Der er ét spørgsmål, som enhver ingeniør stiller hver dag: “Hvem har ændret planerne? Hvem har lavet denne ændring?”
Hurtig og klar kommunikation har altid været i centrum for logistik. I dag er kommunikationen øjeblikkelig mellem et ubegrænset antal deltagere, men den hastighed kan vikle oplysninger ind i en håbløst kompleks proces. For især byggefagfolk kan QA/QC føles som et minefelt af noter, ændringer og kontroller, de skal krydse sammen. Ved store projekter kan firmaer kræve tusindvis af timer til QA/QC og derefter hundreder flere til at kontrollere, at deres egne processer overholdes.
Steve Tissier, P.E., er konstruktionsingeniør hos American Consulting Professionals. En af Tissiers opgaver hos en tidligere arbejdsgiver var at udvikle en mere effektiv QA/QC-proces, som fuldt ud udnyttede Bluebeam-teknologi, og som var mere en blot en digital kopi af firmaets “gammeldags” proces med blyant og papir, ifølge Tissier. De var allerede begyndt at bruge Bluebeam Revu, men kun til at genskabe deres eksisterende proces i det digitale miljø. Selvom dette var en forbedring, udnyttede de endnu ikke hele udbuddet af værktøjer i Revu, såsom brugerdefinerede statusser og Annotationslisten.
Tissier angreb problemet fra to vinkler. Først var der spørgsmålet om at spore og kommunikere ændringer på en enkel måde, og derefter var der kontrollen for at sikre, at QA/QC-processen faktisk blev fulgt og afsluttet. Det viste sig, at løsningen på det andet problem var bygget ind i det første og blot afventede den rigtige teknologi.
Tissier fandt ud af, at det første problem ikke så meget handlede om at organisere oplysninger, men om at vente på at det nuværende trin var gennemført, før det næste kunne starte. Som Tissier beskrev det, lå problemet i, at QA/QC var et “liniært start/slut-forhold, hvor trin tre ikke kan starte, før trin to er færdigt, fordi revieweren har den fysiske udgave, eller at filen er låst.” For at slippe af med ventetiden kiggede Tissier på Bluebeam Studio Sessioner, som muliggør en samtidig arbejdsgang med flere deltagere, der arbejder samtidigt på et enkelt dokument – det fører til en hurtigere afslutning. I Studio havde dokumenterne et “start/start-forhold”, hvor adskillige QA/QC-personer på hvert trin øjeblikkeligt kunne blive gjort opmærksomme på ændringer og godkendelser og kunne samarbejde uden at miste overblikket over status for de forskellige ændringer.
Dette krævede dog, at alle samarbejdspartnere brugte det samme system af brugerdefinerede statusser, så Tissier udviklede tilpassede statusser til at spore hvert trin i QC-processen for hver kommentar. Tissiers mål var en QC-proces, der “reducerede behovet for yderligere markeringer, der specificerede, hvilket procestrin en kommentar er på. Nu fandtes der kun én kommentar, der blev opdateret igennem livscyklussen på en QC.” Ved hjælp af Tissiers proces skifter farven på en kommentar automatisk til en unik farve, når deltageren opdaterer status for denne kommentar. Dette gjorde det muligt at spore status for en kommentar både grafisk på tegningen og tekstligt i statuskolonnen i annotationslisten i Revu.
Tissiers tilgang fungerede ekstraordinært godt ved implementering, da seks-dages QC-planer regelmæssigt blev afsluttet på fire, og “i et tilfælde var ni dage afsat til QC-processen, men arbejdet blev afsluttet på fem,” forklarer Tissier.
Sporing af alle disse ændringer i et digitalt miljø skabte svaret på den anden udfordring med at sikre overholdelse af processen. Tissier tog metadataene for hver ændring, der omfattede, hvem der udførte hvilket trin i QC-processen og på hvilket tidspunkt og dag, og placerede dem i et Excel-regneark, han selv havde designet. Resultatet var ifølge Tissier et værktøj, der kunne “løbe gennem tusind kommentarer og kontrollere dem alle for at sikre, at processen var blevet udført korrekt, i løbet af få sekunder, i modsætning til at nogen brugte timer eller dage på at gennemgå dem for at verificere, at QC-processen blev fulgt korrekt. Dette værktøj garanterede praktisk taget 100 % overensstemmelse med QC-processen, hvilket virkelig ikke kan gøres uden noget lignende. Samlet set førte disse ændringer til besparelser fra 10 til 30 % på QC-tiden og budgettet.”
I en direkte afstemning, som Tissier afholdt blandt ingeniører på Bluebeam Extreme Conference, eller XCON, rapporterede stikprøvestørrelsen, at ”flertallet af dem havde firmaspecifikke QC-processer, men kun 40 % sagde, at de virkelig følger processen, og 95 % sagde, at de ønskede, at processen var bedre.” Tissiers metoder, som han har præsenteret to gange på XCON, er blevet implementeret af mange andre byggefagfolk, der ønsker at gøre deres QC-proces mere effektiv og pålidelig. Som Tissier beskriver det: ”Arkitekter, ingeniører, entreprenører – vi laver alle QC. Vi skal alle kontrollere dokumenter for at sikre, at de er korrekte. Så det er en universel proces, og det er et universelt værktøj, der kan anvendes til alle tre brancher arkitektur, byggeri og ingeniørarbejde.”
Bluebeam Studio skaber et delt digitalt miljø til projektdesign og kontrol, men ligesom alle andre værktøjer er det kun så effektivt som brugeren. For Tissier var Studio en mulighed for at genoverveje den traditionelle QA/QC-proces fuldstændigt og ved hjælp af teknologi at skubbe hele sin branche et skridt fremad.
