Kommunikation og samarbejde i byggebranchen går lige så langt tilbage som branchen selv, men disse processer har ændret sig meget gennem årene – i hvert fald hos de mest effektive byggefirmaer.
Da COVID-19-pandemien tvang virksomheder til at finde nye, praktiske måder at kommunikere og mødes på, blev den digitale samarbejdsteknologi sat på en ildprøve, som den bestod med glans. Nu har byggeorganisationer i alle størrelser og inden for alle specialer fået en forsmag på moderne kommunikation, hvilket har hjulpet med at fremskynde implementeringen af teknologi.
For at finde ud af, hvor din virksomhed står i denne implementeringsbølge, og se, hvordan digital teknologi kan hjælpe, er det værd at stille et par spørgsmål: Hvordan ser fremtiden for samarbejde i byggebranchen ud? Hvad kan disse tekniske værktøjer egentlig? Hvordan kan din virksomhed komme i gang med en digital transformation?
Fra analog fortid til digital fremtid
Når man funderer over, hvad fremtiden bringer inden for kommunikation i byggebranchen, er det værd at fokusere på, hvor virksomhederne befinder sig nu, og hvordan de er nået hertil. I virkeligheden er der ikke kun ét modenhedsniveau på byggeområdet. Nogle virksomheder er allerede langt inde i den digitale tidsalder, mens andre stadig kæmper med ældre teknologi.
Organisationer kan opdeles i nogle få grupper baseret på graden af teknologianvendelse:
Papirbrugere: Mange virksomheder har en historie, der går mange år tilbage i tiden. De mange virksomme år kan betyde, at disse virksomheder har brugt de samme kommunikations- og fillagringssystemer i lang tid. Det kan være et problem, eftersom virksomhederne kæmper med rodede arkivskabe fyldt med årtiers papirdokumentation.
Det er tidskrævende at søge efter papirdokumenter, arkivskabene optager værdifuld kontorplads, og alt fra brande til oversvømmelse kan ødelægge en virksomheds dokumentation. Uanset om man har brug for at hente plandokumenter til medarbejderne på en byggeplads eller fremvise optegnelser for tilsynsmyndigheder, vil byggefirmaer støde på problemer, hvis deres informationsstyringssystem er baseret på papirdokumenter.
Træghed kan være en stærk kraft. Derfor kan byggefirmaer føle sig fastlåste pga. deres papirdokumenter. Jo hurtigere disse virksomheder går over til en digital løsning, jo hurtigere kan de få en hurtig og bekvem metode til informationssøgning og holde styr på den aktuelle version af vigtige dokumenter.
Regnearksbrugere: Nogle virksomheder er gået væk fra papirdokumentation, men har stadig problemer med brugervenlighed. Det sker, når virksomhederne i stedet for at bruge specialbyggede digitale samarbejdsværktøjer bruger ikke-specialiseret teknologi som e-mail og regneark.
Regneark og e-mail har nogle af de samme problemer som papirdokumenter. Det kan f.eks. være svært at kontrollere, om et teammedlem ser på den mest opdaterede version af en fil, hvilket fører til forvirring. Problemet kan især være udtalt i byggebranchen, hvor specialiserede dokumenttyper såsom markerede plandokumenter er af stor betydning og almindeligt forekommende.
Den gennemsnitlige virksomhed, der i sidste ende går over til digitalt samarbejde, håndterer tre forskellige fillagrings- og registreringssystemer. Denne duplikering gør de daglige arbejdsgange komplicerede og er en bremseklods for medarbejderne. Selvom disse virksomheder sandsynligvis er mere effektive end dem, der bruger arkivskabe, har de stadig masser at vinde med en digital samarbejdsopgradering.
Brugere af digitalt samarbejde: Byggefirmaer, der har opgraderet til specialbyggede digitale samarbejds- og kommunikationssystemer, har taget et vigtigt skridt. Især når de arbejder med cloud computing-værktøjer, har disse virksomheder nu en måde at dele ensartede versioner af information på, hvor alle interessenter frit kan arbejde med de samme filer, uanset om de logger på fra kontoret, fra en byggeplads, hjemmefra, eller mens de på farten.
Disse løsninger sikrer synligheden af vigtige oplysninger – uanset om et dokument skal deles med et hold medarbejdere på byggepladsen, en tilsynsmyndighed, en underleverandør eller en hvilken som helst anden part, er det umiddelbart tilgængeligt. Når alt er gemt på én central placering, er der ingen duplikerede filer, hvilket sparer tid, kræfter og forvirring.
