Fordelene ved Bluebeam for byggeri i den offentlige sektor
Bluebeam giver teams fleksibilitet til at arbejde sammen hvor som helst i verden under hele projekterings-, bygge- og overdragelsesprocessen. Den private sektor i Storbritannien har brugt disse værktøjer i nogen tid. Men hvad er fordelene ved at bruge Bluebeam til byggeprojekter i den offentlige sektor? Hvordan kan systemet forbedre funktioner og praktiske aspekter hos lokale myndigheder?
For at få indblik heri har Bluebeam-bloggen Built henvendt sig til byen Hendersons Development Services Center (DSC) i det sydlige Nevada lige uden for Las Vegas, som har brugt Bluebeam Revu i vid udstrækning siden 2020.
Henderson har næsten 350.000 indbyggere og ligger i den sydlige del af Las Vegas-dalen. Der er 69 byparker, en række kommunale golfbaner, adskillige offentlige skoler, biblioteker, fritidscentre og kulturelle faciliteter.
DSC består af ni forskellige afdelinger for sagsbehandling: byggeri, brandsikkerhed, udvikling af lokalsamfundet, zoneinddeling, vandforsyning, trafik, oversvømmelser, vejrettigheder og parker.
Built har talt med Christopher “Topher” Barnes, lederen af DSC, for at finde ud af, hvordan hans team kom til at arbejde med Bluebeam Revu, og hvilke fordele det har givet hans organisation.
Built Blog : Hvad laver DSC?
Barnes: DSC er stedet, hvor de, der ønsker at bygge i Henderson, kan få svar på alt, uanset om det drejer sig om et boligprojekt eller et stort erhvervsprojekt. Det dækker også ting som terrasser, pools og mure.
Hvis du ønsker at bygge, er det os, du skal henvende dig til. Vi tager os af godkendelsen, vi ser på dine planer, vi gennemgår dem med hensyn til sikkerhed og overholdelse af zonebestemmelser og meget mere end det.
Når dine planer er godkendt, inspicerer vi dit projekt, mens det bygges, og igen når det er færdigt, for at sikre, at de godkendte planer stemmer overens med det, der er blevet leveret.
Built Blog: Hvad var det oprindelige problem, som du håbede at kunne løse ved at bruge Bluebeam Revu?
Barnes: Vi ønskede at gå over til at gennemgå planer elektronisk. Vi gjorde allerede tingene meget effektivt på papir, men der var en masse papir at håndtere. Vi har brug for op til 10 forskellige kopier, og hvert tegningssæt er nogle gange på over 100 sider. Vi begyndte at undersøge muligheden for at anvende elektronisk gennemgang omkring 2014-2015. Vi kiggede på et par muligheder, men da vi skiftede til et nyt godkendelsessystem, stod valget af Bluebeam helt klart.
Built Blog: Hvorfor valgte I Bluebeam?
Barnes: Der var et par stærke kandidater, ikke mindst på grund af de begrænsninger, som vi oplevede med vores daværende software til godkendelser. Men da vi flyttede over til et nyt softwaresystem, kiggede vi på de tilgængelige værktøjer og så, hvordan Bluebeam var så bredt anvendt af mange andre mennesker, der bruger software til markering, og vi indså, at det hurtigt vandt indpas over hele linjen. Og så sagde softwareleverandøren, at de var ved at designe deres system med Bluebeam i tankerne.
Omkostningerne ved at implementere Bluebeam, lige fra professionelle tjenester til nem tilgang til uddannelse og anvendelse, blev også overvejet. Alle, som vi præsenterede det for, fandt det langt mindre kompliceret at lære samt at anvende. Vi mener, at Bluebeam er det bedste match til at skabe et samarbejdsmiljø for alle interne sagsbehandlere. Vi gennemgår alting i takt. Vores bygnings-, brand-, oversvømmelses-, trafik-, park-, vej-, vand- og forsyningsmyndigheder samt vores planlægning og zoneinddeling gennemgår alle en plan på samme tid.
