Illustration af Rae Scarfó
Gennemgang af omfang og kontrakt ligesom de andre arbejdsgange, vi tidligere har omtalt, er en central fase i ethvert byggeprojekt. Det er, når hovedentreprenøren, efter at have gennemgået en hård budrunde, udvælger og indgår store flersiders kontrakter med hver underleverandør, der skal arbejde på projektet.
Arbejdsgangen kan variere mellem forskellige hovedentreprenører. For Amanda Wieting, der er teknisk account manager hos Bluebeam og tidligere projektleder hos The Whiting-Turner Contracting Co., betød processen typisk et fysisk møde med de tre lavestbydende for hver underentreprise for at gennemgå alle de små detaljer i det præsenterede arbejdsområde.
“På dette møde ville vi gennemgå arbejdsomfanget og kontrakten. Vi ville gennemgå det hele, og vi ville bede dem om at sætte initialer på hver side,” siger Wieting. “Når vi var klar til at give dem kontrakten, ville vi bede dem om at underskrive den, og så var den behandlede kontrakt klar til brug.”
Der er måder, denne arbejdsgang kan strømlines ved hjælp af Studio i Revu, der er Bluebeams cloudbaserede portal til dokumenter og samarbejde.
Først og fremmest kræver denne proces, som så mange byggeprocesser, traditionelt en masse papir.
Arbejdsomfanget og kontrakten for alle underleverandører er et stort sæt papirdokumenter. Og som Wieting beskrev, betød hver fysisk gennemgang af omfang og kontrakt, at der blev lavet en serie aftalte ændringer i papirerne, ofte ved manuelt at markere siderne med kuglepen.
Derefter, når ændringerne og kontrakten var færdig, blev der fremstillet flere kopier af kontrakten, før de blev underskrevet af alle parter.
Her er tre måder, Studio i Revu kan bruges til at gøre gennemgang af omfangsbeskrivelser og kontrakter mere effektive.
Brug Studio-projekter til dokumentstyring med underleverandører
Når hovedentreprenører accepterer tilbud på byggeprojekter, er der potentielt en masse forskelligt papirarbejde i form af kontrakter og omfang, der skal gennemses og organiseres med de forskellige underleverandører, inden den officielle gennemgang med hver underleverandør finder sted.
Disse dokumenter, der kan indeholde en masse standardtekster udover det leverandørspecifikke omfang, kan opbevares og organiseres i et Studio-projekt. Dette gør det muligt for de forskellige deltagere i projektet, herunder hovedentreprenøren og de forskellige underleverandører, at have et centralt sted i Revu-økosystemet, der også gør det muligt for dem at deltage i en session til dokumentsamarbejde eller at markere dem, inden de forberedes til den endelige omfangs- og kontraktgennemgang.
“Det ville være dejligt at være i stand til at sende disse oplysninger i et Studio-projekt,” siger Wieting.
I tillæg til at bruge Studio til at være organiseret inden for de interne teams ved hjælp af standardskabeloner og bilag kunne Studio-sessioner derudover i særdeleshed bruges blandt teammedlemmerne til intern gennemgang af arbejdsomfanget, inden det deles og koordineres med underleverandørerne.
De forskellige medlemmer af projektteamet er jo nødt til at blive enige om det forskellige arbejdsomfang, inden underleverandørerne hentes ind til den formelle gennemgang. Studio-projekter og -sessioner er en god måde at gøre dette på.
Brug Studio-sessioner til at revidere og færdiggøre kontrakter
Fysiske møder er ikke altid optimale til at gennemgå omfang og kontrakt. Det kan være svært at koordinere forskellige møder med flere underleverandører, så hvorfor ikke bringe gennemgangs- og revisionsprocessen online ved at bruge muligheden for samarbejde på dokumenter og markering i Studio-sessioner?
Selvom Wieting siger, at hendes erfaring med denne fase af gennemgangen af omfanget og kontrakten for det meste fandt sted ved fysiske møder, siger hun, at en migrering af gennemgang og revision til en Studio-session er en brugbar mulighed for at spare tid, når man skal holde styr på gennemgange med flere forskellige underleverandører på én gang.
Og eftersom dokumenterne allerede bliver administreret og opbevaret i et Studio-projekt, er det nemt at uploade dem til en session, hvorefter underleverandører digitalt inviteres til at chatte, markere og svare på spørgsmål eller kommentarer. Ydermere bliver alle markeringer digitalt registreret i hver session, så hvis nogen har spørgsmål vedrørende en bestemt markering, er det let at se, hvornår eller af hvem den blev oprettet og følge op på den.
“Det ville være ret nyttigt at kunne afklare omfanget i en session, hvor det bliver registeret, så der findes data og historik bag alle markeringer,” siger Wieting.
Underskriv kontrakter digitalt med Studio-projekter
Ud over at kunne gennemgå og lave ændringer i omfanget og kontrakterne for forskellige underleverandører i Studio i Revu gennem en session, kan kontrakter blive fuldført og i sidste ende blive underskrevet ved hjælp af funktionen til digital signatur, der findes i et Studio-projekt.
Digital underskrift af officielle dokumenter bør dog kun gøres i et Studio-projekt og ikke en session, siger Wieting, for det er kun i et projekt, at brugerne kan foretage ændringer på dokumentniveau.
De kan underskrive digitalt med en ægte digital underskrift,” siger Wieting, og henviser til de forskellige underleverandører på projektet. “Det er rart for en kontrakt, for så ved man, at det forhindrer folk i at ændre den.”
Sådan foretages en ændring
Overordnet set giver Studio i Revu byggefagfolk mulighed for at digitalisere og strømline en lang række projektprocesser, skære ned på det fysiske papirroderi og give alle deltagere en ren og klar måde at behandle og godkende vigtig information.
Med gennemgang af omfang og kontrakt giver Studio hovedentreprenører mulighed for at slippe af med papir og styrke dokumentstyringen for flere underleverandører til projektet, samtidig med at man giver underleverandører en praktisk oplevelse under gennemgang og færdiggørelse af kontrakten, der både sparer dem penge og giver dem ro i sindet.
