Hoffman Building Technologies

Die digitale Umstellung hat das Geschäft von Hoffman Building Technologies komplett verändert

Ein Unternehmen für Gebäudeautomatisierung kam bei der Verwaltung seiner Papierdokumente und -prozesse kaum voran – bis Bluebeam für die Digitalisierung der Arbeitsabläufe eingesetzt wurde.
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Hoffman Building Technologies (HBT) sorgt für mehr Effizienz bei neuen und alten Gebäuden.

Das Kerngeschäft des in North Carolina ansässigen Unternehmens ist die umfassende Gebäudeautomatisierung: von der Beleuchtungs- und HLK-Steuerung bis hin zur Verwaltung von Energie, Gas und Wasser.

HBT wurde 1985 als Steuerungsabteilung von Hoffman and Hoffman gegründet und ist mit seinen Systemen heute in mehr als 1.000 Gebäuden in Virginia sowie North und South Carolina vertreten.

Doch während die Kunden von Einsparungen durch die neuesten Innovationen in der Gebäudeautomatisierung profitierten, litten interne Prozesse bei HBT – vom Dokumentenaustausch bis hin zu auf der Baustelle vorgenommenen Änderungen – unter dem traditionellen papierbasierten Ansatz des Unternehmens.

Vor zwei Jahren begannen Mitglieder des Vertriebsteams von HBT, mit Bluebeam zu experimentieren, und waren begeistert von den Möglichkeiten, die es ihnen bot.

Anfang 2020 startete HBT ein Pilotprogramm, um den Umstieg auf Bluebeam Revu bei der Projekt- und Dokumentenverwaltung im übrigen Unternehmen zu realisieren.

Nur etwas mehr als ein Jahr später zeigen sich die beeindruckenden Ergebnisse.

HBT konnte seine Arbeitsweise vollständig umstellen und die Ingenieur:innen und Techniker:innen des Unternehmens die umständliche Papierdokumentation zugunsten einer nahtlosen digitalen Zusammenarbeit in Bluebeam Revu aufgeben.

Und auch die Kunden profitieren, da das hohe Qualitätsniveau der Leistungen und Services des Unternehmens nochmals gesteigert werden konnte, sagt Chris Stegall, der als Vice President of Operations bei HBT grünes Licht für die unternehmensweite Einführung von Bluebeam gab.

„Alle sind auf dem gleichen Stand“, erklärt Stegall. „Das Risiko ist geringer, dass irgendetwas übersehen wird, denn alles wird praktisch unmittelbar umgesetzt.“

Digitale Zusammenarbeit

Der Anfang

Ein Ingenieur begann als Erster mit der Nutzung von Bluebeam Studio in Revu, erzählt Patrick Gorman, Operations Supervisor in der HBT-Niederlassung in Raleigh im US-Bundesstaat North Carolina. Gorman hat als Fürsprecher der neuen Technologie eine wichtige Rolle bei dessen Einführung gespielt.

Der Ingenieur aus Charlotte hatte mit einem Kunden zusammengearbeitet, der spezielle Anforderungen an die Dokumentation stellte. Auf der Suche nach der besten Möglichkeit zur Speicherung von Daten und ihren Austausch mit Mitarbeiter:innen auf der Baustelle probierte er verschiedene Optionen aus, darunter BIM 360, Microsoft Excel und Access.

Dabei stieß er auch auf Bluebeam Studio in Revu, mit dem es ihm schließlich gelang, die Kundenanforderungen zu erfüllen.

Als Gorman davon hörte, so sagt er, sah er schnell großes Potenzial in der cloudbasierten Technologie von Bluebeam Studio und übernahm den Überprüfungsprozess.

Ungefähr 75 % der Arbeit von HBT bestand darin, Papierdokumente auszudrucken und aufzubewahren – ein zeitraubender Prozess, der zudem viel Lagerkapazitäten erforderte.

Der Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte, stellte jedoch die Tatsache dar, dass das Unternehmen auf eine Verbindung über ein Virtual Private Network (VPN) angewiesen war, um Daten von der Baustelle zurück auf einen Unternehmensserver zu übertragen.

„Um beim Arbeiten auf der Baustelle eine Rückverbindung über einen VPN zu ermöglichen, ist eine ziemlich stabile Verbindung notwendig“, erklärt Gorman.

Also begannen Gorman und ein Mitglied seines Ingenieurteams mit der „Konzeption und Entwicklung einer Struktur“ für die unternehmensweite Einführung der Technologie von Bluebeam.
Es war der Beginn eines zweijährigen Prozesses, der die Kommunikation und Nachverfolgung von Projekten bei HBT verändern sollte.

