En arbejdsgang til dokumentstyring for det moderne byggeprojekt

Pablo Giraldo fra Walsh Group har indført en gennemprøvet digital arbejdsgang til dokumenthåndtering, der organiserer og strømliner tidligere papirbaserede processer i den moderne tidsalder.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration af Ed Mann

De fleste byggeprojekter er kæmpestore opgaver. Hele teams af arkitekter og ingeniører arbejder utrætteligt med at forberede store mængder projekteringsdokumenter, før disse til sidst ender på en byggeplads, hvor bygningsarbejderne knokler for at gøre tegningerne til virkelighed ned til mindste detalje.

Den teknologiske udvikling i byggebranchen har gjort den vanskelige opgave med at styre strømmen af så store mængder projektdokumenter lettere. Når de første tegninger er lavet, skal der foretages flere revisionsrunder blandt forskellige projektinteressenter, inden tegningerne til sidst sendes ud til byggepladsen, hvor der kan forekomme endnu flere revisioner, efterhånden som der opstår nye udfordringer.

Pablo Giraldo er assisterende byggeteknisk chef hos The Walsh Group i Atlanta i Georgia og er en blandt flere entusiastiske og teknologisk kyndige fagfolk i byggebranchen, der har taget den digitale transformation til sig. Giraldo har brugt meget tid, herunder gennem sin egen voksende YouTube-kanal, og har fundet ud af, hvordan han kan lykkes med digital transformation af dokumentstyring på sine projekter.

Her er et resumé af, hvordan Giraldo klarer dokumentstyringen ved hjælp af de forskellige værktøjer i Bluebeam Revu. Dette er baseret på hans nylige præsentation i forbindelse med Bluebeams igangværende virtuelle begivenhedsserie

Opret Sets 

Det første, Giraldo gør for at starte sin arbejdsgang til dokumenthåndtering, er at oprette dokumenter i Sets i Revu.

Sets giver Revu-brugere mulighed for at åbne en samling af tegningsdokumenter, som om de var én enkelt fil. Siderne i et Set er organiseret i en bestemt og sorteret rækkefølge, herunder eventuelle revisioner. Sets giver i sidste ende brugerne mulighed for at navigere gennem flere filer i Revu, som om der var tale om ét enkelt dokument.  

Når det seneste Set udgives, får de, der arbejder på byggepladsen, mulighed for hurtigere at indlæse filer. Desuden har det banet vejen for et indtjeknings-/udtjekningssystem, som giver brugerne mulighed for, at én person ad gangen tjekker et dokument ind eller ud.  

Batch Link  

Dernæst Batch Link’er Giraldo sit Set. Batch Link i Revu opretter automatisk navigationshyperlinks inden for en bestemt gruppe dokumenter baseret på brugerdefinerede kriterier. Batch Link, som kun er tilgængelig i eXtreme-udgaven af Revu, kan køres på flere PDF-filer eller en enkelt PDF med flere sider. 

“Det er nyttigt, når man gennemgår tegningerne og let kan bladre frem og tilbage gennem forskellige dokumenter,” siger Giraldo. 

Dette er særligt en hjælp for dem, der arbejder på byggepladsen, fortæller Giraldo, da de kan skifte mellem forskellige dokumenter på deres iPads og se på forskellige områder på tegningerne, efterhånden som de finder vigtige detaljer, mens de arbejder med byggeriet.   

Hyperlinkede tegninger 

Ud over at Batch Link’e Sets af dokumenter bruger Giraldo ofte hyperlinks i de forskellige dokumenter som en anden metode til at give dem, der arbejder på byggepladsen, og øvrige samarbejdspartnere en nemmere måde at finde og få fat i vigtige projektoplysninger under arbejdet.  

Links, som kan placeres på hvad som helst i en PDF-fil, herunder markeringer, kan være alt fra at linke til andre projektdokumenter til at henvise til websteder og anden vigtig, tilgængelig information på nettet.   

Udgivelse  

Når Giraldo har oprettet alle sine dokumentsæt i Sets, Batch Link’et og oprettet hyperlinks til andre dokumenter eller ressourcer i dokumenterne, er det blevet tid til at udgive Sets’ene og sende dem ud til dem, der arbejder på byggepladsen. Ude i felten bruger medarbejderne så Bluebeam-appen på iPads til at synkronisere de nyeste Sets af dokumenter til at slå op i og arbejde ud fra, når de er på byggepladsen.  

Hver gang en medarbejder på byggepladsen kan oprette forbindelse til internettet, enten via wi-fi eller en mobilforbindelse, kan vedkommende trykke på “Synkronisering” i Bluebeam-appen. Derefter downloader alle dokumenterne automatisk det nyeste sæt tegninger, siger Giraldo.  