OGSÅ I BUILT:
Det er ekstra nyttigt at bruge samarbejdsværktøjer, der er specialdesignet til byggebranchen. Disse softwareværktøjer kan håndtere de unikke filtyper, der bruges i branchen, såsom BIM-dokumenter (Building Information Modeling) med 3D-gengivelser. Disse systemer er desuden bygget til at imødekomme byggebranchens krav om tæt samarbejde, hvilket gør det muligt for underleverandører at arbejde problemfrit sammen med virksomhedens medarbejdere.
Fordele ved digitalt samarbejde
Når virksomheder skifter til digitale samarbejdssystemer, har de en tendens til at opleve fordelene ved disse nye værktøjer i bølger. Nogle af fordelene er umiddelbart tydelige, mens andre først viser sig over tid. Alle disse faktorer tilsammen skaber en positiv oplevelse på alle niveauer i organisationen.
Nogle af de mest almindelige og virkningsfulde ændringer omfatter:
Nedbringelse af fysisk rod: Virksomheder, der dropper papirdokumentation, kan få plads på deres kontorer og enten reducere deres CO2-aftryk eller udnytte pladsen bedre. Desuden har det en umiddelbar positiv effekt på hastigheden og nøjagtigheden af informationssøgningen, hvis man dropper arkivskabe, der er svære at søge i.
Omkostningsbesparelser: Vedligeholdelse af arkivskabe eller servere i den individuelle virksomhed medfører omkostninger. De spildte timer, der bruges på at håndtere ikke-optimerede filsøgninger, vægter også tungt på budgettet. Disse besparelser opvejer omkostningerne ved implementeringen af ny software.
Effektiv dokumentadgang: Hvordan får en medarbejder på en byggeplads adgang til en fil? Med et digitalt samarbejdssystem henter medarbejderen blot den nyeste version af dokumentet på en tablet eller bærbar computer, hvilket minimerer spildtid og sætter en stopper for den unødvendige duplikering, der følger med at downloade en fil eller udskrive et fysisk dokument.
Ro i sindet: Når alle relevante filer gemmes i ét centralt lager og er tilgængelige efter behov, behøver interessenterne ikke bekymre sig om sikkerheden af dette indhold eller risikoen for, at det kan gå tabt ved en ulykkeshændelse.
Nem rapportering og indsigt: Det er en unik fordel ved moderne samarbejdsteknologi at bruge data til at generere indsigt. Når dashboards og visualiseringsfunktioner er indbygget, er der mindre behov for at tilføje ekstra kompleksitet til en virksomheds teknologiske fodaftryk.
Nem implementering: Det bliver nemt at sluse nye medarbejdere ind i et byggefirmas samarbejds- og dokumenthåndteringsprocesser, når der findes et dedikeret system til at administrere filerne. Det sparer tid i begyndelsen, når en ny medarbejder starter, og det hjælper alle med nemt at arbejde sammen.
Personaleoptimering: Brugen af et specialbygget digitalt samarbejdssystem kan spare hver medarbejder for op til 10 timer om ugen, som ellers ville være blevet brugt på arbejde med at uploade kopier af filer eller søge efter bortkomne oplysninger. Den tid kan bruges bedre på vigtigere ting.
Med et så overbevisende værditilbud er det indlysende, hvorfor så mange virksomheder har besluttet at gå over til moderne digitale samarbejdssystemer. Da nogle organisationer allerede udnytter disse fordele, har man som virksomhed ikke råd til at blive ladt tilbage og bruge ineffektive ældre systemer.
Den bedste måde at påbegynde transformationen
Når en virksomhed har besluttet sig for at bruge digital samarbejdsteknologi, bliver spørgsmålet så: Hvordan skal ledelsen styre denne transformation?
Der er et par vigtige ting, som organisationen skal opfylde i sin implementeringsproces for at maksimere chancen for succes. Det er for eksempel vigtigt at træne brugere i de nye værktøjer. Dette trin behøver ikke at være svært, fordi de bedste softwareværktøjer er designet til at være lette at bruge. De interessenter, der står i spidsen for det nye teknologiprojekt, skal have opbakning fra den øverste ledelse. Uden dette godkendelsesstempel kan ethvert initiativ mislykkes. For at imødekomme skepsis over for et nyt softwaresystem i starten kan det være nødvendigt at understrege, at det rigtige samarbejdsværktøj kan erstatte flere ældre applikationer, hvilket skaber en ny og strømlinet måde at kommunikere på.
