Illustration af Rae Scarfó
Gennemgang af betalingsrekvisitioner er en almindelig arbejdsgang mellem underleverandører, hovedentreprenører og bygherrer. Efterhånden som projektet skrider fremad, skal hver af disse enheder betales på baggrund af det arbejde, der er færdiggjort inden for hver aflønningsperiode.
Normalt vil denne arbejdsgang finde sted via e-mail, hvor kommunikationen er fragmenteret, og hvor de forskellige parter afleverer en masse formularer og regneark hulter til bulter, der hver især er beregnet på at gøre processen så nøjagtig og ordentlig som muligt.
Dette gælder særligt for planlægningen af værdier, der skitserer omkostningsbeløb mellem entreprenører og underleverandører. Denne detaljerede tidsplan over flere sider fordeler det oprindelige kontraktbeløb og alle ordreændringer, herunder alle opdelinger af omkostningskoder eller dele af arbejdet. Desuden er planlægningen af værdier baseret på det godkendte budget eller kontraktens art. Den viser alle arbejdselementer på et projekt samt hvert elements værdi eller pris. I sidste ende repræsenterer den omfattende arbejdsliste hele byggeprojektet og dets kontraktpris fra start til slut.
Det udmunder ofte i en tidskrævende proces, som uundgåeligt fører til, at der skal bruges ekstra tid på at sikre, at gennemgangen af betalingsrekvisitioner bliver nøjagtig ifølge Jennifer Younes, der er markedsføringsspecialist hos Bluebeam, og som har tilbragt en betydelig del af sin tidlige karriere i marken hos Barton Malow Company.
I løbet af sin tid hos Barton Malow sagde Younes, at hendes team i sidste ende fandt ud af, at de ved at flytte gennemgangen over i Bluebeam Revu og Studio-sessioner – som giver brugerne mulighed for at samarbejde om og markere dokumenter i et cloudmiljø – kunne strømline arbejdsgangen på en langt mere effektiv facon.
“Årsagen til, at Studio giver mening og er effektivt, er fordi det samler kommunikationen mellem alle parter på én central placering,” siger Younes. “Tidligere skulle man udveksle adskillige e-mails med hver enkelt underleverandør for hver betalingsrekvisition hver måned. Hver e-mail indeholdt flere vedhæftede filer, og vi blev nødt til manuelt at samle markeringer til hvert svar for indimellem op til 30 eller 40 underleverandører. Med Studio-sessioner kunne vi i stedet samarbejde ét sted, få adgang til de nyeste dokumenter og markeringer og minimere behovet for e-mails og manuel konsolidering af kommentarer.”
Her er fem fordele, som Younes sagde, at andre entreprenører burde overveje, når de vælger at integrere Studio-sessioner i deres gennemgang af betalingsrekvisitioner.
Centraliseret kommunikation
E-mail er hurtigere end traditionel post, men det er ikke nødvendigvis mere organiseret. Når betalingsrekvisitioner fra underleverandører videregives til projektets hovedentreprenør, bliver de normalt gennemgået af firmaets regnskabsfolk, projektingeniører, pladschefer og projektledere – og nogle gange er der behov for rettelser, inden den endelige ansøgning godkendes.
Men når der er 30 eller 40 underleverandører på et projekt, hvilket ofte er tilfældet med store byggeprojekter, bliver denne proces tidskrævende og fejlbehæftet, hvilket gør det vanskeligt at holde styr på det hele.
Studio-sessioner kan afhjælpe disse problemer ved at fungere som et centralt kommunikationscenter for hele arbejdsgangen i hver aflønningsperiode. Underleverandører kan indsende deres betalingsrekvisitioner, entreprenører kan lave noter eller stille spørgsmål og om nødvendigt kommunikere direkte gennem en Studio-session, mens rekvisitionerne gennemgås.
