Ein Arbeitsablauf zur Dokumentenverwaltung für moderne Bauprojekte

Pablo Giraldo von The Walsh Group hat einen Workflow zur digitalen Dokumentenverwaltung entwickelt, der die bisherigen papierbasierten Prozesse modernisiert, optimiert und organisiert.
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Illustration von Ed Mann

Die meisten Bauprojekte sind hochkomplexe Unternehmungen. Ganze Teams von Architekten und Ingenieuren arbeiten unermüdlich an der Ausarbeitung umfangreicher Entwurfsunterlagen, bevor diese dann an die Baustelle weitergegeben werden. Dort arbeiten die Mitarbeiter unter Hochdruck daran, diese Pläne bis ins kleinste Detail umzusetzen.  

Die Weiterentwicklung der Bautechnologie hat die mühsame Verwaltung von solch umfangreichen Projektdokumenten erheblich vereinfacht. Sobald die ersten Pläne erstellt sind, werden sie von verschiedenen Projektbeteiligten überarbeitet und geprüft, bevor sie schließlich an die Baustelle weitergeleitet werden. Dort können wiederum zusätzliche Revisionen erfolgen, falls vor Ort neue Herausforderungen entstehen. 

Pablo Giraldo, stellvertretender Bautechnikleiter bei The Walsh Groupin Atlanta, gehört zu einer Gruppe von technisch versierten Bauexperten, die sich leidenschaftlich der digitalen Transformation der Branche verschrieben haben. Giraldo setzt sich seit Langem damit auseinander, wie er vom digitalen Wandel bei der Verwaltung seiner Projektdokumente profitieren kann, unter anderem auch auf seinem eigenen wachsenden YouTube-Kanal. 

Im Folgenden schlüsseln wir die verschiedenen Tools von Bluebeam Revu auf, die Giraldo für die Dokumentenverwaltung nutzt. Die Informationen basieren auf einer Präsentation, die Giraldo vor Kurzem im Rahmen der fortlaufenden virtuellen Veranstaltungsreihe von Bluebeam gehalten hat. 

Sets erstellen 

Zu Beginn seines Arbeitsablaufs zur Dokumentenverwaltung erstellt Giraldo Sets in Revu.  

Mithilfe von Sets können Revu-Benutzer eine Sammlung von Bauplänen so öffnen, als wären sie eine einzige Datei. Die Seiten, einschließlich aller Revisionen in einem Set, werden nach einer bestimmten Reihenfolge organisiert. Kurzum: Sets ermöglichen Benutzern, durch mehrere Dateien in Revu zu navigieren, als würde es sich dabei um ein einziges, übersichtliches Dokument handeln.  

Durch die Veröffentlichung des neuesten Sets können die Mitarbeiter auf der Baustelle die Dateien schneller laden. Zudem bieten Sets ein System zum Ein- und Auschecken, mit dem Benutzer ein Dokument nacheinander einzeln ein- bzw. auschecken können.  

Batch Link  

Als Nächstes setzt Giraldo Batch Link für sein Set ein.Mit Batch Link können in Revu automatisch Hyperlinks für die Navigation innerhalb einer bestimmten Gruppe von Dokumenten anhand von benutzerdefinierten Kriterien erstellt werden. Batch Link ist nur in der eXtreme-Edition von Revu verfügbar und kann für mehrere PDF-Dateien oder ein einzelnes mehrseitiges PDF ausgeführt werden. 

„Das ist besonders praktisch, da man beim Durchsehen der Baupläne leicht zwischen verschiedenen Dokumenten wechseln kann“, erklärt Giraldo. 

Laut Giraldo ist diese Funktion besonders nützlich für die Mitarbeiter auf der Baustelle, da sie zwischen den verschiedenen Dokumenten auf ihren iPads schnell wechseln und so die verschiedenen Abschnitte der Baupläne mit all ihren Details einsehen können, während sie auf der Baustelle an genau diesen Abschnitten arbeiten.   

Baupläne mit Hyperlinks versehen 

Neben der Verwendung von Batch Link bei Dokumentensets setzt Giraldo häufig Hyperlinks für verschiedene Dokumente ein. Auf diese Weise möchte er den Mitarbeitern auf der Baustelle und anderen Projektbeteiligten das Finden von wichtigen Projektinformationen während des Arbeitsprozesses erleichtern.  

Links, einschließlich Markups, die in einer PDF auf jede beliebige Stelle platziert werden können, stellen unter anderem Verknüpfungen zu anderen Projektdokumenten, zu Referenzen auf Websites oder anderen wichtigen Informationen aus dem Internet her.   

Veröffentlichen  

Nachdem Giraldo all seine Sets eingerichtet, Batch Link angewendet und Hyperlinks zu anderen Dokumenten oder Ressourcen in allen Dokumenten erstellt hat, ist es nun an der Zeit, die Sets zu veröffentlichen und sie an die Mitarbeiter auf der Baustelle zu senden. Dort verwenden die Mitarbeiter die Bluebeam App auf ihren iPads, in der sie stets die neuesten Dokumentensets auf der Baustelle einsehen und bearbeiten können.  

Wann immer sich ein Mitarbeiter auf der Baustelle über WLAN oder mobile Daten mit dem Internet verbindet, kann er in der Bluebeam App auf „Synchronisieren“ klicken. Daraufhin wird in allen Dokumenten automatisch das neueste Set der Baupläne heruntergeladen, so Giraldo.  