Built Blog: Hvor lang tid tog det jer at finde ud af, hvad I ville bruge Bluebeam til? Og hvor lang tid tog det jer så at implementere?
Barnes: Vi havde allerede været igennem en masse vokseværk i 2004-2005 i forbindelse med at samle alt under én vision med vores udviklingsservicecenter. Men det er ikke så nemt, som det lyder, at få software til at efterligne det. Vi vidste tidligt, at vi ønskede at foretage en elektronisk plangennemgang, men der var en del modstand. Mange mennesker elsker papir. Vi var nok et år inde i et pilotprojekt, og vi havde allerede udviklet nogle enkle arbejdsgange, som vi ønskede at bruge. Vi brugte visse godkendelsestyper til at gøre det for at fremhæve de problemer, som vi ville støde på ved at gå fra papir til elektronisk. Meget af det drejede sig om kommunikation snarere end om Bluebeam. Når vi f.eks. gjorde noget, hvordan ville vi så fortælle, at vi havde gjort det? Og hvordan vidste kunden, hvor han eller hun kunne finde informationerne?
Da COVID-19-pandemien ramte os, havde vi allerede gjort en del benarbejde. Så snart folk kom til os i DSC og sagde, at de havde brug for en måde at gennemgå planer på, men ikke fysisk, fik vi løst det på fire dage. Vi havde allerede et pilotsystem på plads, og det skal mit team have ros for. Kunderne var straks åbne over for det, og det samme var sagsbehandlerne. Vi vidste, at kommunikationsplanen ville være afgørende, ligesom uddannelse og tilvænning af alle til det, der i sidste ende var en ny proces. Jeg sagde til mit team: “Nødvendighed er måske årsagen til opfindelser, men en krise sætter en stopper for enhver tøven”. Og fordi vi var nødt til det, gjorde vi det. Hvis der var noget positivt ved pandemien, så var det, at de sædvanlige hindringer for forandring let blev fjernet.
Built Blog: Var uddannelse vanskeligere på grund af pandemien?
Barnes: Det var udfordrende, men teamet kom igennem det. Jeg forlod aldrig kontoret, for jeg var der for at sikre, at alle kunne holde kontakten. Som jeg sagde, havde vi haft et lille pilotprogram med Bluebeam, og før vi gik over til at arbejde hjemmefra, tilbød vi en indledende uddannelse, som mange af sagsbehandlerne deltog i, fordi de gerne ville vide, hvordan de skulle bruge softwaren, så vi hyrede en tredjepartskonsulent til at undervise. Og denne tredjepartskonsulent udviklede også standardiserede værktøjskasser og stempler til alle. Så vi siger, at vi fik det i gang på fire dage, hvilket lyder fantastisk, men der var blevet gjort en del forarbejde i forvejen som forberedelse til vores endelige overgang.
Built Blog: Hvordan arbejdede jeres team sammen, da Bluebeam blev implementeret, for at finde den rigtige arbejdsgang?
Barnes: Vi havde allerede en god arbejdsgang. Men vi har oprettet et udvalg for elektronisk plangennemgang, som mødes hver anden uge for at drøfte, hvordan elektronisk plangennemgang har ændret vores liv. Med Bluebeam behøver vi ikke at tjekke, hvor planerne befinder sig, fordi vi ved, hvor de er. Så længe du har godkendelsesnummeret eller sporingsnummeret, ved du præcis, hvor de befinder sig. De er præcis, som du forlod dem. Det sparer en masse tid.
Built Blog: Hvordan har brugen af Bluebeam forbedret samarbejdet på tværs af interessenter, enten internt eller eksternt?
