Pandemien har utvivlsomt fremskyndet teknologi og brugen af software i byggebranchen.
Der har været stort fokus på at få indført foranstaltninger i forbindelse med social afstand på byggepladserne og på at sende kontorpersonalet på fjernarbejde.
Sidstnævnte har betydet, at nye værktøjer og processer er blevet føjet til folks arbejdsliv, særligt omkring samarbejde og kommunikation. Men eftersom følgerne af pandemien sandsynligvis vil fortsætte på den mellemlange bane, er det tid for virksomhederne at gøre status.
Hvilken software har fungeret godt, og hvad skal forbedres eller udskiftes? Og hvad er de vigtigste overvejelser, som de, der endnu ikke har taget skridtet, bør gøre sig?
Byggesoftware og teknologi
Byggebranchen har masser af eksempler på software, der er blevet indkøbt og aldrig brugt.
For små virksomheder er udsigten til implementeringsomkostningerne ofte nok til at slå bremserne i. Tit har man sin egen måde at gøre tingene på, og man er fortrolig med de eksisterende løsninger.
I et bredere perspektiv er bekymringerne rettet mod implementering og kompatibilitet med eksisterende systemer. Disse systemer er undertiden lavet internt, har kostet store investeringer og kan være svære at slippe.
Uanset størrelsen på virksomheden er det sandsynligt, at der kan foretages forbedringer. Så hvordan vælger du den rigtige software, der passer til dig?
Lav en anvendelsesplan
Det første spørgsmål er, om softwaren erstatter en analog løsning. I så fald er det formålstjenligt at kortlægge den eksisterende arbejdsgang i alle detaljer og derefter se på, hvor softwaren kan gøre de samme ting eller fjerne visse trin. Dette vil fremhæve den funktionalitet, du har brug for, på en måde, der kan sammenlignes med den aktuelle situation.
Du bør også overveje:
- Hvad er det vigtigste forretningsbehov, som softwaren skal adressere?
- Er der noget, der allerede findes i virksomheden, og som kan udføre opgaven?
- Kan softwaren erstatte eksisterende værktøjer eller processer?
Det er vigtigt, når du vurderer din eksisterende softwarebeholdning, at du gennemgår dine omkostninger, uanset om de værktøjer, du har, er lukkede (bruges uafhængigt af anden software eller kun af udvalgte personer i organisationen), eller om de integreres med andre værktøjer og arbejdsgange. Glem ikke at overveje ressourceomkostningerne ved disse værktøjer, såsom vedligeholdelsestid og udstyrskrav, og om der også bruges supplerende software eller plugins.
Udvælgelse
Når du ved, hvad du leder efter, er det tid til at finde ud af, hvad du kan få.
Kunder ser ofte tre forhindringer, når de skal til at købe software:
- Udgifterne til software (indledende omkostninger og/eller abonnement)
- Man er bange for at blive “fastlåst” hos en udbyder
- Den nødvendige tid til implementering, herunder træning
Ud over at adressere disse områder skal udvælgelsesprocessen tydeligt gå hånd i hanke med dit oprindelige forretningsbehov.
Vælg de rigtige gevinster til det rigtige publikum
Den person, der bruger værktøjet, ønsker at være mere effektiv eller gøre noget på en lettere måde. For ledelsesteamet kan det indebære at få flere data, så man lettere kan få øje på tendenser, eller se en samlet stigning i produktiviteten og fortjenestemargenen. At have de rigtige eksempler og en forståelse for, hvad der er værdifuldt for alle, der får gavn af softwaren, er vigtige elementer i din kommunikation.
Du skal kigge efter:
- Tidsbaserede forbedringer – gør softwaren en proces hurtigere? Er der en afledt fordel længere fremme i processen?
- Forbindelse – hvor godt kan softwaren integreres med eksisterende løsninger og teknologi?
- Spild – fjerner den spildt arbejde, dobbeltarbejde eller problemer i arbejdsgangen?
- Risiko – mindsker eller fjerner den risikomomenter i processen? Vil det hjælpe med kvalitetssikring og sørge for, at problemer opdages tidligt eller spores effektivt?
- Implementering – kan den let rulles ud?
Alle disse punkter hjælper med at klarlægge de relevante Key Performance Indicators (KPI’er) og i sidste ende, hvor du får dit investeringsafkast for softwaren fra.
Implementering
Nøglen til enhver ny softwareudrulning er at rådføre sig med medarbejderne på forhånd. Dette hjælper dig med at få støtte i processen. Under denne proces kan du også identificere superbrugere. De bliver eksperterne i virksomheden og vil støtte implementeringen.
Herefter handler det så om, hvor meget modstand der opstår under den første udrulning. Nogen software kan kræve en enorm indsats mht. omkonfigurering af systemer og implementering af nyt udstyr. Mens andet er plug and play. Det hele afhænger af virksomhedens behov og behovet for tilpasning.
Og tilpasning kan være meget effektivt, når det kommer til at implementere et nyt system med succes. Taktikker som f.eks. introduktion af skræddersyede medarbejderprofiler eller nedskalering af produktet for at matche organisationens brand og terminologi skaber alt sammen en form for fortrolighed, hvilket hjælper med accepten.
Andre tip til en glat overgang omfatter:
- At man sikrer, at træningsdokumentationen (herunder guider, tutorials osv.) er let at gå til og vil blive forstået af medarbejderne
- At man kontrollerer, om softwaren er kompatibel med eksisterende systemer
- At man opdaterer eksisterende arbejdsgange for at inkorporere den nye teknologi (eller oprette nye)
Tag det i etaper
Hvis du lige er begyndt på din byggesoftwarerejse, skal du gå efter værktøjer, der er hurtige og nemme at anvende, og som leverer indlysende fordele så hurtigt som muligt. Dette vil lægge grunden til yderligere tilføjelser senere hen.
Når du har et stykke software med flere anvendelsesmuligheder, kan det også være nyttigt at indføre én funktionalitet ad gangen. Ved at introducere det nye i etaper, undgår man at overvælde folk. For en af årsagerne til, at ny software kan gå hen og blive en fiasko, er, hvis folk ikke føler, at de kan bruge det ordentligt og derfor går tilbage til den gamle måde at gøre tingene på.
Og hvis softwaren erstatter en eksisterende proces, skal denne udfases så hurtigt som muligt. Ellers vil det være fristende at falde tilbage til de gamle metoder, hvis der opleves problemer med at tæmme det nye værktøj.
Tjek af effektiviteten
Når alt er oppe at køre, er det vigtigt at se tilbage og sørge for, at softwaren har leveret det, du oprindeligt havde planlagt, at den skulle. Almindelige mål for graden af succes omfatter:
- Antallet af personer, der bruger softwaren (måske en andel af din arbejdsstyrke)
- Opnåede tids- og omkostningsbesparelser
- Brugerfeedback – har det løst et problem og gjort det lettere for dine medarbejdere?
Hvis du har brug for hjælp til din Bluebeam-udrulning, kan du se vores detaljerede dokumentation her eller kontakte en af vores medarbejdere.
