For Dwane Lindsey var 2020 et stormfuldt år.
Selvfølgelig vil året uden tvivl gå over i historiebøgerne som et af de mest bemærkelsesværdige nogensinde, da det var her, at COVID-19 nåede status af en pandemi, der forstyrrede verdensøkonomien og lagde grunden til livet efter pandemien, som vi nu kender det.
Alligevel vil Dwane Lindseys 2020 helt sikkert være et år, han aldrig vil glemme.
I februar startede Lindsey et nyt job som arkitektdirektør for FGM Architects (FGMA), et arkitektfirma med 140 medarbejdere med hovedkontor i Chicago-området og yderligere kontorer i Austin, Texas; Reston, Virginia; St. Louis og Milwaukee.
Jobbeskrivelsen, da han tiltrådte rollen, var tilsyneladende ligetil: styre firmaets arkitekturprogrammer, byggeinformationsmodellering (BIM)-standarder, processer og teknologier i marken – alt imens han undersøgte og udviklede potentielle nye værktøjer, der ville gøre holdet af arkitekter hos FGMA mest effektivt.
På det tidspunkt brugte holdet en simpel PDF-redigeringssoftware til at markere og samarbejde internt om projektdokumenter. Fra deres kontorer markerede arkitekterne PDF-filer og gemte dem på interne servere, så den næste person kunne komme til at markere dem. Samarbejde foregik stort set altid fysisk, ved at kolleger besøgte hinandens skriveborde for at arbejde sammen om PDF-filer.
Skiftet til hjemmearbejde
Selv i februar 2020 var Dwane Lindsey sikker på, at der fandtes en bedre måde at udføre et sådant samarbejde på.
“Et af de spørgsmål, som brugerne kom til mig med, var, hvordan kan vi bedre samarbejde om vores PDF-filer?” sagde Dwane Lindsey. “Som det er nu, markerer person A PDF-filen og gemmer den, så den er på vores servere. Derefter laver person B sine markeringer. Person C foretager sine markeringer. Og personen, der skal følge op på alle de røde linjer, er nødt til at vente på, at alle er færdige. Derefter kan vedkommende så følge op på markeringerne, og hele processen bliver bare ved og ved og ved.”
Lindsey vidste med det samme, hvilken løsning han ønskede at implementere for at forbedre denne proces.
I løbet af sin karriere inden for byggeteknologi var Dwane Lindsey blevet en ivrig bruger og fortaler for Bluebeam og havde brugt de omfattende digitale samarbejdsfunktioner, som softwaren tilbyder, på mange bemærkelsesværdige projekter, herunder hans nylige arbejde med den højt profilerede renovering af Wrigley Field, der er den historiske hjemmebane for Major League Baseballs Chicago Cubs.
Dwane Lindsey var ikke den eneste hos FGMA, der håbede på at implementere Bluebeam. Han sagde, at mange af firmaets arkitekter spurgte ham, da han startede, hvornår han planlagde at implementere det. På det tidspunkt var der imidlertid ikke meget momentum blandt firmaets ledere for at foretage en ændring, fortalte Dwane Lindsey.
Så blev det marts 2020.
Det var omkring midten af den måned, at verden syntes at ændre sig natten over. COVID-19’s udbredelse nåede en kritisk grænse i USA og rystede de fleste kontorbaserede virksomheder på tværs af næsten alle sektorer, så de sendte deres medarbejdere hjem for at arbejde hjemmefra på ubestemt tid. Fra den ene dag til den næste gik de fleste kontorbaserede arbejdere på det amerikanske arbejdsmarked, inklusive dem fra FGMA, hjem uden at vide, hvornår de ville vende tilbage.
Pludselig gik FGMA fra at have arkitekter på seks kontorer til 140 kontorer – et for hver medarbejder. Enkel PDF-redigering og samarbejde over firmaets servere på kontoret var ikke længere ideelt. Eventuelle samarbejdsproblemer, der eksisterede med firmaets tidligere kontorbaserede opsætning, blev nu forværret.
“Hvordan kan vi nu alle arbejde hjemmefra og stadig arbejde sammen?” Dwane Lindsey sagde, at han spurgte sig selv om det dengang. “På det tidspunkt præsenterede jeg ledelsen for idéen om at bruge Bluebeam.”
FGMA’s ledelse forblev skeptisk. “Den første feedback var: Hvad kan Bluebeam gøre, som vi ikke allerede har?” sagde Dwane Lindsey. “Baseret på andre medarbejdere, der havde kigget på Bluebeam” argumenterede ledelsen ifølge Dwane Lindsey dengang for, at “det program, vi har, kan gøre 90 % af, hvad Bluebeam kan gøre.”