Meddelelser og advarsler
Det er et fælles ansvar at få betalingsrekvisitioner behandlet og godkendt hurtigt. Brugen af advarselsværktøjet i Studio-sessioner kan bidrage til, at betalingsrekvisitioner og andre dokumenter bliver indsendt i tide og sikre, at alle elementer gennemgås rettidigt.
Younes siger, at takket være advarslerne i Studio-sessioner bliver underleverandører og teammedlemmer straks underrettet om kommentarer, der kræver deres opmærksomhed – de kan til enhver tid logge på for at se de nyeste oplysninger og foretage de nødvendige justeringer.
“Vi brugte advarslerne i Studio til at påminde teammedlemmerne om at gennemgå og tilføje kommentarer til specifikke linjeelementer,” siger Younes og reflekterer over den gennemgangsproces for betalingsrekvisitioner, som hendes team hos Barton Malow fulgte. “Efter gennemgangen underrettede vi underleverandøren om, at vores gennemgang var afsluttet, og de vendte så tilbage til sessionen, foretog de bemærkede ændringer og uploadede det endelige dokument med rettelser igen. Vi hoppede derefter tilbage til Studio, kontrollerede, at rettelserne blev foretaget og godkendte betalingsrekvisitionen med brugertilpassede Revu-stempler og -signaturer. Studio gjorde en kæmpe forskel i den proces.”
Omkostningsbesparelser
Selvom det umiddelbart synes intuitivt at ordne gennemgangen af betalingsrekvisitionerne på e-mail med vedhæftede dokumenter, så løber den tid op, man bruger på at hoppe frem og tilbage mellem e-mails og dobbelt- og tripeltjekke rettelser og kommunikere på en fragmenteret og uorganiseret facon.
Når alt kommer til alt, er tid lig med penge i byggebranchen, og jo mindre tid medarbejderne bruger på at søge efter filer i en overfyldt indbakke for at nå at gennemgå betalingsrekvisitionerne, jo mere tid kan de bruge på at arbejde med de tunge opgaver på kontoret eller på byggepladsen.
Younes siger, at hun har erfaret, at man sparer betydelig tid ved at flytte gennemgangen af betalingsrekvisitionerne over i Studio-sessioner. Det reddede hende og hendes team fra at skulle bruge ekstra tid på administrativt arbejde og gav dem mere tid til at fokusere på at komme videre med deres projekter.
Strømlining af arbejdsgange
Betalingsrekvisitioner er blot en lille del af dokumentstyringsfunktionerne i Studio-sessioner. Man kan samarbejde om ordreændringer, tegningsudstedelser, dokumenter til forelæggelse, arbejdsområder, tidsplaner og så godt som ethvert andet dokument, der bruges regelmæssigt, i form af en PDF i Studio-sessioner.
Desuden er Studio-sessioner fleksible og kan tilpasses et projekts behov. Brugerne kan fastlægge projektarbejdsgange til at strømline og standardisere gennemgange med flere aktører ved hjælp af sessioner.
Og slutteligt kan der underskrives og godkendes digitalt med det samme, eftersom alt foregår i en PDF-fil.
Øg effektiviteten og standardiseringen
Revu gør det let for projektteams og virksomheder at oprette brugerdefinerede markeringer og stempler med Værktøjssæt, der kan deles på tværs af projektteamet og organisationen. Delte brugerdefinerede Værktøjssæt sparer tid, øger effektiviteten og sikrer konsistens på tværs af dokumentgennemgange for alle arbejdsgange.
I stedet for, at hver reviewer bruger værdifuld tid på at lave sine egne markeringer og stempler, kan projektteams oprette projektspecifikke markeringer og dele dem med hele projektteamet for at sikre, at alle markeringer er konsistente, og på den måde spare tid.
Ved at bruge Studio-sessioner til gennemgang af betalingsrekvisitioner kan alle projektinteressenter drage fordel af en hurtigere, mere organiseret og brugervenlig proces.
