Die Coronakrise hat zweifellos die Einführung von Technologie und Software im Baugewebe beschleunigt.

Während der Pandemie lag der Fokus vor allem auf Abstandsregeln für die Baustellen und auf der Verlagerung von Mitarbeitern in Arbeitsumgebungen abseits der Büros.

Letzteres hat dazu geführt, dass neue Tools und Prozesse in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integriert wurden, vor allem in den Bereichen Zusammenarbeit und Kommunikation. Da die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie voraussichtlich noch bis in die zweite Jahreshälfte andauern werden, ist es an der Zeit, dass Unternehmen ein Resümee ziehen.

Welche Software hat sich bewährt und welche muss optimiert oder ersetzt werden? Welche Aspekte müssen Unternehmen beachten, die diese Umstellung noch nicht durchgeführt haben?

Software und Technologie im Bauwesen

In der Baubranche gibt es unzählige Fälle, in denen Software zwar gekauft, aber nie eingesetzt wurde.

Für kleine Unternehmen sind meist schon die hohen Kosten für die Implementierung Grund genug, um die Idee vorerst auf Eis zu legen. Sie haben oftmals ihre eigenen Methoden und sind mit den bestehenden Lösungen zufrieden.

Im Allgemeinen konzentrieren sich Unternehmen vorrangig auf die Einführung von und Kompatibilität mit vorhandenen Systemen. Einige dieser Systeme wurden manchmal intern und mit hohem Aufwand entwickelt. Deshalb ist es häufig schwierig, sich davon zu trennen.

Meistens können jedoch – unabhängig von der Größe des Unternehmens – Verbesserungen vorgenommen werden. Wie wählen Sie also die richtige Software für Ihr Unternehmen aus?

Gründliche Überlegungen im Vorfeld

Stellen Sie sich zunächst folgende Frage: Löst die neue Software einen analogen Ablauf ab? In diesem Fall ist es sinnvoll, den analogen Arbeitsablauf vollständig abzubilden. Vergleichen Sie dann, welche Prozesse auch durch eine Software abgedeckt werden bzw. welche Schritte möglicherweise komplett wegfallen können. Dadurch wird die benötigte Funktionalität auf eine Weise dargestellt, die mit dem aktuellen Arbeitsablauf vergleichbar ist.

Außerdem sollten Sie folgende Fragestellungen berücksichtigen:

• Welche Anforderung muss die Software hauptsächlich erfüllen?
• Gibt es bereits eine Lösung dafür im Unternehmen?
• Kann die Software bestehende Tools oder Prozesse ersetzen?

Es ist wichtig, dass bei der Evaluierung der vorhandenen Programme die Kosten geprüft werden. Sie sollten auch prüfen, ob Ihre Tools isoliert sind (also ob sie unabhängig von anderer Software eingesetzt werden oder nur von ausgewählten Personen im Unternehmens verwendet werden können) und ob sie in andere Tools und Abläufe integriert sind. Dabei muss auch der Ressourcenaufwand der Tools berücksichtigt werden, wie die Wartungszeit, die Hardwareanforderungen und die Verwendung zusätzlicher Software oder Plug-ins.

Entscheidungsfindung

Sie wissen jetzt, wonach Sie suchen? Ausgezeichnet. Machen Sie sich nun ein Bild davon, welche Produkte und Lösungen aktuell verfügbar sind.

Beim Kauf von Software stehen Kunden oft vor den folgenden drei Hürden:

• Softwarekosten (einmaliger Kauf und/oder Abonnement)
• Vermeintliche „Bindung“ an einen Anbieter
• Implementierungszeit, einschließlich Mitarbeiterschulungen

Diesen drei Bereiche müssen in die Auswahl miteinbezogen werden. Außerdem sollte Ihre Entscheidung Ihre ursprüngliche Geschäftsanforderung hinreichend berücksichtigen.

Verlieren Sie Ihre Zielgruppe nicht aus den Augen

Die Person, die letztendlich mit diesem Tool arbeitet, möchte mehr Effizienz erreichen oder Arbeitsabläufe einfacher gestalten können. Das neue Tool könnte für das Führungsteam bedeuten, dass mehr Daten zur Verfügung stehen, um Trends zu erkennen. Es könnte außerdem zu einer allgemeinen Steigerung der Produktivität und der Gewinnmarge führen. Bei der Kommunikation Ihrer Softwareauswahl sind anschauliche Beispiele und eine Erläuterung, wer von dieser Software profitieren wird, äußerst wertvoll.

