Myndighedernes arbejdsgange ved elektronisk gennemgang af tegninger

De kommunale myndigheder er brændemærket som værende bagud i forhold til resten af branchen, når det handler om at bruge digitale værktøjer. For at ændre den opfattelse skal de vide dette.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration af Nico Abbasi

Digitale sagsdokumenter er hurtigt ved at blive standard i branchen. Det er ingen overraskelse, at myndighederne ønsker at følge den standard og afspejle de forandringer, der finder sted i branchen for arkitektur, byggeri og ingeniørarbejde. 

Arbejdsgangene for projektering og udførelse har aldrig udviklet sig hurtigere end de sidste to årtier. I løbet af min karriere er jeg gået fra tegnebræt til BIM Manager, fra blyant og elektrisk viskelæder til komplette 3D-modeller og mere.  

Disse ændringer har indflydelse på alle i et projekts livscyklus, herunder myndighederne. PDF-filer er blevet branchens standard for dokumenter, men et voksende antal lokale myndigheder kæmper for at følge med, fordi mange af dem mangler den teknologiske infrastruktur til fuldt ud at understøtte digital gennemgang af byggetilladelser. Eftersom byggeprojekterne fortsætter, skal tilladelser udstedes og tegninger gennemgås. Som et resultat deraf er ansvaret for arbejdsgangen for kommunale godkendelser faldet over på en overvejende hjemmearbejdende arbejdsstyrke – selvom mange offentligt ansatte er vendt tilbage på kontoret.  

Problemer og ineffektivitet ved de gamle arbejdsgange

Jeg har set det mange gange: To byggearbejdere med gule sikkerhedsveste ankommer med en trillebør fuld af enorme ruller af tegninger, kasser med kopierede specifikationer og udregninger for at udfylde formularer og ansøge om en byggetilladelse. I nogle tilfælde går de fra skranke til skranke, så hver afdeling kan udføre deres gennemgang.  

Eller også afleverer de det hele i receptionen.

Klatter af rød kuglepen og tvivlsom håndskrift fylder tegningerne sammen med overstregede kommentarer, der viser, at sagsbehandleren har ombestemt sig. Afhængig af den tildelte sagsbehandlers erfaring kan kommentarerne endda være forskellige for den samme overtrædelse. Når arbejdet er færdigt, skal hvert ark manuelt stemples med et gummistempel: “GODKENDT” … “GODKENDT” … “GODKENDT”.  

Levering af tegninger fra og til ansøgeren kan gøres på mange måder: webapplikationer som Accela, SagesGov, Taylor Products eller en simpel webportal, Dropbox eller direkte i Studio. For mig repræsenterer disse værktøjer bogstøtterne i hver ende af processen, og Bluebeam repræsenterer alle bøgerne imellem dem.  

Der findes også mere integrerede produkter som Document Locator, der hjælper med at automatisere mange af en teknisk sagsbehandlers arbejdsopgaver som at oprette Studio-sessioner, uploade en mappe-skabelon, navngive filer, lave statusrapporter og automatisk arkivere tegninger. Selvom disse kan være et supplement, så mener jeg, at Bluebeam Revu klarer sig bedre end alle andre produkter til gennemgangsprocessen. 

Med fleksibiliteten i værktøjer og arbejdsgange er Revu hurtigt blevet den foretrukne software. Som Bluebeam Certified Consultant har jeg arbejdet med flere end 30 lokale myndigheder og opbygget tilpassede værktøjssætprofiler og udviklet bedste praksis for at følge eksisterende arbejdsgange.  

Der findes flere tilgange til elektronisk sagsbehandling. Lad os kigge på nogle af mine forslag. 

Værktøjer til dokumenthåndtering 

Der findes tre processer, som jeg foreslår ved alle implementeringer.  

Den første er Sets – af flere grunde. Brugen af Sets gør det muligt for os at arbejde hurtigere med individuelle ark i stedet for store og klodsede PDF-filer. Individuelle ark betyder også, at en sagsbehandler ikke længere ejer hele projektet og tvinger alle andre til at åbne filerne som “skrivebeskyttet” eller, endnu værre, at gemme en selvstændig version. Sets gør det også muligt for os at holde den nyeste version af tegninger forrest og stemple gamle tegninger som erstattet og videreføre alle afsluttede markeringer.  

Dette er særlig vigtigt, når revisioner, tillæg eller genindsendelser medfører nye og ændrede tegninger. Efterhånden som branchen er gået over til 3D-modeller og parametriske tegninger, er skymarkeringer af ændringer blevet vanskeligere, og på nogle måder synes det at være fortid.  

Mit andet procesforslag er Sammenlign dokumenter og Sideoverlejring. Det er to vigtige funktioner til at finde, fremhæve og spore ændringer, uanset om de er skymarkeret eller ej. Ved hjælp af Batch: Sammenlign dokumenter kan man hurtigt sammenligne, pixel for pixel, mapper fulde af tegninger og skymarkere forskellene. Hvis man tænker over det, burde der være en sky ved hver kommentar eller markering, der er lavet af sagsbehandleren, når tegninger genindsendes.  

