Derfor er Revu et vigtigt værktøj for driftsmedarbejdere, der laver planer om tilbagevenden til kontoret

Driftsmedarbejdere med adgang til Bluebeam Revu kan effektivt planlægge, oprette og kommunikere ændringer i arbejdsområderne uden at være nødt til at bruge dyre, eksterne ressourcer
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration af Nico Abbasi

Efterhånden som mange virksomheder over hele verden begynder at bringe deres medarbejdere sikkert tilbage på kontoret efter måneders arbejde hjemmefra på grund af COVID-19-pandemien, er driftsansvarlige blevet vigtige aktører i overgangen. Og Bluebeam Revu er vigtig for at få det til at ske.

Imens medarbejdere har haft travlt med at vænne sig til at arbejde hjemmefra, har driftsledere brugt en stor del af de sidste seks måneder på at forberede medarbejderne uundgåelige tilbagevenden til kontoret – hvornår det så måtte være. 

For mange kommer den dag ikke før senere i 2021. Flere store firmaer, herunder Google, Facebook og Salesforce.com, har meddelt, at deres medarbejdere ikke er forpligtet til at vende tilbage til firmaets kontorer før så sent som august 2021.  

Andre overvejer at indføre hjemmearbejde på ubestemt tid. Twitter giver deres medarbejdere grønt lys til at vælge den mulighed, hvilket vil gøre det muligt for mange af deres medarbejdere permanent at undslippe de høje leveomkostninger omkring firmaets hjemby San Francisco. Facebook-direktør Mark Zuckerberg har imidlertid sagt, at firmaet med tiden vil bevæge sig henimod at lade halvdelen af medarbejderne arbejde hjemmefra inden 2030. Firmaet med base i Menlo Park i Californien har også netop ansat en direktør for fjernarbejde som en del af den planlagte ændring.

Det er dog ikke alle, der tager godt imod skiftet til hjemmearbejde. Reed Hastings, grundlægger og medadministrerende direktør for Netflix, fortalte for nylig Wall Street Journal, at han ikke har set noget positivt komme ud af fuldtidshjemmearbejde. “Ikke at kunne mødes personligt, især internationalt, er udelukkende negativt,” sagde han.

En stor, men overkommelig opgave

Virksomheder er ivrige efter at få medarbejderne sikkert tilbage på arbejdspladsen, men det er en kompleks proces at afgøre, hvordan det vil se ud, ifølge Candice Stong, projektleder i Bluebeams driftsafdeling. Afdelingen administrerer byggeteknologifirmaets globale kontorportefølje, herunder hovedkvarteret i Pasadena i Californien samt kontorer i hele USA, Europa, Storbritannien og Australien.

“Det er en underdrivelse at sige, at de seneste seks måneder har været vilde,” sagde Stong. “Vi arbejder alle hjemmefra i øjeblikket, men med tiden skal vi tilbage på kontoret. Så vi har fokuseret på, hvordan det vil se ud i henhold til de krav, der findes i de forskellige sikkerhedsprotokoller.”

Ikke alle arbejdspladser er ens, og for de fleste virksomheder er det nødvendigt at opdatere arbejdspladsen, så den opfylder de forskellige sundhedsmyndigheders regler. I de seneste år har mange virksomheder taget åbne, fleksible, aktivitetsbaserede områder sammen med tætbefolkede arbejdsstationer med tildelte siddepladser til sig. Andre har indført en fleksarbejde-model ved hjælp af “hot desking.”  

Disse strategier, der gav mulighed for øget tæthed, har skabt en udfordring med kravene om fysisk afstand i et post-COVID-miljø. For Bluebeam var klynger af arbejdsstationer, der befandt sig tæt på hinanden, ikke tilstrækkeligt til at opretholde de 2 meters fysisk afstand mellem medarbejdere, som er nødvendige i henhold til myndighedernes regler. Smalle gange skulle omlægges til at være ensrettede.

Cirkler, der farver skriveborde på en kontorplan i Revu

Der måtte indføres regler om brugen af mødelokaler og antal brugere i dem. Køkkenarealer ved kontorerne skulle gentænkes sammen med fællesarealer og andre uformelle samlingssteder.

