Fünf Möglichkeiten, die Prüfungen von Zahlungsanträgen mit Studio-Sitzungen zu optimieren

Eigentümer, Generalunternehmer und Subunternehmer verbringen viel Zeit mit dem Einreichen und der Prüfung von Unterlagen, um sicherzustellen, dass alles termin- und budgetgerecht bezahlt wird. Die Verlagerung solcher Arbeitsabläufe auf Studio-Sitzungen sorgt für mehr Effizienz
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Illustration von Rae Scarfó

Die Prüfung von Zahlungsanträgen ist ein üblicher Arbeitsablauf bei Subunternehmern, Generalunternehmern und Eigentümern. Im Verlauf eines Projekts müssen diese Parteien entsprechend ihrer geleisteten Arbeit für jede Zahlungsperiode bezahlt werden.

Für gewöhnlich erfolgt dieser Arbeitsablauf per E-Mail, wo die Kommunikation fragmentiert ist. Für die Abwicklung nutzen die verschiedenen Parteien einen unübersichtlichen Stapel an Formularen und Arbeitsblättern, die für einen genauen Prozessablauf sorgen sollen.

Das gilt vor allem für Leistungsverzeichnisse, in denen Kostenbeträge für Generalunternehmen und Subunternehmen aufgeführt werden. In diesem detaillierten, mehrseitigen Verzeichnis ist die Verteilung der ursprünglichen Vertragssumme und aller Änderungsaufträge auf alle Kostenstellen oder Arbeitsschritte aufgelistet. Darüber hinaus beinhaltet das Leistungsverzeichnis das genehmigte Budget oder die Vertragsart. Es listet jede Aufgabe eines Projekts sowie ihren Wert oder ihre Kosten auf. Letztendlich enthält diese umfassende Arbeitsliste das gesamte Bauprojekt und seinen Vertragspreis vom Start bis zum Abschluss.

Laut Jennifer Younes, Product Marketing Specialist bei Bluebeam, die einen beträchtlichen Teil ihrer frühen Karriere im Außendienst des Bauunternehmens Barton Malow verbrachte, resultiert daraus ein oft sehr zeitaufwendiger Prozess. Dieser führt unweigerlich dazu, dass zusätzliche Zeit aufgewendet werden muss, um die Genauigkeit des Prüfprozesses von Zahlungsanträgen zu gewährleisten.

Während ihrer Zeit bei Barton Malow fanden Younes und ihr Team heraus, wie sie ihre Arbeitsabläufe optimieren konnten: Sie verlagerten den Prüfprozess von Zahlungsanträgen auf Bluebeam Revu und Studio-Sitzungen, wo Benutzer in einer Cloud-Umgebung gemeinsam an Dokumenten arbeiten und diese mit Kommentaren versehen können.

„Der Grund, warum die Arbeit in Studio so effizient ist, besteht darin, dass Studio als zentrale Kommunikationsplattform für alle Beteiligten fungiert“, erläutert Younes. „Zuvor mussten jeden Monat pro Subunternehmer und Zahlungsantrag mehrere E-Mails ausgetauscht werden. Jede E-Mail enthielt mehrere Dateianhänge und wir mussten die Markups aus jeder Antwort manuell konsolidieren – für manchmal bis zu 30 oder 40 Subunternehmer. Dank Studio-Sitzungen können wir an einem Ort zusammenarbeiten und haben zudem Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Markups. Das reduziert die E-Mail-Menge und den Aufwand für die manuelle Konsolidierung von Kommentaren erheblich.“

Laut Younes sollten Auftragnehmer die folgenden fünf Vorteile berücksichtigen, wenn sie nach neuen Wegen suchen, um Studio-Sitzungen in ihren Prüfprozess von Zahlungsanträgen zu integrieren.

Zentralisierte Kommunikation

E-Mails sind zwar schneller als traditionelle Briefe, aber nicht unbedingt übersichtlicher. Nachdem Subunternehmer ihre Zahlungsanträge an den Generalunternehmer eines Projekts weitergeleitet haben, werden sie im Allgemeinen von den Buchhaltern, Projektingenieuren, Baustellenleitern und Projektleitern des Unternehmens überprüft. Manchmal sind Korrekturen erforderlich, bevor der endgültige Antrag genehmigt wird.

Wenn an einem Projekt jedoch 30 oder 40 Subunternehmer beteiligt sind, was bei größeren Bauprojekten häufig der Fall ist, dann wird dieser Prozess zeitintensiv, fehleranfällig und unübersichtlich.

Studio-Sitzungen stellen die zentrale Kommunikationsplattform für den gesamten Arbeitsablauf in jeder Zahlungsperiode dar. Subunternehmer haben die Möglichkeit, ihre Zahlungsanträge einzureichen, und Auftragnehmer können Notizen hinzufügen oder Fragen stellen. Zusätzlich kann bei Bedarf und während der Antragsprüfung direkt über eine Studio-Sitzung kommuniziert werden.

