Myndigheder går digitalt

Elektronisk sagsgennemgang revolutionerer myndighedernes processer
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Nogle forandringer i byggebranchen er pludselige, og deres virkning er øjeblikkelig og tydelig. Andre forandringer er små og trinvise, men selvom de ikke gør meget væsen af sig, kan de blive store med tiden og medføre forandring i hele branchen. Myndighedernes skifte fra papir til PDF-baseret sagsgennemgang er en af disse langsomme, trinvise forandringer, der er vokset med tiden, men de målbare fordele, den har medført, er intet mindre end revolutionerende.

Elektronisk sagsgennemgang, også kaldet “ePlan” eller “EPR”, er hurtigt ved at blive standard ved myndigheders sagsgennemgange og godkendelser. EPR-processerne udnytter nu standardiserede PDF-tegninger, der bliver indsendt elektronisk til gennemgang, hvilket gør det muligt for forskellige reguleringsmyndigheder og inspektører, specialister og tjenestemænd at anvende en digital platform til at samarbejde ved deres gennemgang, selvom de befinder sig forskellige steder.

EPR-processen reducerer ineffektivitet, fejl, forvirring og problemer, der plagede den tidligere langsomme, manuelle papirbaserede proces. Snesevis af kommuner som Seminole County, FL, Kauai County, HI samt byerne Santa Monica, Phoenix, Anchorage, Detroit og Austin har allerede elektroniske sagsgennemgangsprocesser på plads.

I et blogindlæg af Tina York nævner hun fem nøglefaktorer, der fremmer indførelsen af elektronisk sagsgennemgang:

  • Besparelser på omkostningerne for udskrifter, scanning og arkivering af papirsager.
  • Øget hastighed og nemhed ved indsendelse for beboere, bygherrer og byggefolk
  • Ingen samfundsinvesteringer i software, licensgebyrer eller hardware
  • Øger indsamlingen af indtægter, der skyldes til jurisdiktionen
  • Giver hurtigere behandlingstider ved at reducere antallet af indsendelser og forkortede cyklustider

Opnå effektivitet, og opbyg relationer

De ses allerede som langsomme til at forny sig, men myndighederne bærer også byrden af at blive set som egennyttige, når det handler om samarbejde med entreprenører. Jeg kan ikke sætte tal på, hvor ofte myndighederne behandler entreprenører, som om de er en engangsvare. De er vores kunder,” forklarer Snohomish County, Washington Planning and Development Services (PDS) Director, Barb Mock. “Det handler ikke kun om (at forbedre anmeldelserne af) vores medarbejdere, for det er kun halvdelen af det.”

Amtet valgte at bruge det PDF-baserede Bluebeam Revu som deres digitale gennemgangsløsning, efter de havde hørt fra deres kunder og andre myndigheder, at Revu var en vigtig komponent til succes med deres EPR-proces. Dette hjalp med at standardisere sammensætningen af de elektroniske dokumenter i et format, der allerede blev brugt af en stor del af kundegrundlaget.

“Skulle det være nødvendigt for indbyggerne at besøge 80 forskellige hjemmesider eller gøre det på 80 forskellige måder? Den standardisering kommer os til gode, men det skal også fungere for kunden,” konkluderer Mock. Mocks tilgang har medført, at Snohomish Countys EPR-proces nu er fuldstændig papirløs. Efter indførslen af Revu følte 70 % af medarbejderne sig trygge ved EPR-processen efter at have deltaget på et enkelt grundlæggende træningsforløb.

Hurtigere behandlingstid og lettere indsendelse

EPR-processen kan også skære ned på fejlkommunikation og behandlingstider for kommuner, der har oplevet disse problemer gennem deres tidligere papirbaserede og manuelle processer. City of Westminster, som er en forstad til Denver i Colorado, har oplevet disse ting ved deres tidligere processer.

Sager blev afleveret personligt på papir til inspektører, der hver især foretog flere uafhængige inspektioner, inden de sendte dokumenterne videre til næste inspektør. Som følge af mistede dokumenter, inspektører på ferie, kunder, der ikke vidste, hvor eller til hvem dokumenter skulle afleveres, samt myndighedernes ophobning af tidligere sager, blev de offentlige kontorer overbelastet, og processen gik langsomt.

EPR-processen har siden ændret tingene til det bedre for andre kommuner. “Det skabte en lukket interaktion, men nu er der meget mere samarbejde,” forklarer Genevieve Pizinger, der er applikationsspecialist for City of Westminster. “Vi oprettede faktisk et rent internt værktøjssæt til vores brugere, så de kan tale frem og tilbage ved hjælp af Bluebeam. Det er meget lettere og hurtigere for dem at kommunikere. Og jeg tror virkelig, at det har åbnet dørene for kunderne i samfundet.” Fordelen ved lettere adgang for kunder gennem EPR har man også mærket i City of Mississauga i Ontario i Canada, hvor en 30 % nedsættelse af afventende sager blev en realitet i det første år med EPR-tjenesten.

EPR-produktivitet og fremtiden

Tilstrømningen af kommuner, der indfører EPR, har skabt en dominoeffekt inden for den offentlige sektor, efterhånden som flere og flere firmaer ser fordelene ved digitalt samarbejde. Standardisering af formater og digital markering af tegninger i Revu har hjulpet flere firmaer med at se den ultimative fordel ved en ny proces: en målbar stigning i produktiviteten.

I en sektor, hvor ROI betyder alt, er det at kunne bevise, at indførelsen af softwaren og anvendelsen var det hele værd, nøglen til succes. “Vi er et offentligt agentur, så penge og ressourcer betyder altid meget for os,” forklarer LeaAnne Hahnel, der er Business Systems Analyst for delstaten North Carolina. Siden implementeringen af Bluebeam Revu til EPR har delstaten North Carolina oplevet en 39 % stigning i produktiviteten målt på de timer, der er nødvendige til gennemgang inden for flere områder. “Nogle gennemgange varede flere uger, afhængigt af hvilken type gennemgang der kom ind. Nu kan alle fire områder blive gennemgået på samme tid inden for samme Bluebeam-session.”

Resultater som stigninger på 39 % i produktiviteten er svære at overse, men digitaliseringen af de offentlige processer er også en del af den generelle integration af teknologi i samfundet. “Offentlige myndigheder er ikke altid de hurtigste til at indføre ny teknologi,” siger Pizinger. “Man kan købe ind online, man kan sende penge online, man gør alt muligt online nu. Så det giver god mening, at vi går i retning af EPR, og jeg tror, at andre instanser følger efter.”

Begynd at bygge verden med Bluebeam Revu