Hoffman Building Technologies (HBT) er en virksomhed, der arbejder med at få nye og gamle bygninger til at køre mere effektivt.
Denne virksomhed i North Carolina har bygningsautomatisering som sit hovedfokus, hvilket dækker alt fra belysning, varme-, ventilations- og klimaanlæg til styring af energi, gas og vand.
HBT’s systemer blev lanceret i 1985 som styringsafdelingen hos Hoffman and Hoffman og findes i mere end 1.000 bygninger i Virginia og North og South Carolina.
Men selvom kunderne høstede besparelser ved hjælp af det nyeste inden for bygningsautomatisering, fandt HBT i stigende grad sine interne processer for alt fra dokumentdeling til ændringer på byggepladsen tynget af en traditionel afhængighed af papirdokumentation.
For to år siden begyndte nogle medlemmer af HBT’s salgsteam at eksperimentere med Bluebeam og var imponerede over dets muligheder.
I begyndelsen af 2020 lancerede HBT et pilotprogram med det formål at konvertere resten af virksomheden til Bluebeam Revu til projekt- og dokumentstyring.
Blot lidt over et år senere har resultaterne været opsigtsvækkende.
HBT har fuldstændig transformeret den måde, virksomheden arbejder på, idet dens ingeniører og teknikere har droppet besværlig papirdokumentation til fordel for problemfrit digitalt samarbejde ved hjælp af Bluebeam Revu.
Det har også været en gevinst for kunderne og har øget den allerede høje kvalitet af virksomhedens arbejde og tjenester, sagde HBT’s driftsvicedirektør, Chris Stegall, der gav grønt lys til implementeringen af Bluebeam i hele virksomheden.
“Alle er holdt opdaterede,” sagde Stegall. “Vi har mindre risiko for, at noget måske bliver overset, fordi det er gjort stort set omgående.”
Sådan begyndte det hele
En ingeniør var den første person, der begyndte at bruge Bluebeam Studio i Revu, sagde Patrick Gorman, som er HBT’s driftsleder på firmaets kontor i Raleigh, North Carolina. Gorman har spillet en central rolle som fortaler for den nye teknologi.
Ingeniøren, der er baseret i Charlotte, arbejdede med en kunde, der havde behov for dokumentation og havde prøvet forskellige ting, herunder BIM 360, Microsoft Excel og Access, i sin søgen efter den bedste måde at gemme data på samt udveksle dem med personalet på byggepladsen.
Under processen stødte han på Bluebeam Studio i Revu, tog det i brug og begyndte at få succes med at opfylde kundens krav ved hjælp af softwaren.
Gorman fik nys om, hvad ingeniøren lavede, og sagde, at han hurtigt så et stort potentiale i Bluebeam Studios skybaserede teknologi og overtog afprøvningsprocessen.
Cirka 75 % af HBT’s arbejde involverede udskrivning og opbevaring af papirdokumenter – en tidskrævende proces, der kræver en betydelig mængde lagerplads.
Dog var det virksomhedens afhængighed af en virtuel privat netværksforbindelse (VPN) til at overføre data fra byggepladser tilbage til en virksomheds server, der viste sig at være dråben, der fik bægeret til at flyde over.
“Når man arbejdede i marken og skulle håndtere en VPN-forbindelse til noget data, var man nødt til at have en temmelig stabil forbindelse,” sagde Gorman.
Så Gorman begyndte at samarbejde med en af sine ingeniører om metoder til at “designe og udvikle en struktur” til udrulning af Bluebeams teknologi i hele virksomheden.
Det blev starten på en toårig rejse, der skulle ændre den måde, HBT kommunikerer og overvåger projekter på.
“Målet var at have noget, der “nemt kunne indføres, nemt kunne læres, og som var nemt at bruge”, sagde Gorman. “Jeg er overbevist om, at hvis du har et værktøj, der ikke er nemt at bruge, er du mindre tilbøjelig til at bruge det, uanset hvad det er.”
Gorman og hans team havde brugt “det meste af et år” på at eksperimentere med Bluebeam Studio, da deres arbejde kom på tale under en intern gennemgang med Stegall, som foreslog, at de præsenterede deres resultater på den halvårlige lederkonference.
“Vi fik en masse opbakning, en masse spørgsmål fra de andre projektledere,” sagde Gorman.
Snart arbejdede Gorman og andre medlemmer af hans team på at udvikle en undervisningsplan for at bane vejen for en udrulning af Bluebeam Revu i hele virksomheden ved hjælp af byggeteknologiundervisningsfirmaet TPM Inc.
Gorman oprettede to undervisningshold – det ene i South Carolina, det andet i North Carolina – og startede med virksomhedens projektledere, inden han gik videre til firmaets teknikere og ingeniører.
Målet var at sikre at “alle fra det højeste til det laveste niveau ville bruge processen,” sagde Gorman.
Når et job bestilles, overvåger projektlederen indsamling af alt, hvad der er nødvendigt, herunder “de mekaniske planer, el-planer, specifikationer og omfanget,” sagde Gorman.
Som en del af deres uddannelse lærte projektlederne, at deres første skridt nu er at oprette et Studio-projekt, Revus dokumentlagringsfunktion, til jobbet og effektivt opsætte en skabelon til de mapper, der er lavet til hvert job.
“Og så begynder du bare at placere dataene i de mapper, hvor de normalt ville være,” sagde Gorman.
Gorman har til gengæld fortsat undervisningen i takt med, at virksomheden har øget sine digitale muligheder med Bluebeam.
