Eine der Auswirkungen der COVID-19-Krise im Jahr 2020 stellt der erwartete starke Aufwärtstrend bei der Umstellung auf cloudbasierte Softwarelösungen dar. Da Mitarbeiter zunehmend von Zuhause arbeiten, soll Software jederzeit und von überall aus verfügbar sein. Natürlich muss Software nicht unbedingt cloudbasiert sein, damit sie von überall aus genutzt werden kann. Viele Chief Information Officers (CIO) – selbst in mittelständischen Unternehmen – hatten die Umstellung auf die Cloud bereits geplant und die Pandemie hat dann Anlass zu der Frage gegeben: Wann, wenn nicht jetzt?
Die Migration wichtiger Softwareanwendungen in die Cloud, welche branchenweit bereits stattgefunden hat, hat erhebliche Auswirkungen auf das jeweilige Unternehmen. Sicherlich sind die Folgen beim IT-Team, das sich zuvor um die Wartung der Software vor Ort kümmerte, am deutlichsten spürbar. Aus finanzieller Sicht bedeutet die Umstellung auf cloudbasierte Baumanagementsoftware einen Wechsel von Lizenzen und der Zahlung jährlicher Wartungsgebühren zu einem On-Demand-Modell auf einer Pay-as-you-go-Basis. Die Anwendungen werden also gemietet und nicht mehr gekauft.
Der Endbenutzer bekommt von einer nahtlosen Migration in die Cloud fast nichts mit: Der Benutzer meldet sich bei seiner cloudbasierten Softwareanwendung an, arbeitet zusammen mit seinen Kollegen an der Fertigstellung eines Dokumentensets für ein großes Bürohausprojekt und reicht dieses zur Genehmigung weiter, ohne auch nur einen Gedanken daran zu verschwenden, welche Technologie hinter dieser Reihe von Interaktionen steckt.
Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, die sich viele Bauexperten hinsichtlich cloudbasierter Zusammenarbeit und der Technologie dahinter stellen.
Wo ist meine Software?
Sie befindet sich nicht mehr auf Ihrem Computer, sondern auf einem Remoteserver. Dieser sorgt dafür, dass Sie jederzeit und von überall aus auf die Software zugreifen können. Sollte man sich darüber Sorgen machen?
Laut Jim Prothe, Marketingdirektor bei Magenium, einem Beratungsunternehmen für IT-Lösungen mit Sitz in Glen Ellyn im US-Bundesstaat Illinois, sollte man der Veränderung positiv entgegenblicken.
„Einer meiner Freunde hat ein Unternehmen mit Büroräumen in einem Vorort von Chicago“, erzählt Prothe. „An einem Wochenende im letzten Sommer hat es bei einem anderen Mieter im selben Gebäude gebrannt. Dadurch ging das gesamte Sprinklersystem an und der Anwendungsserver wurde stark beschädigt. In den darauffolgenden zwei Wochen musste der Server mithilfe des Back-ups des vorherigen Monats wiederhergestellt werden. Die Daten eines Monats gingen dadurch verloren, einschließlich aller Abrechnungen. Hätten die Mitarbeiter stattdessen in einer Cloud-Umgebung gearbeitet und in einer Region hätte es einen Ausfall gegeben, dann wäre die integrierte Ausfallsicherung eingesprungen. Die Leistung wäre in einer anderen Region erhöht worden und es hätte keinen Datenverlust gegeben.“
Wo steht dieser Server?
Er befindet sich nicht länger im Serverraum des Unternehmens oder „lokal“, wie es im IT-Jargon heißt. Der Serverstandort hängt davon ab, wo sich Ihr Unternehmen befindet und welche Art von Cloud Sie nutzen.
Welche Arten von Clouds gibt es?
Es gibt mindestens drei verschiedene Arten von Cloud-Infrastrukturen, die eine cloudbasierte Zusammenarbeit in der Baubranche ermöglichen:
- Öffentliche Cloud: Sie als Endbenutzerunternehmen mieten Services von einem großen Anbieter oder vielleicht sogar einem globalen Unternehmen wie Microsoft Azure, Amazon Web Services oder Rackspace Technology. Normalerweise teilt Ihr Unternehmen die gemietete Infrastruktur mit anderen Unternehmen (der Anbieter bezeichnet diese als „Mieter“). Ihre Anwendungen und Daten sind strukturell von denen der anderen Mieter abgegrenzt, alles befindet sich jedoch auf gemeinsam genutzten Servern. Als die Nutzung von Clouds immer größere Verbreitung fand, befürchteten manche Mieter, dass firmeneigene Daten in die Bereiche anderer Benutzer geraten könnten. Aber ein wachsendes Vertrauen in die Anbieter sowie in die Cloud-Technologie selbst konnte diese Bedenken im Allgemeinen ausräumen.