Dashboard erstellen 

Ein Dashboard ist ein besonders leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten und zwar sowohl für die Ingenieure in den Büros, die die Baupläne genehmigen, als auch für die Mitarbeiter auf der Baustelle, die sie umsetzen. Ein digitales Dashboard in Revu ist die perfekte Lösung, um reibungslos an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Digitale Dashboards sind PDF-Dokumente, die mit Hyperlinks und Schaltflächen versehen sind und so konfiguriert werden können, dass die Benutzer alle Projektdokumente und -ressourcen an einem zentralen Ort einsehen können. Mithilfe eines solchen Dashboards hat die oft mühsame und langwierige Dokumentensuche in komplexen Ordnerstrukturen endlich ein Ende. 

Nachdem Giraldo die oben aufgeführten Schritte abgeschlossen hat, erstellt er abschließend zwei Dashboards für das Projekt: eines für die Mitarbeiter, die im Büro mit den Dokumenten arbeiten, und ein weiteres für die Mitarbeiter auf der Baustelle. Das Dashboard für die Büromitarbeiter ist etwas umfangreicher und mit mehreren Schaltflächen versehen, die die Mitarbeiter auf direktem Weg zu den wichtigsten Dokumenten und Ressourcen leiten. Das Dashboard für die Mitarbeiter auf der Baustelle ist weniger detailliert und bietet ihnen auf diese Weise eine unkomplizierte Benutzeroberfläche, über die sie Dokumente schnell und einfach während der Arbeit überprüfen können. 

Studio-Gruppen erstellen 

Giraldo setzt außerdem Studio ein, um Benutzern eine Reihe von Funktionen zur Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit in Echtzeit anzubieten. Durch die Erstellung von Gruppen in Studio kann der Administrator – in unserem Fall Giraldo – verschiedenen Benutzern Zugriff auf unterschiedliche Dokumente innerhalb des Studio-Projekts geben und es ihnen zugleich ermöglichen, in Studio-Sitzungen gemeinsam an der Prüfung von Dokumenten zu arbeiten.  

Für Benutzer stehen in Studio drei Berechtigungsebenen zur Verfügung: lesen, lesen/schreiben und lesen/schreiben/löschen. Studio-Projekte können laut Giraldo sogar als eine Art Server eingesetzt werden, wobei die meisten größeren Unternehmen ihre Dateien für gewöhnlich an anderen Orten speichern. „Ich habe aber auch schon kleine Unternehmen gesehen, die sich bei ihrer Dokumentenverwaltung voll und ganz auf Studio-Projekte verlassen.“  

Bluebeam für iPads 

Eine große Hilfestellung bei der Umsetzung von Giraldos Dokumentenverwaltung stellte der Einsatz von iPads auf der Baustelle dar. Zum einen ermöglicht die „Revu für iPad“-App Mitarbeitern auf der Baustelle beinahe dieselbe Ansicht von Projektdokumenten wie einem Büromitarbeiter auf seinem Desktop-PC. Zum anderen eignet sie sich laut Giraldo besonders gut für die Projektnachverfolgung.  

Außerdem verwendet Giraldo Tablets auf der Baustelle, um Bilder von abgeschlossenen Projektelementen zu machen und diese dann im Dokument zu speichern. Auf diese Weise können Mitarbeiter nachverfolgen, wie Projektelemente entsprechend des Bauplans nach und nach umgesetzt werden. Giraldo hat auch begonnen, Notizen zu diktieren, indem er die Aufnahmefunktion der iPad-App benutzt. So kann er direkt auf der Baustelle Notizen zu bestimmten Markups in den Bauplänen erfassen.  

Arbeit mithilfe von Status nachverfolgen 

Die Markupliste in Revu umfasst eine Statusspalte, mit der Giraldo und andere Benutzer die Fortschritte der verschiedenen Projektelemente nachverfolgen können. Außerdem ist neben der Statusspalte eine Farbspalte, die es den Benutzern ermöglicht, verschiedene Status farblich zu kennzeichnen.  

Bei einem kürzlich durchgeführten Projekt hatte Giraldo zum Beispiel drei verschiedene Status, die angaben, in welchem Stadium sich eine Reihe von vorgefertigten Platten befand: bestellt, geliefert und installiert. Um einen Status zu erstellen, müssen Benutzer mit der rechten Maustaste auf ein Markup klicken, dann auf „Status setzen“ klicken und dann das Projektelement auswählen. Dieser Vorgang kann sowohl von einem Tablet auf der Baustelle als auch einem Desktop-PC im Büro durchgeführt werden.  

Verbesserte Effizienz 

Insgesamt hat der Arbeitsablauf zur digitalen Dokumentenverwaltung Giraldo und dem Rest seines Projektteams dabei geholfen, den Druck und die Verwendung von Papierdokumenten zu reduzieren, die früher auf den Baustellen oft für Verwirrungen gesorgt haben. Laut Giraldo sind die Mitarbeiter auf der Baustelle durch den neuen Arbeitsablauf zudem effizienter geworden, da sie keine endlos langen Papierdokumente mehr durchsehen müssen.  

Dank den Werkzeugen in Revu und Bauexperten wie Giraldo, die die Verbindungselemente für einen voll funktionsfähigen Arbeitsablauf zur digitalen Dokumentenverwaltung herausarbeiten, wird für die Baubranche deutlich, wie wichtig es ist, Projektdokumente und -ressourcen digital zu speichern, zu organisieren und nachzuverfolgen, um die Verwaltung des Dokumentenflusses vom Büro zur Baustelle zu vereinfachen.