Han arbejder nu på at hjælpe medarbejdere på byggepladsen med at blive kompetente brugere af Studio-sessioner, Revus digitale samarbejdsfunktion, på deres iPads, mens han hjælper HBT’s ingeniører med at forstå, hvad Bluebeam kan bruges til.
“Vi brugte to år på at gøre processen perfekt og nå til det punkt, hvor vi for det første forstod nok om Bluebeam og for det andet udviklede processen til at rulle den ud til vores folk,” sagde Gorman.
Gennemgribende transformation
Alt dette repræsenterer et kæmpe skift i forhold til, hvordan HBT fungerede før Bluebeam, sagde Gorman.
Ingeniørerne brugte masser af tid og kræfter på at forberede projekthæfter i store ringbind til virksomhedens teknikere.
Det indebar en stor mængde papir og udskrivning, herunder tegninger over mekanik og el samt dokumentation af tjek og kontrol af udstyr.
“Og det var sådan, Hoffman havde gjort det i årevis,” sagde Gorman. “Vi havde simpelt hen hylder i vores lager til opbevaring af ringbindene fra alle disse projekter, hvor disse oplysninger var.”
Kommunikation og samarbejde mellem forskellige kontorer og med personalet ude på byggepladsen er også blevet enklere og mere effektivt.
Ved hjælp af Bluebeam Studio tager ingeniørerne alle de oplysninger, der er indsamlet af projektlederen, og begynder derefter at udvikle bl.a. kontrol- og udstyrsdokumenter til forelæggelse.
Ingeniøren kan derefter uploade deres PDF-filer til en Studio-session i Revu, sende invitationer og lade markeringerne begynde, hvor alle arbejder ud fra det samme dokument, hvis sessionen er aktiv. Alle i teamet har adgang til de samme dokumenter via deres iPad, laptop eller telefon.
Slut med den tidskrævende frem og tilbage-udveksling af foreslåede ændringer og dokumenter.
“Der har været en stor – jeg mener astronomisk – forbedring af vores proces ved at reducere den tid, der bruges på at granske dokumenter med 4-5 forskellige folk,” sagde Gorman. “Nu med sessioner er det utroligt hurtigt gennemført inden for få dage, og der er ingen trafik frem og tilbage.”
HBT’s brug af Bluebeam Studio har også strømlinet kommunikationen mellem teknikere i marken og personalet på kontoret om udtjekningsdokumentation, ændringsordrer, oplysningsforespørgsler (RFI’er) og mange andre ting.
Til “enhver tid kan vores tekniker på byggepladsen, vores projektleder, hvem som helst sige: ‘Hej, jeg er Jens Hansen, entreprenør her. Hvad er det med denne ændringsordre? Hvad er det? Er vi færdige? Hvad venter I på?’”, Sagde Gorman.
Bedre fakturering
Bluebeam har også været med til at gøre faktureringsprocessen mere effektiv.
Hovedentreprenører kræver ofte, at en månedlig “som udført”-faktura betales.
Tidligere, da det hele blev gjort på papir, skulle teknikeren transportere bogen hen til ingeniøren, da teknikeren ikke var i stand til at fortsætte med arbejdet, mens opdateringerne blev foretaget, sagde Gorman.
Nu kræver det blot en simpel e-mail til ingeniøren for at bede om opdateringerne til “som udført”-tegningerne for et bestemt jobnummer.
“Han går hurtigt ind på Bluebeam Studio, bekræfter med teknikeren, ‘Hey, jeg laver en kopi af de røde linjer for at lave “som udført”-tegninger,” sagde Gorman. “Derfor laver [ingeniøren] sine opdateringer, poster “som udført”-tegningerne, jeg kan gå i gang og hurtigt blive betalt, og det tager få sekunder.”
Et andet potentielt problem med det gamle papirbaserede system var, at mapper blev fejlplaceret, og dokumenter gik tabt.
Det var et særligt stort problem, når det mistede eller fejlplacerede element var testdokumentationen, som bestod af et papirregneark gemt i en større bog med dokumenter.
Gorman sagde, at kontroltestdokumentationen er der, “hvor vi verificerer hver eneste ledning, hver eneste enhed, og de skal godkende den.”
“Så, hvis bogen blev væk halvvejs gennem projektet, er alt det, du havde dokumenteret, nu gået tabt,” sagde Gorman.
I dag gemmes den vigtige dokumentation elektronisk i Studio. Derudover kan projektlederen eller den, der arbejder på dokumentet, tjekke det ud og forhindre andre i at foretage en ændring, mens der arbejdes på det.
“Så alt ved det, alle aspekter af at bruge det, har givet os en fordel,” sagde Gorman.
Måske har en af de største fordele været opbakning og entusiasme for Bluebeam Revu fra teknikere, ingeniører, projektledere og andre i virksomheden, sagde Stegall.
Især nævnte han softwarens grænseflade og brugervenlighed.
Det er ikke ofte tilfældet, når det gælder indførelsen af ny teknologi, da nogle medarbejdere foretrækker bekvemmeligheden ved at blive ved den gamle måde at gøre tingene på, sagde han.
“Det gjorde bestemt, at opbakningen kom hurtigere,” sagde Stegall. “Og det har derfor været en meget behagelig overraskelse at se teamet holde sammen, imødekomme det og være lidt spændte på, hvad det næste skridt kan tilbyde HBT generelt, med hensyn til hvordan vi driver virksomheden.”
