Beschleunigen Sie Planprüfung mithilfe von Studio-Sitzungen

Sie möchten den Planprüfungsprozess effizienter verwalten? Dann haben wir die Lösung: Arbeiten Sie in Studio-Sitzungen in Echtzeit zusammen und optimieren Sie den einst mühsamen Prozess
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Illustration von Rae Scarfó

Die Planprüfung gehört zu den entscheidendsten Phasen eines Bauprojekts. Während dieser Phase kommen alle Projektbeteiligten – Eigentümer, Architekten, Elektro- und Bauingenieure, Installateure usw. – zusammen, um die gesamten Pläne zu prüfen und sicherzustellen, dass sie mit den Anforderungen an das Gebäude übereinstimmen. Dieser Arbeitsablauf gewährleistet außerdem, dass alles in den Gebäudeplänen durch die Beiträge der verschiedenen Projektbeteiligten vollständig aufeinander abgestimmt wird.

„Ein wichtiger Aspekt der Planprüfung besteht darin, Konflikte zu vermeiden, die sich auf die gesamten Gebäudepläne auswirken können“, so Jeanette Popiel, Produktmanagerin bei Bluebeam und ehemalige Architektin. „Es gibt eine interne Koordination, die während der gesamten Planprüfung abläuft und sicherstellt, dass beispielsweise das Leitungsrohr nicht zu niedrig für die Deckenhöhe ist, die für diesen Raum vorgesehen ist.“

Früher waren Planprüfungen ein zeitaufwendiges Unterfangen, das hohe Anstrengungen erforderte. Die Projektbeteiligten arbeiteten oft in verschiedenen Büros und waren im ganzen Land verteilt. Daher mussten die Dokumente auf Papier ausgedruckt und an die unterschiedlichen Standorte verschickt werden, damit Kommentare und Markups hinzugefügt werden konnten. Nachdem alle Dokumente von den jeweiligen Beteiligten geprüft und an ein zentrales Büro zurückgeschickt wurden, war jemand für die Konsolidierung der einzelnen Markups und Kommentare zuständig, damit diese anschließend in die endgültigen Entwurfsunterlagen aufgenommen werden konnten.

„Das ist wirklich ein äußerst mühsamer Prozess und oft wandern die einzelnen Dokumentensets innerhalb eines Büros von einer Person zur nächsten“, so Popiel. „Es kann aber jeweils nur eine Person an den Dokumenten arbeiten, denn es steht ja nur ein einziges Set zur Verfügung. Das schränkt das ganze Team ein.“

Der digitale Wandel als Wunderwaffe

In den vergangenen Jahren spielte der digitale Wandel in der Baubranche eine wichtige Rolle bei der Optimierung vieler gängiger Arbeitsabläufe. Auch die Planprüfung ist ein Arbeitsablauf, der von der Digitalisierung der Branche immens profitierte.

Bluebeam Revu hat bei der Digitalisierung von Prozessen wie dem Anzeigen und Erstellen von Markups in PDF-Dokumenten einen äußerst wichtigen Beitrag geleistet. Und ebenso hat auch Studio – das jedem Benutzer die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mithilfe von Studio-Projekten sowie die Zusammenarbeit an Dokumenten mithilfe von Studio-Sitzungen ermöglicht – die Art und Weise, wie Projektteams Planprüfungen optimieren können, komplett transformiert.

Der Planprüfungsprozess profitiert besonders von Studio-Sitzungen, dem Kollaborationstool in Revu. Papierdokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und an unterschiedliche Standorte geschickt werden, um von allen Beteiligten geprüft zu werden. Stattdessen können diese Dokumente dank Studio-Sitzungen von allen Beteiligten virtuell an einem Ort in Echtzeit geprüft werden.

Es ist also möglich, dass alle Projektbeteiligten – beispielsweise ein Architekt in New York, ein Ingenieur in Los Angeles und ein Installateur in Chicago – das gleiche Dokumentenset bearbeiten und diesem Markups und Kommentare hinzufügen. Darüber hinaus werden in Studio-Sitzungen alle Markups und Kommentare dem jeweiligen Verfasser zugeordnet. Zusätzlich gibt es eine Markupliste, auf der die Markup-Aktivitäten aller Beteiligten in Echtzeit aufgezeichnet werden. Das ist besonders hilfreich, wenn man nachverfolgen möchte, wer welchen Kommentar wann hinzugefügt oder welche Änderungen vorgenommen hat.

„Jeder kann seine Kommentare in Echtzeit hinzufügen“, sagt Popiel. „Darin besteht der große Vorteil: Sie sehen die Kommentare, während sie hinzugefügt werden. Sie müssen also das Dokumentenset nicht erst verschicken und sich dann fragen, wann Sie endlich all die Kommentare zur Gesicht bekommen.“

Als papierbasierter Prozess gestalten sich Planprüfungen äußerst aufwendig und können viele Wochen dauern. Mithilfe von Studio-Sitzungen ist es jedoch möglich, den gleichen Prozess in einem Bruchteil der Zeit durchzuführen. Zudem verläuft der Abschluss der Planprüfung und die Fertigstellung der Dokumente für die nächste Projektphase viel reibungsloser.

Wie läuft die Planprüfung in Studio ab?

