögerungen oder auch im Schadenfall ab. Die Dokumentation dient notfalls als Beweis vor Gericht.

Bauleiter verantworten Bautagebuch

In der achten HOAI-Leistungsphase ist das Bautagebuch Pflicht. Als Bauleiter bist du dafür verantwortlich, dass das Tagebuch ordnungsgemäß geführt wird. Du dokumentierst darin alle Arbeits- und Entwicklungsphasen der Baustelle und kannst so die durchgeführten Arbeiten sowie den Baufortschritt nachweisen.

Dokumentationspflicht für Handwerker

Ausführende Unternehmen und Mitarbeitende stehen ebenso in der Pflicht die Vorgänge auf der Baustelle zu dokumentieren. Sie müssen zum Beispiel nachweisen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, wie viel Material dabei verbraucht wurde und welche Maschinen zum Einsatz kamen.

Um sich nicht haftbar zu machen, müssen sie außerdem Störungen rechtzeitig schriftlich melden und Bedenken vorab kundtun. Zur Dokumentationspflicht gehört außerdem die Trennung des Bauabfalls laut Gewerbeabfallverordnung.

Übergabe der Baustellendokumentation & die Zeit danach

Nicht nur das Erstellen der Baudokumentation wirft oftmals Fragen auf, sondern auch die Übergabe der Protokolle. Wir haben einige häufig gestellte Fragen für dich beantwortet.

Wann wird die Baudokumentation übergeben?

Am besten vereinbarst du am Beginn des Bauprojekts mehrere Termine zur Übergabe. So erhalten die Bauherren die Baudokumentation nach und nach entsprechend des Baufortschritts. Dies ist vor allem deshalb sinnvoll, weil verschiedene Dokumentationsunterlagen auf dem Bau wie zum Beispiel die Entwurfsplanung oder die Unterlagen zur Vergabe und zum Aufmaß zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt und benötigt werden.

Was geschieht, wenn die Baudokumentation nicht vollständig ist?

Wenn die Baudokumentation nicht vollständig ist beziehungsweise nicht den vertraglich geregelten Inhalt behandelt, kann das Honorar der bauleitenden Architekten oder Bauleiter gemindert werden. Die Bauherren können sogar Schadenersatzansprüche geltend machen.

Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?

Nach Abnahme der Leistung sollte die Baustellendokumentation mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden, also der Gewährleistungszeit entsprechend.

Wieso ist digitale Baustellendokumentation sinnvoll?

Damit die Baudokumentation nicht zu zeit- und arbeitsaufwändig wird, kannst du entsprechende Softwarelösungen verwenden. Der Vorteil der digitalen Baudokumentation:

• Die Datenerfassung ist deutlich schneller als mit Stift und Papier.
• Die Software übernimmt Wetterdaten und Co. automatisch.
• Dank Pflichtfelder gehen keine wichtigen Informationen verloren.
• Du hast die Möglichkeit, Fotos, Videos und Sprachnotizen zu hinterlegen.
• Wichtige Protokolle kannst du mit wenigen Mausklicks ausgeben lassen.
• Via Mail kannst du die Daten auch mit Dritten teilen.
• Die Baustellendokumentation funktioniert von überall unterwegs mit Smartphone und Tablet oder im Büro am Computer.
• Durch die Gerätesynchronisation bist du immer auf dem aktuellen Stand und hast alle Daten im Blick.

Übrigens: In unserem Artikel „Bauleiter-Apps: Die 5 besten Apps für die digitale Bauleitung“ stellen wir dir neben dem Bautagebuch auch noch viele weitere praktische Tools für die Baustelle vor.

So unterstützt Bluebeam die digitale Baudokumentation

Revu als Software für digitale Baudokumentation erlaubt dir nachvollziehbar die Vorgänge auf der Baustelle zu erfassen, Berichte im Dokumentenmanagementsystem zu ordnen oder Mängellisten in Dateiformaten wie Excel oder PDF ausgeben zu lassen – und das von überall aus, egal ob am Tablet auf der Baustelle oder im Büro am Computer.

Nutze die Möglichkeiten zur Video- und Fotodokumentation und zum Hinterlegen von Sprachnotizen. Zur besseren Visualisierung der Vorgänge auf dem Bau kannst du direkt in die Baupläne Markierungen einpflegen, die wiederum in der Mark-up-Liste kommentiert und mit einem Status versehen werden.

Als umfangreiches Kollaborationstool kannst du mit der Studio-Funktion zeitgleich Baupläne bearbeiten und dich über einen Chat austauschen. Oder aber du nutzt die Funktion, mit Dritten über wenige Mausklicks Dokumente per Mail zu teilen. So kannst du deine digitale Baustellendokumentation einfach für alle relevanten Personen zugänglich machen.

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