Illustreret af Jonny Ruzzo
Lige siden Bluebeams Studio-projekter, som giver bygningsarbejdere mulighed for at gemme og dele projektdokumenter, og Studio-sessioner, som giver mulighed for markeringssamarbejde i realtid, kom på banen, har branchen nydt godt af de mange måder, hvorpå hvert værktøj styrker produktiviteten.
Alligevel er der særlige tilfælde på et byggeprojekt, hvor det giver mere mening at bruge sessioner fremfor projekter og omvendt. Desuden kan der være tidspunkter, hvor arbejdere på tværs af byggebranchen måske tror, at det giver mening at bruge det ene fremfor det andet værktøj til en bestemt arbejdsgang, når det modsatte faktisk kan være tilfældet.
Her er nogle eksempler på, hvornår du skal bruge Studio-sessioner, hvornår du skal bruge Studio-projekter, og hvornår du skal bruge begge dele.
Hvornår skal du bruge Studio-sessioner?
Studio-sessioner i Revu har etableret sig som det foretrukne værktøj til dokumentsamarbejde. Sessioner giver brugerne mulighed for at markere dokumenter med andre brugere i realtid, uanset hvor de er henne. Så længe sessionen oprettes af administratoren, kan folk til enhver tid hoppe ind og ud og markere dokumenter, samtidigt med at de skriver kommentarer til andre samarbejdspartnere.
Dette digitale samarbejde kan spare et projekt for megen tid og mange penge ved at erstatte det fysiske behov for at transportere papirdokumenter mellem interessenter. Det eliminerer også den primitive digitale proces med at e-maile markerede PDF-dokumenter til flere personer og derefter manuelt skulle konsolidere hver enkelt persons rettelser.
Sessioners store styrke kan dog nogle gange få brugerne til at stole for meget på værktøjet eller bruge det på måder, der gør det mindre effektivt over tid. Hver session skal for eksempel have et klart tidsvindue – en eller to uger pr. revisionsrunde. Selvom det kan være fristende at holde en session åben, mens projektet er i gang, er værktøjet mest effektivt, når det bruges trinvis fra revision til revision.
Tænk på en session som en erstatning for et møde, hvor samarbejdspartnere sidder omkring et virtuelt “skrivebord” med dokumenter, markerer dem og diskuterer revisionerne. Når mødet slutter, skal en session også afsluttes.
Hvornår skal man bruge Studio-projekter?
Studio-projekter er en effektiv måde at gemme, organisere og dele dokumenter på. For de største byggeprojekter, der kræver tusindvis af dokumenter, som er tilgængelige for mange interessenter, er projekter sikre og effektive.
Takket være dets styrke som opbevaringsværktøj er det dog ikke ualmindeligt, at projekter nogle gange bruges, når en session kan være mere passende og effektiv.
Hvis en session er et møde, hvor folk samles for at samarbejde i realtid, er projekter kontoret, hvor alt er centralt placeret. Dokumenter i et projekt kan tjekkes ind og ud, fx som en bog på et bibliotek, og når dokumenter tjekkes ud, kan der foretages markeringer, hvis der er givet de rette tilladelser til det, før de tjekkes ind igen. Dokumentversionshistorik registreres også omhyggeligt i et projekt, så alle ved, hvem der har gjort hvad med et dokument og hvornår.
Dette ind- og udtjekningssystem fungerer bedst, når der ikke er flere samarbejdspartnere. En samarbejdspartner kan tjekke ud og foretage revisioner af et dokument alene, før vedkommende tjekker det ind igen, så den næste person kan se det på et andet tidspunkt.
Men hvis der skulle opstå et behov for flere samarbejdspartnere, bliver det alt for besværligt at tjekke dokumenter ud og ind i et projekt – og potentielt forvirrende. Og så er det, at det giver mening at starte en session.
Sådan bruges de sammen
Når alt kommer til alt, er sessioner og projekter beregnet til at blive brugt sammen, på trods af at værktøjerne har individuelle elementer, der gør dem nyttige hver for sig.
Det bedste eksempel er at bruge projekter som et bibliotek med dokumenter, som kan stilles til rådighed for enhver interessent, der har brug for adgang til dem. Individuelle dokumenter kan tjekkes ind og ud, downloades osv. Projekter kan også gemme enhver Windows-baseret fil – så selv Microsoft Word- eller Excel-dokumenter kan gemmes, tjekkes ud, arbejdes på i deres oprindelige applikation og tjekkes ind igen – samt billeder og DWG-filer.
Sessioner bør omvendt finde sted i et projekt, når interessenter har brug for at afholde specifikke samarbejdsgennemgange af et eller flere dokumenter – og disse dokumenter kun findes i form af en PDF-fil. Dokumenter i et projekt kan uploades til en session, og i en bestemt periode skal samarbejdspartnere inviteres til at gå ind og lave markeringer og kommentarer, før sessionen afsluttes. Desuden gemmes alle ændringer, der foretages i et dokument i dette scenarie, i projektet, så alle kan se dem.
Både projekter og sessioner har desuden mulighed for omhyggeligt at kontrollere, hvem der har tilladelser til dokumenter. Det kan dog være klogt kun at give adgang til et projekt for interessenter med løbende og direkte involvering i et byggeprojekt. Sessioner kan i mellemtiden bruges til at videregive input på et dokument til en ekstern tredjepart, der ikke kræver fuld adgang eller tilladelser til alle dokumenter.
Mens de fleste bygningsarbejdere hælder til det ene eller det andet, afhængigt af teamets specifikke behov eller deres egen rolle, skaber brugen af Bluebeams projekter og sessioner sammen en særlig form for effektivitet, der er uovertruffen inden for byggeteknologi.