Achten Sie besonders auf:

• Zeiteinsparungen: Wird ein Ablauf durch die Software beschleunigt? Bietet sie einen zusätzlichen Vorteil im weiteren Verlauf des Prozesses?
• Vernetzung: Wie gut lässt sich die neue Software in bestehende Lösungen und Technologien integrieren?
• Arbeitsaufwände: Eliminiert die neue Software unnötige Arbeiten, Doppelarbeit und Probleme im Arbeitsablauf?
• Risiko: Werden Prozessrisiken durch die neue Software reduziert oder beseitigt? Wird die Qualitätssicherung verbessert und sichergestellt, dass Probleme frühzeitig erkannt und effektiv nachverfolgt werden?
• Implementierung: Kann der Implementierungsprozess schnell abgeschlossen werden?

Diese Aspekte helfen bei der Bestimmung relevanter Key-Performance-Indicators (KPI) und letztlich auch bei der Ermittlung des ROI für Ihre Softwareanschaffung.

Bereitstellung im Unternehmen

Vor jeder Einführung von neuer Software sollte eine Besprechung mit dem Team stattfinden. Dadurch können Sie andere Mitarbeiter von dem System überzeugen. In diesem Rahmen können Sie außerdem Kollegen identifizieren, die sich bereits mit der Software auskennen. Diese Teammitglieder werden zu den vorrangigen Benutzern im Unternehmen und unterstützen die Implementierung.

Als Nächstes geht es darum, wie viel Aufwand bei der Einführung verursacht wird. Manche Softwareprozesse führen zu einer aufwendigen Neukonfiguration von Systemen und erfordern die Bereitstellung neuer Geräte. Bei anderen stellt das überhaupt kein Problem dar. Das hängt vollkommen von den Anforderungen des Unternehmens und dem Anpassungsgrad ab.

Die Anpassung des Systems kann in vielen Fällen für hohe Effizienzsteigerungen sorgen. Ansätze wie die Einführung maßgeschneiderter Mitarbeiterprofilen, die Anpassung eines Produkts an die Marke und die Terminologie des Unternehmens schaffen Vertrautheit und verbessern dadurch die Akzeptanz.

Weitere Tipps für eine reibungslose Umstellung:

• Schulungsunterlagen (einschließlich Handbücher, Lernprogramme usw.) müssen einfach gestaltet und für Mitarbeiter verständlich aufgebaut sein.
• Die Kompatibilität der Software mit Ihren bestehenden Systemen muss gewährleistet sein.
• Bestehende Arbeitsabläufe müssen bei der Einführung der neuen Technologie angepasst (oder neu entwickelt) werden.

Schrittweise Umstellung

Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe erst am Anfang stehen, ist es am leichtesten, Tools zu verwenden, die schnell und einfach übernommen werden können. Auf diese Weise können Sie schnellstmöglich erkennbare Verbesserungen erzielen. Diese Vorgehensweise schafft auch das Fundament für spätere Ergänzungen.

Wenn Sie eine Software mit mehreren Verwendungszwecken nutzen, kann es sinnvoll sein, Teile der Funktionalität nach und nach einzuführen. Dieser gestaffelte Ansatz verhindert, dass Mitarbeiter überfordert sind. Bei der Implementierung neuer Software kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, die Software nicht effektiv nutzen zu können, und deshalb in alte Vorgehensweisen zurückfallen.

Falls die Software einen schon bestehenden Ablauf ersetzt, müssen Sie diesen so schnell wie möglich auslaufen lassen. Andernfalls wird es verlockend sein, auf die alten Methoden auszuweichen, wenn Schwierigkeiten beim Umgang mit der neuen Software auftreten.

Überprüfen der Effizienz

Nach der Einführung der Software sollte rückblickend evaluiert werden, ob alle gesetzten Ziele auch erreicht wurden. Gängige Maße, an denen die erfolgreiche Einführung gemessen werden kann:

• Anzahl der Mitarbeiter, die die Software verwenden (z. B. ein Teil der Angestellten)
• Erzielte Zeit- und Kosteneinsparungen
• Feedback der Benutzer: Hat die Software ein Problem behoben und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert?

Wenn Sie Hilfe bei der Einführung von Bluebeam benötigen, finden Sie unsere ausführliche Dokumentation hier oder wenden Sie sich einfach an einen unserer Mitarbeiter.