Barnes: Bluebeam har givet os et virkelig godt samarbejdsværktøj, som ikke var tilgængeligt, da vi arbejdede med papirplaner. Kunderne siger, at de kan lide det. Bluebeam har gjort plangennemgang superenkelt for tredjepart. Når du arbejder i Studio-sessioner, sender du bare sessionsnummeret i stedet for de fysiske filer. Så længe folk er inviteret til det, kan de gennemgå det. Det er ligesom at have dem på kontoret. Det havde vi ikke før. Førhen, med papir, gav kunderne os planerne, vi tjekkede dem, pakkede dem og sendte dem til Californien eller det sted, de skulle sendes hen. Og så blev de til sidst sendt tilbage til os. Det skabte en enorm forsinkelse for vores kunder, som vi ikke kunne undgå. Og Bluebeam har løst problemet. Tænk på omkostningsbesparelser og den positive miljøpåvirkning i form af mindre papir og mindre brændstof.
Built Blog: Har det været nemt at acceptere Bluebeam på baggrund af disse faktorer?
Barnes: Vi havde nogle plansagsbehandlere, som jeg troede ville være længe om at tage systemet til sig, eftersom de ikke var så begejstrede for det i den tidlige pilotperiode. De kan virkelig godt lide fysiske planer, bladre i dem og se alting. Nogle af dem havde store planer og undersøgelser kørende, og de meddelte, at elektronisk gennemgang ikke var egnet til god plangennemgang, og at de derfor ikke kunne gøre det. Men da vi først gav dem de rigtige skærme på deres kontorer, blev de hurtigt vant til det. Nu ville jeg ikke kunne få de samme personer til at røre papir igen.
Built Blog: Hvilke resultater har du set, siden I implementerede Bluebeam? Hvordan ser I nu tilbage på implementeringsrejsen?
Barnes: Jeg synes, at rejsen gik meget hurtigt. Vi lærte en masse ting, som vi ikke havde tid til at lære, i den forstand at tingene skulle kommunikeres ud, og vi skulle finde ud af, hvordan vi kunne gøre processen bedre. Vi indbyggede en masse trin i arbejdsgangene for at sikre, at vi ikke overså noget, så intet gik galt.
Hvad angår resultater, har vi i de sidste to år, selv under pandemien, opnået et rekordstort antal godkendelser og plangennemgange. Og jeg kan ikke lade være med at tro, at elektronisk gennemgang, fordi det er så simpelt, har haft noget at gøre med det, bare med hensyn til hvordan kunderne kommer til os. En kunde behøver aldrig at køre over til os for at aflevere noget. De ansøger elektronisk via vores system. De kan betale deres gebyrer elektronisk. De indsender deres planer, vi behandler dem, vi videresender dem elektronisk, og de bliver gennemgået elektronisk. De bliver stemplet, de bliver sendt ud, og inspektørerne kan se planerne elektronisk på deres udstyr i marken. Så bliver det ikke enklere.
BLUEBEAM REVU BESPARELSESRESULTATER FOR BYEN HENDERSONS DSC
I de seks måneder frem til udgangen af august 2020 resulterede gennemførelsen af en model til elektronisk indsendelse af planer til Henderson Development Services Center i betydelige besparelser for byen.
Besparelser på benzin til transport af fysiske dokumenter resulterede i en anslået besparelse på over 34.500 liter – over 5700 liter om måneden – med en samlet økonomisk besparelse på 20.998 USD (i 2020-priser), ca. 3.500 USD om måneden.
Der blev sparet omkring 12,2 tons papir ved ikke at udskrive fysiske planer i løbet af de seks måneder, hvilket svarer til to tons om måneden, og 293 træer blev reddet fra at blive omdannet til papir, eller 49 træer hver måned.
Hvis man ekstrapolerer disse tal til besparelser frem til udgangen af november 2022, vil byen Henderson have sparet anslået over 214.000 liter benzin eller 130.187 USD på brændstofomkostningerne (baseret på 2020-priserne på 2,29 USD pr. gallon). Og 54 tons papir er blevet sparet, hvilket har betydet, at 1323 træer ikke er blevet fældet. Det er en betydelig besparelse for en kommune, der går fra papir til digital administration samtidig med, at den forbedrer sine processer for interessenterne, har en positiv indvirkning på lokalsamfundet og hjælper lokalområdet med at blive et godt sted at bo. Få mere at vide om, hvordan vores software kan øge effektiviteten for byggeri i den offentlige sektor.
