Byggeorganisationer over hele verden har ændret deres tilgang til dokumenthåndtering og kommunikation. Den nye generation af teknologi til samarbejde, der er specielt designet til industrien og leverer et højere effektivitetsniveau og mere værdi, har ændret den måde, virksomheder fungerer på for evigt.
Den daglige proces for deling af information er anderledes med digitale værktøjer. Alt fra kommunikation af fremskridt på byggepladsen til deling af plandokumenter med underleverandører er nu forenklet og strømlinet med betydelige effektivitetsmæssige fordele.
Hvad gør digitalt samarbejde anderledes?
Før du dykker ned i den specifikke bedste praksis omkring digitalt samarbejde, er det værd at bemærke, hvordan teknologien fungerer, og de nye muligheder, den leverer. På trods af at virksomheder kan erstatte deres fysiske optegnelser med digitale værktøjer, er overgangen til digitalt samarbejde mere end blot det at flytte fysiske arkivskabe til en computer.
De vigtigste begreber forbundet med digitale samarbejdsværktøjer omfatter:
Ikke mere dobbeltarbejde: En af de væsentlige egenskaber hos digitale samarbejdsværktøjer er, at de giver alle interessenter mulighed for at arbejde på delte kopier af dokumenterne. Dette betyder mindre arbejde forbundet med at administrere flere kopier af filer og reduceret potentiel forveksling med forældede dokumentversioner.
Opdateringer i realtid: Muligheden for straks at kommunikere opdateringer og ændringer kan udrette mere end blot at forenkle fillagring og forhindre forveksling. Dette sikrer også, at alle teams – uanset om de er på byggepladsen, på kontoret eller arbejder eksternt – har øjeblikkelig adgang til de nyeste oplysninger, hvilket øger effektiviteten i arbejdsgangene.
Understøttelse af specialiserede dokumenter: De dokumenter, der er nødvendige på et byggeprojekt, er mere omfattende end de standardtyper, der anvendes i den generelle industri. BIM (Building Information Modeling)-filer, herunder markerede 3D-plandokumenter, kan udgøre rygraden i et effektivt projektsamarbejde. Software, der er udviklet specielt til byggebranchen, understøtter disse dokumenter.
Med disse funktionelle muligheder har brugere på alle niveauer i byggevirksomheder mulighed for at forbedre deres oplevelse, forudsat at de gør brug af teknologien.
Hvordan kan brugerne maksimere fordelene ved digitale samarbejdsværktøjer?
Virksomheder, der virkelig gør digitale samarbejdsværktøjer til en del af deres arbejdsgange, vil opleve fordelene i form af daglig værdi og proceseffektivitet. Denne transformation sker dog ikke automatisk. Lederne i disse byggeorganisationer skal forstå, hvordan de får mest muligt ud af deres nye teknologiske værktøjer.
Følgende er nogle af de metoder, som byggevirksomheder kan anvende, når de er gået over til digitale samarbejdsværktøjer:
Uddan alle brugere
Selv om de bedste samarbejdsværktøjer til byggebranchen i dag er brugervenlige, betyder det ikke, at medarbejderne forstår, hvordan de skal bruge de funktioner, der er relevante for deres specifikke roller. Derfor er uddannelse en vigtig del af implementeringen.
Organisationer bør ikke kun uddanne eksisterende brugere i ny software under implementeringen, men de bør også indarbejde uddannelse i teknologi i deres indkøringsproces. Når alle medarbejdere – nye og gamle – forstår softwaren, er det mindre sandsynligt, at folk vil styre uden om softwaren og bruge ineffektive metoder til dokumentdeling.
Mål brugen og resultaterne – og gentag dem
En af fordelene ved at bruge digitalt samarbejde er, at disse værktøjer konstant producerer data. Disse oplysninger kan fortælle tilsynsførende, hvordan deres teammedlemmer drager fordel af softwaren, og hjælpe dem med at afgøre, om noget kunne forbedres.
Udrustet med nøjagtige data er det muligt at gentage og implementere nye funktioner eller træningsprogrammer for at sikre, at der er effektive arbejdsgange, som virkelig udnytter samarbejdsteknologien. Hvis f.eks. arbejdsgrupperne på byggepladsen ikke bruger løsningen, er det værd at spørge hvorfor og arbejde på at øge deres deltagelse.
Byd alle velkommen i systemet, inklusive underleverandører
Når det maksimale antal interessenter bruger en samarbejdsløsning, kan værktøjet leve op til sit potentiale. Når alle relevante parter kan bidrage med noter og kommentarer til vigtige dokumenter, f.eks. BIM-planer, kan virksomhederne opnå hurtige og problemfri arbejdsgange i deres opgaver.
Digitale samarbejdsværktøjer, der er udviklet til byggebranchen, giver brugere uden for organisationen mulighed for nemt at oprette konti og arbejde med relevante oplysninger. Dette er en vigtig overvejelse i branchen, som er afhængig af underleverandører og tredjeparter. Da disse forbindelser ændrer sig fra job til job, skal der være en enkel proces at indkøre nye brugergrupper i systemet.
Sørg for, at alle niveauer i virksomheden accepterer det nye system
For at gøre en samarbejdsløsning til en central, værdiskabende del af virksomhedens teknologiske fodaftryk er det vigtigt, at lederne i byggebranchen er synlige i deres opbakning til implementeringen. Når lederne har klare budskaber omkring den nye teknologi, hjælper det løsningen med at slå igennem.
Andre vigtige overvejelser omfatter at tilskynde medarbejderne på byggepladsen til at bruge teknologien. Selv om disse medarbejdere måske har systemer til informationsdeling og registrering, der går flere år tilbage i tiden, er det værd at bryde disse vaner og erstatte de gamle metoder med moderne samarbejdsteknologi.
Hvordan ser fremtiden ud for digitalt samarbejde i byggebranchen?
Øget brug af digitale samarbejdsværktøjer bør være en prioritet for alle byggefirmaer. Selv om branchen historisk set har været langsom til at omstille sig og tage ny teknologi i brug, har det aldrig været nemmere at implementere sådanne værktøjer.
Og efterhånden som det teknologiske fremskridt fortsætter generelt, vil digitale byggeværktøjer kun stige i værdi, da deres brugsmuligheder udvides, og de effektivitetsmæssige gevinster, de giver, gør deres investeringsafkast uvurderligt.
