Vad är en backlog inom byggande?

Inom många delar av livet kan ”backlog” vara en negativ term. Vänner kan säga att de har en stor backlog på jobbet, och då föreställer vi oss att personen drunknar under allt arbete.

Men inom byggande har termen backlog en annan innebörd. Enligt Associated Builders & Contractors (ABC) hänvisar en byggbacklog till mängden arbete, ”mätt i dollar, som byggföretag är kontrakterade att utföra i framtiden”.

Varför storleken på en byggbacklog spelar roll

ABC säger att ju högre värdet på en byggbacklog är, ”desto tryggare kan entreprenörer vara med ekonomin den närmsta tiden framåt. Ett lägre värde på aktuell backlog, mätt som andel av årsintäkterna, gör att entreprenörens ekonomiska osäkerhet är större.”

ABC tillägger att väldigt små backlogs ”antyder att entreprenörer börjar få slut på arbete och att de behöver identifiera och säkra fler framtida intäktskällor”.

Så det ser alltså ut som att en stor backlog är helt avgörande för ett byggföretags ekonomiska välmående.

Men man ska vara försiktig med det här synsättet. Den Missouri-baserade byggfirman Cannon Builders säger att det kan uppstå problem om man har en för lång backlog.

”Om du säger till potentiella kunder att du inte kan påbörja deras projekt förrän om nio månader så kommer det vara svårt att få nya jobb. Detta balanseras ofta ut över tid, men det är en svår situation att navigera”, menar de.

Firman varnar också för att kunder kan ifrågasätta företagets förmåga att fullfölja ett projekt om de har för lång backlog. ”[Det] kan betyda att du ligger back och inte kan hantera dina projekt på ett effektivt sätt. Ingen vill ingå ett avtal med någon när de tror att företaget inte kan hålla avtalade deadlines.”

Så om vi utgår från att vi vill ha en lagom backlog – inte för stor, inte för liten – för att illustrera att vi är ett livskraftigt byggföretag, hur beräknar vi då vad vår backlog faktiskt består av, dess värde för företaget och verksamhetens övergripande hälsa?

Så beräknar du en byggbacklog

En vanlig metod för att utvärdera värdet på en backlog inom byggbranschen är att använda en rapport över pågående arbete, WIP (Work In Progress).

WIP är en term inom hantering av leverantörskedjor och produktion som beskriver delvis slutförda projekt som väntar på slutförande. Sådana ekonomiska rapporter hjälper företag att hålla koll på den totala kostnaden för att byggprojekt vid tidpunkten då rapporten genereras.

Typiska kostnader kan omfatta arbetskraft, råmaterial och omkostnader i byggets olika stadier.

Cannon Builders lyfter fram vikten av att ha en WIP när man bedömer värdet på en backlog: ”Genom att inkludera avtalsvärdet och information om framtida, redan tilldelade projekt i WIP-rapporten går det att uppskatta var företaget befinner sig i de aktuella projekten med hjälp av successiv vinstavräkning som uppskattar graden av färdigställandet i procent.”

Enligt Corporate Finance Institute identifierar metoden med successiv vinstavräkning byggprojektets intäkter och utgifter i proportion till projektets slutförandegrad. Beräkningen används när man bedömer värdet på en backlog.

Tips för att hantera en byggbacklog

Så nu när vi vet att man vill ha en balans i sin backlog som gör att den är helt lagom, hur går man till väga för att hantera den?

Utöver att noga mäta ett företags backlog redan från start så är det väldigt viktigt att man kommunicerar med kunderna. Transparens bidrar till att lindra kundens eventuella oro om företagets förmåga att leverera projektet i tid och inom budget.

Företagets förmåga att hantera pågående arbete är en indikation om dess välbefinnande och om förmågan att rekrytera och behålla tillräckligt mycket personal för att få jobbet gjort.

Att känna till företagets begränsningar och vara realistisk när det kommer till skala och omfattning för projekt som är aktuella är ett annat steg för att hantera backlog effektivt.

Bluebeam har flera verktyg som hjälper byggföretag att hantera sina aktiviteter med byggprogramvara som gör det enkelt att skapa, organisera och dela detaljerad logistikplanering för projektplatser, oavsett hur komplexa de är.