Ydermere er gulvklistermærker som visuelle signaler, der skal sikre at den fysiske afstand overholdes, såvel som zoner til temperaturkontrol, markeringer, der blev inkluderet i dokumenterne med planen for returnering til kontoret. 

Muliggør hurtig og fiks planlægning 

Da de første uger med hjemmearbejde for alle i virksomheden havde lagt sig, begyndte Stong at modtage forespørgsler fra firmaer, der tilbød at hjælpe Bluebeam med omkonfigurering af arbejdspladsen og løsninger til styring af belægning med de sandsynlige krav, der ville komme efter COVID-19, taget i betragtning. “Med vores adgang til Revu gav det ikke rigtig mening at bruge eksterne ressourcer til at styre planlægningen af vores tilbagevenden til kontoret,” sagde Stong, at hun husker, hun tænkte dengang. 

I betragtning af pandemiens usikkerhed, og hvordan vores arbejdsområde var nødt til kontinuerligt at blive tilpasset forandringer i sundhedsreglerne og myndighedernes krav, sagde Stong, at hun havde behov for at være mere selvforsynende med at kunne skabe relevante planer for arbejdsområdet og hurtigt være lydhør over for ændringer.  

“Det ville koste tid og penge udelukkende at være afhængig af tredjepartsleverandører til at kortlægge fremtiden for vores arbejdsområde,” fortsatte hun.  

Den overordnede situation omkring COVID-19 så ud til at ændre sig fra dag til dag, hvilket betød, at styring af belægning og omkonfigurationer af arbejdsområder, som var nødvendige for en sikker tilbagevenden, krævede en hurtig og fiks tilgang. En godkendt plan den ene uge kunne være forældet den næste. 

Selv for driftsledere, der valgte at arbejde med eksterne ressourcer, ville det være klogt af dem at deltage i omkonfigurationsarbejdet så meget som muligt. På denne måde kunne den driftsansvarlige selv arbejde med plandokumenterne for at indføre ændringen, hvis det skulle blive nødvendigt med justeringer i sidste øjeblik – helt uden at være nødt til at vente på at leverandøren eller arkitekten svarede under potentielt stramme deadlines for godkendelse fra myndigheder.  

“Jeg tror, at udfordringen er, at driftsafdelingerne nu er nødt til at kende deres bygninger bedre end nogensinde,” sagde Ryan McGuinness, Bluebeams nordamerikanske salgsdirektør for enterprise, der ofte har kontakt til driftsledere hos bygge- og arkitektfirmaer. “De forsøger at gøre, hvad de kan med de værktøjer, de har, men så er de også nødt til at kommunikere oplysningerne ud til folk.” 

Derudover giver driftsledere ejerskab af planerne for omdesign i forbindelse med tilbagevenden til kontoret dem mulighed for at udnytte chancen for at lære at bruge nogle af de værktøjer, deres arkitektmodparter bruger til at planlægge ændringer. Det er naturligvis urealistisk at blive eksperter i de værktøjer, som arkitekter bruger til design – som Revit eller AutoCAD. Heldigvis findes der et andet standardværktøj i branchen, der er nemt at anvende, og som lægger magten over i driftsledernes hænder. 

Bluebeam Revu 

Dette værktøj er Bluebeam Revu, hvis intuitive funktioner til markering og redigering af PDF-filer gør det til et håndterbart men kraftfuldt værktøj for driftsledere at lære at bruge, når det drejer sig om at skabe, administrere og kommunikere planer for tilbagevenden til kontoret.

Markeringer i Revu placeres på en side

Udover de detaljerede og branchespecifikke ændringer og markeringer, der skal foretages i dokumenter med planer for arbejdsområdet, er det sandsynligt, at der er mange ikke-tekniske personer i virksomheden, der har brug for at se og godkende de endelige planer. Dette gør Studio i Revu, der er Bluebeams cloudbaserede portal til dokumentstyring og samarbejde i realtid, til et værdifuldt værktøj til tilgængelig dokumentkommunikation og -godkendelse.  

