digitale signaturer

Digitale signaturer, dokumentcertificeringer og elektroniske signaturer: Hvad er forskellen?

Efterhånden som byggefagfolk i stigende grad bruger digitale certificeringer til at godkende officielle projektdokumenter, skal de huske på, at der er vigtige forskelle mellem signaturtyperne
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration af Dalbert Vilarino

Platforme til digital dokumentdeling og samarbejde som Bluebeam Revu har gjort det muligt for fagfolk i byggebranchen at oprette, gennemgå og certificere tegninger i et fuldkomment digitalt miljø samt at administrere kontrakter, tilbud og rapporter.

Men nu, hvor branchefolk i stigende grad underskriver på den digitale stiplede linje, hvordan ved man så, hvilke dokumenter og tegninger der er sikre og troværdige? Og hvad mere er, hvordan fortæller du dine partnere og kunder, at de kan stole på dine dokumenter og tegninger?

Der er tre typer af ægthedsniveauer indenfor håndtering af PDF-filer ifølge Matt Beaumont, der er teknisk kontoadministrator hos Bluebeam, og nogle af dem indeholder samme elementer, hvilket kan gøre det noget forvirrende at vide, hvornår man skal bruge hvad.

  • Elektroniske signaturer
  • Digitale signaturer
  • Dokumentcertificeringer

“Elektronisk signatur og digital signatur er to forskellige versioner af den samme type funktion,” siger Beaumont. “Man kan opfatte elektroniske signaturer som en paraplybetegnelse for det, at nogen underskriver noget digitalt og anvender noget for at repræsentere sin identitet i en digital fil. Digitale signaturer er en version af en elektronisk signatur – men med mere avancerede muligheder.”

Her er en mere detaljeret oversigt over hver af dem.

Elektroniske signaturer

Elektroniske signaturer defineres som en lyd, et symbol eller en proces, der er knyttet til eller logisk forbundet med en kontrakt eller et andet dokument, og som udføres eller vedkendes af en person med det formål at underskrive dette dokument.

Det er en masse juridiske ord, der blot betyder, at det er enhver lyd eller symbol, der giver godkendelse til at gå videre i en digital proces. Det kan være så simpelt som at sige “ja” til en telefon, mens du navigerer i en automatiseret menu, eller klikke på en boks for at godkende et websteds cookiepolitik, før du fortsætter, eller endda et scannet billede af en rigtig underskrift. Det kan dog også være en bindende kontrakt om et tilbud, som din virksomhed nu er ansvarlig for at opfylde, og det er her, digitale signaturer bliver vigtige.

Digitale signaturer

Ifølge Beaumont “anvendes en digital signatur ved hjælp af et digitalt ID, der er unikt for underskriveren, og digitale signaturer bruger kryptering til at validere dokumentets ægthed. Bag denne signatur er der et digitalt ID, og det digitale ID er noget, der kan bruges til at bekræfte underskriverens identitet.”

Med andre ord er en digital signatur specifik for ét enkelt individs identitet, nemlig underskriverens. Selvom du underskriver i et andet navn end dit eget på en digital kontrakt, placeres den digitale signatur af din computer og er knyttet til din identitet.

For fagfolk i byggebranchen bruges digitale signaturer oftest til:

  • Projektgranskning
  • Gennemgang af dokumenter til forelæggelse
  • Tilbudssæt (tilbudsgivere benytter mængdeberegningsmarkeringer)
  • Byggesæt

I alle disse processer angiver digitale signaturer præcis, hvem der foretog hvilken handling og hvornår. Dette skyldes delvist det indlysende behov for at holde styr på arbejdet udført af forskellige fagfolk og teams, men også for at beskytte alle på et projekt mod forvirring og endog bedrageri.

Digitale certificeringer

Men hvad er forskellen mellem digitale signaturer og dokumentcertificeringer så?

Beaumont beskriver forskellen som en proces. Digitale signaturer og digitale certificeringer er “lidt ligesom æbler og pærer – det er to forskellige arbejdsgange, der bruger de samme muligheder.”

Selvom digitale signaturer og dokumentcertificering begge hver især er krypteret med det samme digitale ID for den person, der anvender sin underskrift eller certificering, beskriver Beaumont dokumentcertificering som det, man bruger til “ægthed, integritet og for at sikre, at et dokument er officielt – det har lidt mere vægt i den forstand, at det vil begrænse dokumentets muligheder, efter det er blevet certificeret.”

Dokumentcertificering bruges almindeligvis til:

  • Betalte fakturaer
  • Officielle formularer og ansøgninger
  • Juridiske og økonomiske dokumenter
  • Lægejournaler og udskrifter

Når først et dokument er certificeret, skaber det visse begrænsninger for dets anvendelse. Der er muligvis udfyldningsformularer eller digitale signaturfelter på et certificeret dokument, og andre kan stadig tilføje noter eller andre markeringer, men det er ikke reelle ændringer af det certificerede dokument.

Og hvis man opretter et digitalt dokument, som man vil have, at andre skal bruge en digital signatur på, f.eks. en kontrakt eller et tilbud, skal dette underskriftsfelt placeres, inden dokumentet certificeres. Brugerne kan dog ikke ændre det faktiske indhold, indsætte eller udtrække sider eller sætte certificerede dokumenter sammen.

Digitale signaturer og certificeringer og, på et overordnet plan, elektroniske signaturer kan virke, som om de er forskellige måder at beskrive samme begreb på – men det er ret forskellige fagudtryk.

Mængdelink i Bluebeam Revu

Her er de fem bedste grunde til at bruge Mængdelink i Revu.