- Private Cloud: Dabei handelt es sich normalerweise um eine Infrastruktur mit allen Eigenschaften der Cloud-Architektur, die jedoch von Mitarbeitern Ihres Unternehmens erstellt und gewartet wird. Große Unternehmen bevorzugen manchmal die Nutzung einer privaten Cloud für hochsensible Daten. Für mittelständische Bauunternehmen stellt dies jedoch eine eher ungewöhnliche Lösung dar.
- Hybrid Cloud: Manche Unternehmen haben Anwendungen in öffentlichen und privaten Cloud-Infrastrukturen.
Für Endbenutzer hat die Art der Cloud wahrscheinlich keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Leistung der Software.
Wie können wir von einem Server profitieren?
Es gibt mindestens drei verschiedene Servicemodelle, die Ihr Unternehmen für die Umstellung auf die Cloud einsetzen kann:
- Infrastructure-as-a-Service (IaaS): Ihr Unternehmen mietet physische Serverkapazitäten von einem Anbieter, der auch den Betrieb der Infrastruktur übernimmt. Aber das ist auch schon alles – Ihre internen IT-Mitarbeiter kümmern sich um die Einrichtung und Wartung der Software.
- Platform-as-a-Service (PaaS): Neben der Bereitstellung der Hardware verwaltet der Anbieter das Betriebssystem und alle weiteren Eigenschaften der Umgebung. Ihre Mitarbeiter kümmern sich jedoch um die Anwendungen selbst.
- Software-as-a-Service (SaaS): Der Anbieter verwaltet alles vom Betriebssystem bis zu den Anwendungen und Ihr Unternehmen bezahlt für die Nutzung dieser Dienste nach Bedarf.
Wo sind meine Daten?
Ein Teil ist lokal gespeichert, aber der Großteil ist in der Cloud. Der physische Standort des Servers ist für den Endbenutzer normalerweise nicht von Bedeutung – außer in Ausnahmefällen, bei denen es um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen geht. Gemäß des Sarbanes-Oxley-Gesetzes, das nach dem Bilanzskandal von Enron Anfang der 2000er erlassen wurde, müssen Finanzdienstleister beispielsweise den Behörden mitteilen, wo ihre Finanzdaten gespeichert werden. Weitere Regelungen greifen, wenn das Unternehmen international agiert. Sie können vertraglich festlegen, dass Ihre Daten in einer bestimmten Region oder auf einem bestimmten Server gespeichert werden.
Der physische Standort des Servers ist nicht ganz unerheblich, wenn es um cloudbasierte Zusammenarbeit in der Baubranche geht. Die Geschwindigkeit, mit der Daten durchs Netz reisen, ist faszinierend. Wenn die Entfernung zum Server jedoch sehr groß ist, wird der Endbenutzer eine merkliche Verschlechterung der Performance feststellen. Daher haben Anbieter von öffentlichen Clouds sowie große Unternehmen, die ihre eignen privaten Clouds betreiben, mehrere redundante Server in verschiedenen Regionen verteilt. Die Infrastruktur ist so angelegt, dass Ihre Daten an den nächstgelegenen Server gesendet oder über den zweitnächsten Server umgeleitet werden, falls es zu einem Systemausfall in Ihrer Region kommt.
„Normalerweise bieten Ihnen Cloud-Anbieter die Option, die Region für Ihre Primärserver festzulegen“, sagt Prothe. „Nahezu jede Metropolregion verfügt über ihre eigenen dedizierten Server.“
Warum verwenden wir Softwarelösungen in der Cloud?
Auf kurze Sicht ist es billiger, etwas zu mieten als zu kaufen. SaaS-Anbieter profitieren von der Masse an Mietern und können ihre Dienste daher zu günstigen Preisen anbieten.