Popiel empfiehlt neuen oder unerfahrenen Benutzern, Ihre Planprüfung in Studio mit folgenden Schritten zu beginnen:

Stellen Sie alle digitalen Baupläne zusammen und richten Sie eine Studio-ID ein

Benutzer können kostenlos ein Studio-ID-Konto in Revu einrichten. Sie müssen nur eine E-Mail-Adresse und ein Passwort angeben und sich anmelden. „Dann laden Sie nur noch Ihre Dokumente in Studio hoch und laden die Personen ein, die sich die Baupläne ansehen sollen“, erklärt Popiel. „Sie können die Einladungen an den Generalunternehmer, Subunternehmer, Eigentümer usw. versenden, damit diese stets einen Überblick über alle Kommentare haben, die während des Planprüfungsprozesses hinzugefügt werden.“

Wenn Sie die Beteiligten zu einer Sitzung einladen, erhalten diese per E-Mail einen Link, um der Sitzung beizutreten. „Wenn die Eingeladenen Bluebeam Revu bereits nutzen, können sie sich sofort anmelden und ein Studio-Konto erstellen“, so Popiel. „Und auch wenn sie nicht mit Revu arbeiten, können sie Ihren Studio-Sitzungen kostenlos beitreten.“

Machen Sie sich mit den wichtigsten Werkzeugen vertraut

Um Planprüfungen in Studio-Sitzungen durchzuführen, brauchen Sie nicht alle Werkzeuge, die Revu zu bieten hat. Was die Benutzer am häufigsten verwenden, sind einfache Markupwerkzeuge wie Wolken und Sprechblasen. „Das sind wahrscheinlich die wichtigsten Werkzeuge, die Sie kennen müssen“, so Popiel. „Und ich habe noch einen Tipp für Sie, den ich für besonders wichtig halte, wenn viele Prüfer an der gleichen Studio-Sitzung teilnehmen: Machen Sie sich mit Ihrer Tool Chest vertraut und legen Sie einen Betreff für Ihre Markups in der Tool Chest fest.“

Auf diese Weise können Benutzer verschiedene Werkzeuge sortieren und filtern. „Wenn beispielsweise 10 Prüfer an einer Sitzung teilnehmen und jeder einen Kommentar mithilfe eines Textfelds hinzufügt, dann wird Ihnen in der Markupliste als Betreff nur ‚Textfeld, Textfeld, Textfeld‘ angezeigt“, erklärt Popiel. „Legt einer der Benutzer jedoch einen Betreff in seiner Tool Chest fest und verwendet anschließend ein Markup, dann wird anstatt ‚Textfeld‘ als Betreff beispielsweise ‚Maschinentechnik‘ angezeigt. Auf diese Weise können Sie nach unterschiedlichen Fachrichtungen filtern und sortieren, was das Ganze wesentlich übersichtlicher macht.“

Führen Sie eine Probesitzung durch und erstellen Sie Best Practices

Wenn Sie sich als erfahrener Bauexperte mit der papierbasierten Planprüfung auskennen und Sie Studio gerne einmal ausprobieren möchten, brauchen Sie dies keineswegs gleich mit einem echten Projekt tun.

Popiel empfiehlt neuen Benutzern, zunächst eine Probesitzung durchzuführen, damit jeder die Möglichkeit erhält, sich an die Werkzeuge und die neue Umgebung zu gewöhnen. „Beim ersten Mal ist alles ein bisschen schwieriger“, gibt Popiel zu. „Halten Sie einfach eine interne Probesitzung in Ihrem Unternehmen ab: Machen Sie sich mit dem Hochladen von Dateien vertraut und erfahren Sie, was in einer Sitzung alles möglich ist und wie Sie Ihre Dateien für eine Sitzung vorbereiten.“

Nach einer solchen Probesitzung wird Ihnen beim nächsten Mal alles viel leichter fallen. „Das Ganze wird dann reibungsloser ablaufen“, so Popiel.

Benutzer, für die Planprüfungen in Studio noch relativ neu sind, sollten laut Popiel eine Liste mit Best Practices erstellen. „Auf diese Weise wissen Sie genau, was Sie tun müssen, bevor Sie Ihre Dateien in eine Sitzung hochladen. Sollte ich sichergehen, dass ich die Dateinamen zur Hand habe? Welchem Muster sollen Dateinamen folgen? Welche Dokumentberechtigungen sollen ausgewählt werden?“

Teil der Best Practices könnte die Erstellung eines Deckblatts sein, das jedem geschickt wird, der bei einer Planprüfung in einer Studio-Sitzung mitwirken soll.

„Ich habe beobachtet, wie Kunden ihre Werkzeugsets in einer Studio-Sitzung freigeben. Sie haben ein Deckblatt in der Studio-Sitzung, auf dem Folgendes steht: ‚Willkommen zur Studio-Sitzung. Klicken Sie hier, um ein Werkzeugset herunterzuladen‘“, so Popiel.  „Auf diese Weise stellen Sie allen Beteiligten die gesamten Markupwerkzeuge zur Verfügung, die sie in dieser Sitzung brauchen werden.“

„Als Moderator profitieren Sie von solchen Kleinigkeiten ungemein“, fügt Popiel hinzu. „Mithilfe solcher Werkzeugsets wird die Markupliste viel übersichtlicher. Außerdem ist es für die Beteiligten leichter, sich zurechtzufinden, denn Sie haben die Markupwerkzeuge für alle direkt in der Sitzung bereitgestellt. Zudem wissen die Beteiligten genau darüber Bescheid, was in der jeweiligen Sitzung passieren soll. Auch das erzielt für gewöhnlich bessere Ergebnisse.“

Hier sind fünf Tipps für die Erstellung effizienter digitaler Dashboards in Revu.