Når man viser ændringer i tegningerne med kontrastfarver, vil Batch: Sideoverlejring vise nøjagtigt, hvad der er ændret.  

Et tip, jeg gerne giver videre, er at køre Sammenlign dokumenter først og gemme de resulterende filer. Derefter kører man Sideoverlejring. Når man har overlejringsdokumenterne, kan man importere skymarkeringerne fra de sammenlignede dokumentfiler. Nu ved du, at alle ændringer er markeret med skyer, og det, der er ændret, vises med kontrastfarver. Hermed er mysteriet med at finde ændringerne løst. 

Selv før verden begyndte at arbejde hjemmefra, har Studio, der gør cloudbaseret dokumenthåndtering og samarbejde muligt, været en enormt effektiv måde at opbevare, dele og samarbejde om elektroniske dokumenter på.

Dette gør Studio til mit tredje procesforslag. Jeg bruger gerne en mappestrukturskabelon til at organisere dokumentation i Studio-projekter. Når man arbejder på de enkelte ark, kan flere sagsbehandlere gennemgå tegningerne på samme tid. I de tilfælde hvor flere end en person ønsker at gennemgå det samme dokument, kan vi nemt tjekke en tegning ud af et Studio-projekt og ind i en Studio-session. Når de samtidige markeringer er gennemført af flere sagsbehandlere, tjekkes det blot ind i Studio-projektet igen. 

Markeringsværktøjer 

De mest almindelige markeringsværktøjer omfatter: BilledforklaringFremhævPolylinjeDimensionPolygon og Sky+. Sammen med disse værktøjer i vores Værktøjssæt tilføjer jeg også værktøjerne Længde og Måling af areal. Når jeg har oprettet dette standardværktøjssæt, bygger jeg et identisk værktøjssæt til hver afdeling med deres egen tildelte farve. Når hver afdeling bruger deres tildelte værktøjer og farver, har vi udviklet et visuelt sprog. Hver gang man ser en rød markering, tænker man “brandsikkerhed,” og blå er “forsyning”. Når alles markeringer er på det samme dokument, forbedrer vi kvaliteten af vores gennemgang ved også at reagere på de andre afdelingers kommentarer. 

Leveringsværktøjer 

Traditionelt har kommentarer fra sagsbehandlingen været leveret på en af tre måder: tegninger med markeringer, en maskinskrevet beskrivelse af kommentarerne eller begge dele sammen. Ved at se over skulderen på sagsbehandlere for at lære eksisterende arbejdsgange har jeg set, at kommentarer for det meste foretages direkte på papirtegningerne med rød kuglepen efterfulgt af en beskrivelse af kommentaren samt dens placering på tegningen dokumenteret på en notesblok ved siden af computeren. Når de var færdige, blev beskrivelserne renskrevet i en rapport, der blev afleveret til ansøgeren.  

Med annotationslisten i Bluebeam bliver rapporten automatisk genereret i baggrunden, hver gang der placeres en kommentar på tegningen. Med metadataetiketter såsom sideetiket, X, Y kan vi hurtigt finde kommentarerne på tegningen. Vi kan endda automatisk oprette et miniaturebillede med et hyperlink til tegningen. 

Efter min erfaring med begge arbejdsgange hos myndighederne og at være i modtagerenden i produktionen giver en kombination af den beskrivende liste samt tegningerne de bedste resultater med færre opfølgningsspørgsmål. Og hvorfor ikke? Den ene er et biprodukt af den anden i Revu. 

Målbare forskelle 

Som du kan se, findes der flere måder, hvorpå elektronisk gennemgang af tegninger kan give store tidsbesparelser ved sagsbehandling af ansøgninger. Og det gælder både ved små forbedringer med almindelige markeringer eller strømlinet levering af mere detaljerede oplysninger. Sagsbehandlingen sker betydeligt hurtigere, mere præcist og med bedre korrespondance igennem hele projektets livscyklus. Sammen med afskaffelsen af ekstern opbevaring kan jeg kun forestille mig, hvor datarige disse digitale filer bliver, når projekter til renovering, ombygning og nedrivning også kommer med i fremtiden.  

Hvis du kunne lide denne artikel, inviterer jeg dig til at besøge min blog på BluebeamAndBurgers.com, hvor jeg udforsker branchens arbejdsgange og giver tips og trick til Bluebeam. 

Troy DeGroot

Troy DeGroot er Bluebeam Certified Consultant, Bluebeam Certified Instructor og implementeringsspecialist. Han rejser rundt i landet og underviser flere end 2.000 studerende årligt i tilpassede Revu-værktøjer og -arbejdsgange.  

Her er et andet eksempel på, hvordan elektronisk gennemgang af tegninger revolutionerer processen for myndighederne.