Byer og kommuner, der ændrer deres proces for byggeansøgninger fra papir til digital, har meget at se frem til.
Flytning af den papirbaserede proces med granskning og godkendelse af plantegninger for lokale byggeprojekter kan forbedre effektiviteten i den digitale æra. Men det betyder ikke, at overgangen fra papir til digital altid er let. Der er mange overvejelser – og nogle af dem ikke så indlysende – der skal tages i betragtning, når man flytter processen til granskning af plantegninger fra papir til digital ved hjælp af Bluebeam.
Uanset om der skal godkendes plantegninger for et enfamiliehus eller en enorm skyline-definerende skyskraber, er der flere procesorienterede tips, som byerne bør følge for at sikre en jævn overgang til digital.
Her er fire ting, som byer og kommuner bør overveje, når de foretager deres transformation fra papir til digital byggeansøgning.
Udpeg en leder
Uanset størrelsen på Byg og Miljø-afdelingen i byen eller kommunen er det afgørende, at der er nogen i afdelingen, der leder indsatsen internt, når man forbereder sig på en papir-til-digital-transformation med Bluebeam. Denne person, som typisk er en person, der som minimum har en beskeden erfaring med at bruge Bluebeam, vil fungere som bindeled mellem byen eller kommunen og Bluebeams implementeringsteam.
Ved at kanalisere kommunikationen gennem en intern person afhjælper man potentielle forhindringer i processen med at få resten af afdelingen i gang med at bruge Bluebeam. Det hjælper også de andre medarbejdere at have en intern “ekspert” at gå til, når der opstår lettere spørgsmål.
Overvej processen, ikke kun softwaren
Bluebeam Revu er en ekstremt formbar software, som brugerne kan tilpasse, så den passer til deres specifikke behov. Så når man forbereder sig på at bruge Bluebeam til at ændre processen til granskning af byggeansøgninger til at være digital, er det vigtigt at overveje arbejdsgangen først og derefter, hvordan Revu passer ind i den.
Heldigvis kan Bluebeams professionelle serviceteam hjælpe med at tilpasse Revu til hver enkelt bys særlige arbejdsgang. Forberedelse af dokumenterne forud for den officielle godkendelsescyklus i Revu – via softwarefunktioner som sideetiketter, OCR og Batch Link samt opsætning af en Studio-session – kan gøre den overordnede overgang meget lettere at fordøje.
Gør overgangen enklere
Forandring er svær. Hver medarbejder vil gå til digitaliseringen på forskellig måde, fra berøringsangst over for teknologi til erfaring med digitale værktøjer. Derfor bør byer og kommuner, der digitaliserer deres byggeansøgningsproces, arbejde på at forenkle processen ved hjælp af Revu så meget som muligt. Start i det små ved at fokusere på de nemme sejre, der gavner hele afdelingen. Når deres viden om Revu øges, kan man tilføje mere dybdegående elementer.
Begynd med funktioner som Profiler og Værktøjssæt i Revu for at tilpasse og standardisere arbejdsgangen for godkendelsesprocessen, så det bliver så nemt som muligt for de involverede.
Med profiler kan byer og kommuner fjerne værktøjslinjer og ikoner på panelerne i Revu, som ikke er nødvendige. Dette gør Revus grænseflade enkel og ren og nemmere at bruge for medarbejdere og samarbejdspartnere.
Værktøjssæt giver mulighed for at oprette brugerdefinerede værktøjer i Revu for hver afdeling, der gransker dokumenterne, og der kan fastsættes forskellige farver for at skelne mellem hver afdelings værktøjer. Derudover kan du oprette værktøjer i Revu, der indeholder almindeligt anvendte kommentarer. På denne måde behøver hver bruger ikke manuelt at indtaste dem hver gang.
Tænk længere end blot til grunduddannelsen
Når det drejer sig om at lære at bruge Bluebeam Revu, er processer lige så vigtige som kurser – det gælder også for byer og kommuner, der indfører Revu til byggeansøgninger.
Med tiden vil medarbejderne lære det, de har brug for til at bruge softwaren, men en lige så vigtig overvejelse, når den implementeres, er den overordnede proces eller arbejdsgang, som afdelingen har brug for, at softwaren fungerer i samspil med.
Hvordan ser den ideelle proces for godkendelse af byggeansøgninger ud? Hvilke parter er involveret? Hvilke granskninger eller markeringer udfører de? Hvilke godkendelsesstempler skal digitaliseres? Bluebeams professionelle serviceteam kan hjælpe dig med at besvare disse spørgsmål og udvikle en proces, der opfylder din afdelings specifikke behov.
Se fremad
Uanset hvor langt byerne er kommet på deres digitaliseringsrejse, findes der altid branchekonsulenter hos Bluebeam, der er klar til at hjælpe med at lette overgangen. Revu er et kraftfuldt, omfattende værktøj for alle typer brugere på tværs af arkitektur-, ingeniør- og byggebranchen. Men det betyder ikke, at implementering af Revu til de meget specifikke behov i en kommunal godkendelsesproces til byggeansøgninger skal bruge det fulde omfang af softwarens muligheder.
Forenkling af Revus værktøjer og måden, hvorpå det bruges i en arbejdsgang, vil sikre, at overgangen fra papir til digital er så gavnlig – og nem – som muligt.