“Jeg ser, at mange af vores kunder er i stand til at bruge Revus avancerede markeringer til at lave en visuel historie om, hvad der sker med det nuværende layout, og hvad der skal ændres,” sagde McGuinness. “Og derefter også at være i stand til at kommunikere det gennem Studio til alle involverede. Studio giver dig et revisionsspor for alle disse markeringer.”    

Revu-værktøjer til driftsledere  

Der forefindes specifikke værktøjer og funktioner, som driftsledere burde bruge i Revu, når de går i gang med at planlægge tilbagevenden til kontoret. 

Grundlæggende markeringsværktøjer: Simple markeringsværktøjer som rektangler og cirkler osv. kan bruges til at identificere og kontrollere belægningsgrad og krav til fysisk afstand, og udfyldningsfarver kan tildele, visualisere og kommunikere diverse pladstildelinger. “Man kan lave farvede rektangler og placere dem oven på skriveborde, men de kan stadig være dækkende,” sagde Andrew Gaer, Bluebeams direktør for teknisk account management. 

Brugerdefinerede stregtyper: Revu giver brugerne mulighed for at skabe brugerdefinerede stregtyper, der viser forskellige ting. Hvis f.eks. en driftsleder ønskede at præsentere ændringer i “bevægelsesretningen” på dokumenterne med planen for tilbagevenden til kontoret for en specifik gang, kan de bruge en brugerdefineret stregtype, der har tekst i henhold til dette, siger Omar Sheikh, Bluebeams direktør for professionelle tjenester. “Det kunne også være en tekstboks, hvor der står ‘Station for temperaturkontrol’,” sagde Sheikh.  

Billedmarkeringer: Revu giver driftslederne mulighed for at tage billeder af bestemte ting på et kontor eller bruge webbaserede billeder til at indikere placeringer for håndspritstationer eller gulvmarkeringer og inkludere dem i PDF-filen, hvor medarbejderne kan se og referere til dem. Gaer sagde, at dette værktøj kunne bruges til at tage billeder af steder med temperaturkontrol eller håndspritstationer, så kontormedarbejderne kan se, præcis hvad de skal lede efter, når de vender tilbage til kontoret.   

Skitse i korrekt målestoksforhold: Dette giver driftsledere mulighed for at skabe former såsom cirkler eller rektangler med præcis rette skala i forhold til kontorplanen. Hvis en driftsleder ønskede at afspærre et bestemt område, kunne vedkommende bruge dette værktøj til at skabe et rektangel med de nøjagtige størrelser på området i virkeligheden. Og hvis en driftsleder ønskede at skabe en cirkel på 2 meters radius, der markerer områder, der kræver stram overholdelse af afstandsreglerne, kan dette værktøj også gøre dette.   

Forklaringer: Forklaringsmarkeringerne hjælper driftsledere med at skabe et plandokument, der i sidste ende vil være simpelt at forstå for alle samarbejdspartnere eller granskere, der enten markerer, godkender plandokumentet eller bruger planen, når de er tilbage på kontoret. 

Kalibrering: Med dette værktøj kan driftsledere bestemme den korrekte skala for plandokumentet. Dette sikrer, at alle mål efterfølgende vil være nøjagtige – et vigtigt element i betragtning af, at der kræves korrekt afstand i et plandokument for tilbagevenden til kontoret. 

Studio: Når den første kladde til et dokument om tilbagevenden til kontoret er klar til gennemgang og yderligere samarbejde, kan driftsledere administrere dokumentet (eller flere dokumenter) i Studio-projekter, der er Bluebeams cloudbaserede dokumentstyringsløsning. Derefter kan de starte en Studio-session og invitere flere forskellige granskere eller samarbejdspartnere til selv at tilføje noter og lave markeringer i realtid, uanset hvor de befinder sig.

Streger tegnes på en kontorplan i Revu

Værktøjssæt: Driftsledere har sikkert brug for at lave ændringer i deres plan for flere adresser for virksomheden, så de vil gerne føje disse nyoprettede værktøjer til en Tool Chest i Revu, så de nemt kan bruges i fremtiden. 

Illustrationer af Nico Abbasi