Aus finanztechnischer Sicht hat es einige Vorteile, die Kapitalkosten zu senken und die Betriebsausgaben zu erhöhen. Verträge für Cloud-Dienste werden normalerweise den Betriebskosten zugeordnet. „Während der Finanzkrise von 2008 schwanden die Finanzbudgets“, so Prothe. „Die Migration von Anwendungen in die Cloud war für Unternehmen eine Möglichkeit, ihre Geschäfte weiterzuführen. In einigen Branchen passiert aufgrund der COVID-Krise gerade das Gleiche.“
Das Mieten cloudbasierter Software entlastet die IT-Mitarbeiter des Unternehmens, da diese weniger Infrastruktur zu warten haben. „Einer meiner Freunde leitet ein HLK-Unternehmen und klagt über die große Belastung, die mit dem Betrieb von lokaler Software einhergeht“, sagt Prothe. „Die Programme müssen ständig gepatcht werden und das wiederum führt jedes Mal zu neuen Sicherheitslücken. Die Kosten für IT-Mitarbeiter, die diese Änderungen durchführen, sind für ein kleines Unternehmen schon ziemlich abschreckend.“
Ist das Ganze nicht riskant, wenn es um sensible Daten geht?
Manche Unternehmen sind um die Sicherheit ihrer hochsensiblen Daten besorgt. Die Cloud kann jedoch sicherer als firmeneigene Rechenzentren sein.
Globale Unternehmen wie Amazon Web Services oder Microsoft verfügen über Tausende Vollzeitbeschäftigte im IT-Sicherheitsbereich. Diese verwenden auf künstlicher Intelligenz basierende Tools, mit denen Serviceunterbrechungen oder Hackerangriffe verhindert werden können. Diese automatisierten Tools können das gesamte Netzwerk nach auffälligen Aktivitäten wie ungewöhnlichem Datenverkehr durchsuchen und auf diese Weise schnell feststellen, ob es sich um eine potenzielle Bedrohung handelt. Darüber hinaus ist natürlich sämtlicher Datenverkehr über die Cloud durch End-to-End-Verschlüsselung gesichert und der Ruf des Anbieters steht und fällt mit der Stärke dieser Verschlüsselung.
„Ihrem Instinkt nach möchten Sie wahrscheinlich die Kontrolle über wichtige Anwendungen nicht aus der Hand geben“, sagt Prothe. „Aber Sie müssen sich die Frage stellen, wer besser für eine sichere Infrastruktur sorgen kann – ein Cloud-Anbieter, dessen Überleben von seinem Ruf abhängt, oder Ihre IT-Mitarbeiter?“
Bringt der Einsatz von Clouds auch Nachteile mit sich?
Es gibt einen offensichtlichen Nachteil: Benutzer müssen über eine zuverlässige Internetverbindung verfügen.
Außerdem sind die Einstiegskosten zwar niedriger, cloudbasierte Softwarelösungen können auf lange Sicht jedoch teurer sein. „Wir betreuen viele Unternehmen, die ihre lokalen Anwendungen in die Cloud migrieren, und oft benötigen sie Hilfe bei der Optimierung ihrer Ausgaben“, erzählt Prothe. „In der Cloud kann man in kurzer Zeit viel Geld loswerden. Sie verbrauchen eine Menge Rechenleistung und da Sie monatlich dafür bezahlen, merken Sie es vielleicht nicht sofort. Oft können Sie den Leistungsverbrauch außerhalb der Stoßzeiten reduzieren, wenn weniger Menschen online sind.
Wenn sich die Datenstruktur der cloudbasierten Anwendung von der lokalen Software unterscheidet, müssen Daten zudem eventuell bereinigt, neu strukturiert und normalisiert werden. Die Migration von Daten in die Cloud kann teuer, aufwendig und riskant sein, wenn sie ohne Expertenhilfe erfolgt.
Stellen alle auf cloudbasierte Softwarelösungen um?
Es kommt darauf an. Manche Unternehmen nutzen nur grundlegende Anwendungen wie E-Mail-Dienste in der Cloud. Der Standardansatz sieht folgendermaßen aus: Immer wenn eine neue Anwendung eingeführt wird, wird die Cloud-Version ausgewählt.
Es kommt aber auch auf die Anwendung an. Viele Softwareunternehmen wechseln selbst gerade zu einem Produktentwicklungsplan, bei dem der Cloud Priorität eingeräumt wird. Dabei transferieren sie ihre langjährigen Kunden schrittweise von lokalen Lösungen zu Angeboten in der Cloud. Viele neue Softwareanbieter werden höchstwahrscheinlich ausschließlich cloudbasierte Lösungen anbieten.
Wenn Sie sich also das nächste Mal bei einer cloudbasierten Anwendung anmelden, um einen Plan zu prüfen oder mit Ihren Kollegen über Dokumentenänderungen zu sprechen, dann wissen Sie jetzt, wie die Technologie hinter diesen Vorgängen tatsächlich funktioniert.
