Baustelle nutzen App zur Baudokumentation© gettyimages/Westend61

Baudokumentation leicht gemacht: Das müssen Sie beachten

Was genau eine lückenlose Baudokumentation ist, welche digitalen Lösungen mittels Software es gibt und wie Sie Fotos zur Dokumentation auf der Baustelle nutzen können, erfahren Sie hier.
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Stellen Sie sich vor: Bisher lief alles gut, doch dann kommt es zu Verzögerungen. Die Bauherr:in will wissen, wie das passieren konnte. Damit Sie solche und ähnliche Fragen rechtssicher beantworten können, ist es sinnvoll, eine lückenlose Baudokumentation zu führen. Was genau das ist, welche digitalen Lösungen mittels Software es gibt und wie Sie Fotos zur Dokumentation auf der Baustelle nutzen können, erfahren Sie hier.

Diese Themen zur Baudokumentation erwarten Sie 

Baudokumentation – was ist das? 

Die Baustellendokumentation ist ein Instrument, um alle Vorgänge auf der Baustelle später noch nachvollziehen zu können. Es werden die täglichen Fortschritte und andere Ereignisse auf dem Bau dokumentiert. Das hilft, den Bauherr:innen gegenüber transparent zu arbeiten und bei möglichen Streitigkeiten vor Gericht einen rechtssicheren Beweis zur Hand zu haben – vorausgesetzt, die Baudokumentation wird regelmäßig und lückenlos gepflegt. 

Gründe für die Baudokumentation 

Korrekt gepflegt ist die Dokumentation ein wichtiger Nachweis bei Streitigkeiten rund um die Baustelle. Damit es jedoch gar nicht so weit kommt, bietet die Baudokumentation bereits im Vorfeld eine gute Möglichkeit, Transparenz gegenüber den Bauherr:innen zu schaffen. 

Für die Projektverantwortlichen bietet die Baustellendokumentation die Chance, den Bau besser zu überwachenBaumängel früher festzustellen und Prozesse zu optimieren. Die Dokumentation ist somit zentral für das Qualitätsmanagement auf dem Bau.

Dank vollständiger Baudokumentation kommunizieren Sie transparent mit den Bauherr:innen.

Merkmale einer guten Baustellendokumentation 

Eine gute Baudokumentation ist nicht nur vollständig, sondern auch übersichtlich strukturiert und für Dritte leicht zu verstehen. Neben der Objektivität der Dokumentation ist außerdem die Revisionssicherheit ein wichtiges Qualitätskriterium; eine Änderungshistorie ist bei einer Software daher von Vorteil. 

Ist die Baustellendokumentation Pflicht? 

Nein, eine Pflicht zur Baustellendokumentation mit allen oben aufgeführten Inhalten gibt es nicht. Einzelne Dokumentationen wie das Bautagebuch gehören jedoch zur Grundleistung nach HOAI. Dennoch ist es sinnvoll, nicht nur die verpflichtenden Teile gewissenhaft zu pflegen. Denn: Mit einer Baudokumentation sichern Sie sich bei Verzögerungen oder auch im Schadenfall ab. Die Dokumentation dient notfalls als Beweis vor Gericht. 

Bauleiter:innen verantworten Bautagebuch 

In der Leistungsphase 8 der HOAI ist das Bautagebuch Pflicht. Als Bauleiter:in sind Sie dafür verantwortlich, dass das Tagebuch ordnungsgemäß geführt wird. Sie dokumentieren darin alle Arbeits- und Entwicklungsphasen der Baustelle und können so die durchgeführten Arbeiten sowie den Baufortschritt nachweisen. 

Dokumentationspflicht für Handwerker 

Ausführende Unternehmen und Mitarbeiter stehen ebenso in der Pflicht die Vorgänge auf der Baustelle zu dokumentieren. Sie müssen zum Beispiel nachweisen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, wie viel Material dabei verbraucht wurde und welche Maschinen zum Einsatz kamen

Um sich nicht haftbar zu machen, müssen Sie außerdem Störungen rechtzeitig schriftlich melden und Bedenken vorab kundtun. Zur Dokumentationspflicht gehört außerdem die Trennung des Bauabfalls laut Gewerbeabfallverordnung

Welcher Inhalt gehört in die Dokumentation für den Bau? 

Ein festes Muster, welche Inhalte wie in der Baudokumentation dargestellt werden müssen, gibt es nicht. In vielen Programmen für die Baudokumentation können Sie sich Ihre Dokumentation daher individuell zusammenstellen.