Oprettelse af kontrolpanel 

En af de effektive måder at hjælpe alle, der samarbejder om dokumenter, uanset om det handler om ingeniørerne på kontoret, der skal godkende tegninger, eller arbejderne på byggepladsen, der skal implementere dem, er at oprette et digitalt projektkontrolpanel i Revu. Digitale kontrolpaneler er hyperlinkede, knapaktiverede PDF-filer, der kan konfigureres og designes på en måde, så brugerne får et enkelt referencepunkt for alle projektdokumenter og -ressourcer, hvilket mindsker behovet for, at alle er nødt til at navigere gennem komplekse mappestrukturer for at finde dokumenterne. 

Giraldo forklarer, at når han først har gennemført ovenstående trin, opretter han til sidst to projektkontrolpaneler, ét til de medarbejdere, der bruger dokumenterne på kontoret, og et andet til medarbejderne i marken. Kontrolpanelet til medarbejdere på kontoret er lidt mere udbygget med flere knapper, der linker brugerne til nøgledokumenter og -ressourcer. Kontrolpanelet til medarbejderne på byggepladsen er knap så detaljeret, hvilket giver dem en enkel og brugervenlig grænseflade, eftersom de har brug for at gennemgå dokumenterne, mens de arbejder på hektiske byggepladser. 

Oprettelse af Studio-grupper 

Studio, som byder på dokumentstyring og samarbejdsfunktioner i realtid, er et andet værktøj, som Giraldo bruger på sine projekter. Oprettelse af grupper i Studio giver administratoren – i dette tilfælde Giraldo – mulighed for at tildele forskellige brugere adgang til forskellige dokumenter inden for Studio-projektet samt mulighed for at samarbejde om dokumentgennemgang i Studio-sessioner.  

Brugere kan have tre adgangsniveauer i Studio: læse, læse/skrive og læse/skrive/slette. “Det kan bruges som en server,” siger Giraldo om Studio-projekter, selvom de fleste større virksomheder alligevel opbevarer deres filer andre steder. “Jeg har oplevet små virksomheder, der forlader sig fuldt ud på Studio-projekter til deres dokumentstyring.”

Bluebeam til iPad

Et stort plus for Giraldos implementering af dokumentstyring på sine projekter har været brugen af iPads på byggepladsen. Ud over at give medarbejderne i marken adgang til at se projektdokumenterne, næsten som sad de og så dem på en stationær computer på kontoret, er Revu til iPad særligt genial, når det kommer til projektregistrering, fortæller Giraldo.

Ydermere har Giraldo brugt tablets i marken til at tage billeder af det færdige arbejde, som gemmes i dokumentet, således at medarbejderne på tegningerne kan se projektelementer blive installeret, efterhånden som byggeriet skrider frem. Giraldo er også blevet glad for at tage mundtlige noter ved hjælp af lydoptagelsesfunktionen i iPad-appen, så han kan lave bemærkninger om visse markeringer på tegningerne, når han er ude på byggepladsen.

Registrering af arbejde med statusser 

Sidst, men ikke mindst, indeholder Annotationslisten i Revu en statuskolonne, der giver Giraldo og andre brugere mulighed for at registrere, hvordan forskellige projektelementer skrider frem. Desuden efterfølges statuskolonnen af en farvekolonne, der giver brugerne mulighed for at farvekode forskellige statusser.

På et netop afsluttet projekt havde Giraldo for eksempel tre forskellige statusser, der viste, hvilket stadie en række forudstøbte paneler var på: bestilt, leverede, installerede. For at angive en status kan brugerne højreklikke på en markering, klikke på “Angiv en status” og derefter vælge projektelementet. Dette kan gøres både ude i marken på en tablet og på et kontor på en computer.  

Strømlinet effektivitet

Samlet set har denne arbejdsgang til digital dokumentstyring hjulpet Giraldo og resten af hans projektteam med at skære ned på udskrivning og brug af papirdokumenter, hvilket tidligere ofte førte til forvirring og rod på byggepladserne. Det har også hjulpet medarbejderne på byggepladserne med at være mere effektive, siger Giraldo, da de ikke længere behøver at finde og kigge i en masse ruller papir.

Takket være disse værktøjer leveret af Revu og takket være indsatsen fra byggefagfolk som Giraldo, der er villige til at lede efter forbindelseselementerne under oprettelsen af en fuldt funktionel digital arbejdsgang til dokumentstyring, får medarbejderne et eksempel på, hvordan man gemmer, organiserer, registrerer og finder vigtige projektdokumenter og ressourcer digitalt. Dette gør det nemmere at håndtere dokumentstrømmen fra kontoret og ud til byggepladserne.   

Se, hvordan denne projektberegner optimerer sin dokumentstyring for at spare både tid og penge.