Dwane Lindseys svar var enkelt: “De 10 %, vi mangler ved ikke at have Bluebeam, forårsager 90 % af de problemer, som folk har, når de ikke kan samarbejde med deres PDF-filer.” Dette var især sandt, sagde Dwane Lindsey, nu hvor firmaet fungerede med hjemmearbejde på grund af pandemien.
FGMA-ledelsen blev overbevist. Dwane Lindsey indledte en udrulning af Bluebeam i hele virksomheden i juni 2020.
Fokuseret undervisning
Dwane Lindsey sad ved sit interimistiske “kontor” ved køkkenbordet og forberedte sig på at stå i spidsen for en Bluebeam-implementering i hele virksomheden. Det krævede måneders fokuseret undervisning at få alle FGMA’s arkitekter til at arbejde med Bluebeam – undervisning, der fandt sted via videokonference og andre digitale kommunikationsværktøjer.
“Jeg startede med en session, der gav et overblik over Bluebeam,” sagde Dwane Lindsey. “Det var en 30-minutters session, der gav alle i firmaet et hurtigt overblik over, hvad Bluebeam er, hvad det kan, og hvordan vi ville bruge det fremadrettet.”
Dwane Lindsey afholdt den første Bluebeam-præsentation fem eller seks gange, sagde han, for at sikre, at alle i firmaet havde rig mulighed for at deltage. Alle sessioner blev også optaget, så de, der ikke kunne deltage, havde adgang til præsentationen.
Dwane Lindsey var specifikt fokuseret på at få firmaets arkitekter op at køre med Bluebeam Studio-sessioner, der er softwarens digitale samarbejdsfunktion i realtid.
Virksomheden havde brug for at overføre sit fysiske samarbejde til et helt digitalt miljø, og sessioner er designet til at gøre netop det.
Med sessioner kan folk uden for kontoret løbende arbejde på uploadede PDF-dokumenter i et delt miljø i realtid, se hinandens markeringer og diskutere problemer, der skal løses. I stedet for at de skulle stimle sammen omkring et skrivebord på firmaets kontor, tillod sessioner de hjemmearbejdende medarbejdere at samarbejde digitalt fra deres hjemmekontorer.
Efter den indledende oversigt var Dwane Lindsey meget bevidst om designet af resten af undervisningsplanen. For at gøre læringskurven så enkel som muligt for firmaets slutbrugere opdelte Dwane Lindsey undervisningsprogrammet i seks sessioner, som hver ville blive afholdt fire gange, så alle i firmaet kunne deltage:
- Grænseflade
- Markeringer
- Sessioner
- Stempler og Tool Chest
- Søgning og Hyperlinks
- Sammenligning og Sideoverlejring
Med Dwane Lindsey ved roret foregik hver undervisningssession over videokonference, hvor folk fulgte med live i Bluebeam. Dette gjorde det muligt for deltagerne at arbejde i softwaren i løbet af undervisningen men derefter også at begynde at bruge Bluebeam i deres projektarbejde. Studio-sessionsdelen af undervisningen foregik i en live Studio-session, der blev sendt over videokonference, så deltagerne i realtid kunne se nøjagtigt, hvordan det var at arbejde i et samarbejdsmiljø med softwaren. Disse sessioner fandt sted fra juni til august 2020.
Selvom de fleste af FGMA’s arkitekter tog godt imod undervisningen – mange havde endda tidligere erfaring med Bluebeam – sagde Dwane Lindsey, at det stadig var udfordrende at få folk til at give slip på den tidligere PDF-software.
“Det (den gamle PDF-software) var, hvad folk var bekendt med,” sagde Dwane Lindsey. Og når der var travlt i den periode, var den gamle software der stadig som en krykke. Vi var nødt til at fjerne krykken, efter at vi var færdige med undervisningssessionerne, så folk i nogle henseender blev tvunget til at gå ind i Bluebeam.”
“Det var nok den største forhindring,” fortsatte Lindsey. “Jeg tror, at da folk først kom ind i Bluebeam, fandt de det ret nemt at bruge.”
Det gør en forskel
Dwane Lindsey sagde, at det tog omkring to måneder – indtil september/oktober 2020 – fra uddannelsesperioden sluttede, før virksomheden virkelig fungerede effektivt på Bluebeam.