Zwei lachende Männer im Büro; einer hält den Bauvertrag in der Hand© gettyimages/Luis Alvarez
Was die Baudokumentation abseits der rechtlichen Vorgaben umfassen soll, regeln Sie am besten im Bau- und Architekt:innenvertrag.

Um den Bauablauf festzuhalten, sind folgende Inhalte sinnvoll: 

  • Bau- und Ausstattungsbeschreibung
  • Sämtliche Versionen der Baupläne 
  • Baukostenberechnungen 
  • Termine und Fristen 
  • Entwurfs- und Ausführungsplanung 
  • Bautagebuch
  • Arbeit an den Maschinen 
  • Behinderungsanzeigen 
  • Nachtragsmanagement 
  • Mängelmanagement 
  • Abnahme- und Übergabeprotokolle 

Wenn sich zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen ergeben – zum Beispiel zu den Fristen oder Kosten – sollten Sie dies festhalten und auch dokumentieren, dass Sie die Bauherr:innen informiert haben sowie wie diese darauf reagiert haben. Insgesamt gilt: Sämtliche Absprachen mit den Bauherr:innen und anderen Beteiligten wie Baufirmen sollten belegbar sein

Übergabe der Dokumentation & Zeit danach 

Nicht nur das Erstellen der Baudokumentation wirft oftmals Fragen auf, sondern auch die Übergabe der Protokolle. Wir haben einige häufig gestellte Fragen für Sie beantwortet: 

Wann wird die Baudokumentation übergeben? 

Am besten vereinbaren Sie am Beginn des Bauprojekts mehrere Termine zur Übergabe. So erhalten die Bauherr:innen die Baudokumentation nach und nach entsprechend des Baufortschritts, zum Beispiel die abgeschlossene Entwurfsplanung oder die Unterlagen zur Vergabe und zum Aufmaß. 

Was geschieht, wenn die Baudokumentation nicht vollständig ist? 

Wenn die Baudokumentation nicht vollständig ist, beziehungsweise nicht den vertraglich geregelten Inhalt behandelt, kann das Honorar der bauleitenden Architekt:innen oder Bauleiter:innen gemindert werden. Die Bauherr:innen können sogar Schadenersatzansprüche geltend machen. 

Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden? 

Nach Abnahme der Leistung sollte die Dokumentation mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden, also der Gewährleistungszeit entsprechend. 

Wieso ist Software für die Baudokumentation sinnvoll? 

Damit die Baudokumentation nicht zu zeit- und arbeitsaufwändig wird, können Sie entsprechende Softwarelösungen verwenden. Der Vorteil der digitalen Baudokumentation

  • Die Datenerfassung ist deutlich schneller als mit Stift und Papier. 
  • Dank Pflichtfelder gehen keine wichtigen Informationen verloren. 
  • Sie haben die Möglichkeit, Fotos zu hinterlegen. 
  • Wichtige Protokolle können Sie mit wenigen Mausklicks ausgeben lassen. 
  • Via Mail können Sie die Daten auch mit Dritten teilen. 
  • Die Baustellendokumentation funktioniert von überall unterwegs mit Smartphone und Tablet oder im Büro am Computer. 
  • Durch die Gerätesynchronisation sind Sie immer auf dem aktuellen Stand und haben alle Daten im Blick. 

Übrigens: In unserem Artikel „Die 5 besten Bauleiter:innen-Apps auf einen Blick“ stellen wir Ihnen neben dem Bautagebuch auch noch viele weitere praktische Tools für die Baustelle vor. 

So unterstützt Revu die digitale Baudokumentation 

Revu als Software für digitale Baudokumentation erlaubt Ihnen nachvollziehbar die Vorgänge auf der Baustelle zu erfassenBerichte im Dokumentenmanagementsystem zu ordnen oder Mängellisten in Dateiformaten wie Excel oder PDF ausgeben zu lassen – und das von überall aus, egal ob am Tablet auf der Baustelle oder im Büro am Computer. 

Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Fotodokumentation. Zur besseren Visualisierung der Vorgänge auf dem Bau können Sie direkt in die Baupläne Markierungen einpflegen, die wiederum in der Markierungsliste kommentiert und mit einem Status versehen werden können. 

Als umfangreiches Kollaborationstool können Sie mit der Studio-Funktion zeitgleich Baupläne bearbeiten und sich über einen Chat austauschen. Oder aber Sie nutzen die Funktion, mit Dritten über wenige Mausklicks Dokumente per Mail zu teilen. So können Sie Ihre Baudokumentation einfach für alle relevanten Personen zugänglich machen.

Bringen Sie Ihre Baudokumentation auf das nächste Level. Arbeiten Sie digital.