Benachrichtigungen und Alarme

Die schnelle Bearbeitung und Genehmigung von Zahlungsanträgen liegt in der Verantwortung aller Beteiligten. Das Alarm-Tool in Studio-Sitzungen kann dabei helfen, dass Zahlungsanträge und andere Dokumente rechtzeitig eingereicht und alle Dokumente zeitnah überprüft werden.

Laut Younes werden Subunternehmer und Teammitglieder von den Alarmen in Studio-Sitzungen sofort benachrichtigt, wenn es neue Kommentare gibt. Die Mitarbeiter können sich jederzeit einloggen, um sich die neuesten Informationen anzusehen und die nötigen Änderungen vorzunehmen.

Younes erinnert sich an den Prüfprozess für Zahlungsanträge bei Barton Malow und erzählt: „Wir haben Alarme und Benachrichtigungen in Studio genutzt, um Teammitglieder darauf hinzuweisen, bestimmte Informationselemente zu überprüfen und zu kommentieren.“ „Nachdem die Überprüfung abgeschlossen war, setzten wir den Subunternehmer davon in Kenntnis, sodass dieser der digitalen Sitzung erneut beitreten, die Änderungen vornehmen und das endgültige Dokument mit den Korrekturen wieder hochladen konnte. Anschließend kehrten wir zur Studio-Sitzung zurück, um die vorgenommenen Änderungen zu überprüfen und den Zahlungsantrag mit benutzerdefinierten Stempeln und Unterschriften in Revu zu versehen und zu genehmigen. Studio hat den ganzen Prozess ungemein vereinfacht.“

Kosteneinsparungen

Die Durchführung des Prüfprozesses von Zahlungsanträgen per E-Mail mit Dateianhängen mag auf den ersten Blick vielleicht intuitiv erscheinen. Das Hin- und Herspringen zwischen E-Mails, die doppelte und dreifache Überprüfung von Daten und eine fragmentierte, unübersichtliche Kommunikation kostet aber eine Menge Zeit.

Und Zeit ist Geld, auch im Baugewerbe. Je weniger Zeit die Mitarbeiter mit dem Durchsuchen von vollen E-Mail-Postfächern verbringen, um die Prüfung eines Zahlungsantrags rechtzeitig durchzuführen, desto mehr Zeit bleibt für die Erledigung wesentlicher Aufgaben im Büro und auf der Baustelle.

Die Zeitersparnis, die sich durch die Verlagerung des Prüfprozesses von Zahlungsanträgen auf Studio-Sitzungen ergab, war laut Younes beträchtlich. Younes und ihr Team sparten sich überflüssige Verwaltungsarbeit und konnten sich stattdessen ganz darauf fokussieren, ihre Projekte weiter voranzutreiben.

Optimierte Betriebsabläufe

Zahlungsanträge sind jedoch nur ein kleiner Teil der Dokumentenverwaltungsaufgaben, die mit Studio-Sitzungen erledigt werden können. In Studio-Sitzungen kann an allen regelmäßig verwendeten Dokumenten gearbeitet werden, wie Änderungsaufträge, Planausgaben, Angebotsabgaben, Arbeitsinhalte, Zeitpläne und mehr.

Zudem sind Studio-Sitzungen flexibel und können an die jeweiligen Projektanforderungen angepasst werden. Benutzer können Arbeitsabläufe analysieren und gemeinsame Prüfungen mithilfe von digitalen Sitzungen standardisieren und effizienter gestalten.

Und schließlich: Da alles im PDF-Format vorliegt, können Dokumente digital und ohne Verzögerung unterschrieben und genehmigt werden.

Sorgen Sie für mehr Effizienz und Standardisierung

Dank Revu können Projektteams und Unternehmen ganz einfach benutzerdefinierte Markups und Stempel mithilfe von Werkzeugsets erstellen, die mit dem ganzen Projektteam und Unternehmen geteilt werden können. Die Freigabe von benutzerdefinierten Werkzeugsets steigert die Effizienz und sorgt bei jedem Arbeitsablauf für Einheitlichkeit bei der Dokumentenprüfung.

Prüfer verschwenden keine wertvolle Zeit mehr mit der Erstellung eigener Markups und Stempel – stattdessen können Projektteams projektspezifische Markups erstellen und diese für das gesamte Projektteam freigeben. Auf diese Weise wird nicht nur Zeit gespart, sondern außerdem sichergestellt, dass alle Markups einheitlich sind.

Durch den Einsatz von Studio-Sitzungen bei der Prüfung von Zahlungsanträgen profitieren alle Projektbeteiligten von einem schnelleren, besser organisierten und benutzerfreundlicheren Prozess.