Resten af året fungerede Dwane Lindsey som firmaets Bluebeam-ekspert og stod i spidsen for alle bestræbelser på at løse eventuelle fejl eller problemer, som folk havde med softwaren. Ud over at yde hjælp på en uformel ad hoc-basis, sagde Lindsey, at han også optog og lagde videoer på firmaets intranet, hvor han fremhævede funktioner til arbejdsgange, efterhånden som firmaet fortsatte med at lære softwaren at kende.
FGMA’s implementering og brug af Bluebeam var så vellykket blandt arkitekterne, at Dwane Lindsey i 2021 underviste firmaets marketingafdeling i, hvordan de kunne være mere effektive ved at bruge programmet.
I dag har Bluebeam optimeret FGMA’s effektivitet, når det drejer sig om digitalt samarbejde. Dwane Lindsey sagde, at det spillede en stor rolle i, at firmaet kunne opretholde sine aktiviteter under pandemien. “Det faktum, at folk aktivt kunne lave markeringer i en PDF-fil i en Studio-session når som helst, var stort,” sagde han, fordi det styrkede kommunikationen mellem arkitekterne, efterhånden som kommunikationsmetoderne skiftede på grund af hjemmearbejde.
OGSÅ I BUILT:
“Hvis du ser nogen lave markeringer i en Studio-session, kan du nu enten ringe til dem eller chatte med dem eller bruge hvilken som helst kommunikationspræference, du har,” sagde Dwane Lindsey. “Du kan begynde at stille spørgsmål til deres markeringer uden bogstaveligt talt at skulle vente på, at personen er færdig med dokumentet. Det fremmer bare samarbejdet på den måde.”
Michael Denz, en designchef hos FGMA, som er blandt firmaets ledere og en primær slutbruger efter Bluebeams implementering, sagde, at brugen af Bluebeam har været særligt nyttig i forbindelse med firmaets kvalitetsevalueringsproces.
“Vi er i stand til at gennemgå fremskridt, udskrive sæt og oprette markeringer digitalt ved forskellige projektmilepæle/-faser, og det giver alle i projektteamet mulighed for at holde sig ajour med ændringer i projektets omfang og udviklingen af detaljer,” sagde han. “Som en person, der er ansvarlig for at føre tilsyn med designprocessen og udviklingen af designet, har Bluebeam givet mig den ro i sindet, jeg har brug for til at sikre, at vi leverer et vellykket projekt til alle vores kunder.”
Udvidelse af brugen
I dag arbejder de fleste af FGMA’s arkitekter igen på et af firmaets kontorer, men Dwane Lindsey sagde, at brugen af Bluebeam fortsat forbedrer samarbejdet, især da nogle mennesker stadig lejlighedsvis arbejder hjemmefra, og der finder flere projekter sted kontorerne imellem. Tidsbesparelserne ved at bruge sessioner har også været mærkbare, sagde Dwane Lindsey, selvom firmaet ikke har været i stand til præcist at måle, hvor meget tid implementeringen af Bluebeam har sparet.
Den største læring, som Dwane Lindsey sagde, at han fik med sig fra at skulle lede en Bluebeam-implementering midt i en pandemi, der kun sker én gang i livet med medarbejderne spredt uden for kontoret, er at forenkle oplæringen.
Dwane Lindsey var fra starten bevidst om kun at levere undervisning i seks emner og funktioner på højt niveau, som firmaets arkitekter ville finde mest nyttige på kort sigt, og han var omhyggelig med ikke at overvælde folk med alt, hvad Bluebeam har at tilbyde. Han anbefaler det samme til alle andre, der ønsker at engagere sig i en lignende implementering i hele virksomheden.
“Ingen kan huske alle disse oplysninger på så kort tid,” sagde Dwane Lindsey.
Når det er sagt, ønsker FGMA nu, hvor den indledende oplæring og ibrugtagning er afsluttet, at udvide, hvordan de bruger Bluebeam for fuldt ud at realisere hele omfanget af softwarens muligheder.
“Det (Bluebeam) begyndte at åbne folks øjne,” sagde Dwane Lindsey. “Vi er begyndt at se på tilstandsvurderinger for faciliteter, hvor vi går ind i en bygning og har behov for at dokumentere, hvad der findes derinde. Hvordan kan vi gøre det? Vi vil ikke længere bruge papir og blyant. Kan vi bruge Bluebeam til det? Vi begynder at se på flere og flere måder at udnytte softwaren på, fordi den har mange muligheder for det.”