Gorman zufolge wollte man ein Tool, das sich „einfach einführen, einfach erlernen und buchstäblich einfach verwenden“ ließ. „Ich bin der festen Überzeugung, dass man ein Tool, das nicht benutzerfreundlich ist, nicht benutzen wird – ganz egal, worum es sich handelt.“

Gorman und sein Team verbrachten „den Großteil eines Jahres“ damit, mit Bluebeam Studio zu experimentieren. Ihre Arbeit kam während einer internen Prüfung mit Stegall zur Sprache, der ihnen vorschlug, dass sie die Ergebnisse bei der halbjährlichen Managersitzung vorstellen könnten.

„Es gab viel Interesse, die anderen Projektmanager stellten viele Fragen“, erzählt Gorman.

Bald arbeiteten Gorman und andere Mitglieder seines Teams an der Entwicklung eines Schulungsplans, um die Weichen für eine unternehmensweite Einführung von Bluebeam Revu zu stellen. Unterstützung erhielten sie dabei von TPM Inc., einem Unternehmen mit Fokus auf Schulungen im Bereich der Bautechnologie.

Gorman richtete zwei Schulungsklassen ein, eine in South Carolina und die andere in North Carolina. Zuerst waren die Projektmanager:innen des Unternehmens an der Reihe, dann folgten die Techniker:innen und Ingenieur:innen.

Auf diese Weise wollte man sicherstellen, dass „von der Spitze bis zur Basis alle den Prozess nutzen würden“, so Gorman.

Wenn ein Projekt beauftragt wird, beaufsichtigen Projektmanager:innen die Zusammenstellung aller erforderlichen Informationen, darunter „Pläne für die Maschinentechnik und Elektroinstallationen, technische Daten sowie den Projektumfang“, erklärt Gorman.

Im Rahmen ihrer Schulung lernten die Projektmanager:innen, zuerst ein Studio-Projekt für einen neuen Auftrag zu erstellen. Dadurch lassen sich Dokumente in Revu speichern und Vorlagen für alle Ordner anlegen, die einem Auftrag zugeordnet werden.

„Anschließend müssen die Daten einfach nur in den entsprechenden Ordnern abgelegt werden“, so Gorman.

Gorman hat seinerseits die Schulungen vor dem Hintergrund fortschreitender Unternehmensdigitalisierung dank Bluebeam weitergeführt.

Derzeit arbeitet er daran, einerseits den Mitarbeiter:innen auf der Baustelle den Umgang mit Studio-Sitzungen, dem Tool für die digitale Zusammenarbeit in Revu, auf dem iPad zu vermitteln und andererseits den Ingenieur:innen bei HBT den Nutzen von Bluebeam näherzubringen.

„Zwei Jahre lang haben wir unsere Arbeit mit Bluebeam perfektioniert und auf den Punkt hingearbeitet, an dem wir Bluebeam erstens grundlegend verstanden und zweitens die Prozesse so entwickelt hatten, dass sie für unsere Mitarbeiter bereit waren“, sagt Gorman.

Der grundlegende Wandel

All dies markiert Gorman zufolge die deutliche Abkehr von der Art und Weise, wie man vor Bluebeam bei HBT arbeitete.

Die Ingenieur:innen investierten viel Zeit und Mühe in die Vorbereitung von Projektmappen für die Techniker:innen im Unternehmen.

Dies erforderte große Mengen an Papier und das Drucken verschiedener Unterlagen, darunter Baupläne für die Maschinentechnik und Elektroinstallationen sowie die Dokumentation der Geräte.

„Und so hatte Hoffman es jahrelang gemacht“, sagt Gorman. „Wir hatten praktisch Regale voller Ringordner in unserem Lager, die die Informationen von allen Projekten beinhalteten.“

Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Büros und mit den Mitarbeiter:innen auf der Baustelle ist einfacher und effizienter geworden.

Mit Bluebeam Studio erhalten Ingenieur:innen die gesamten von Projektmanager:innen zusammengestellten Informationen und können dann beispielsweise mit der Erstellung von Angebotsabgaben für Steuerungen und Geräte beginnen.

Anschließend können Ingenieur:innen ganz einfach ihre PDF-Dateien in eine Studio-Sitzung in Revu hochladen und Einladungen zur gemeinsamen Bearbeitung verschicken. Solange die Sitzung aktiv ist, können alle Teilnehmer:innen dem gleichen Dokument Markups hinzufügen. Das gesamte Team hat über iPad, Laptop oder Smartphone Zugriff auf dieselben Dokumente.

Damit gehört das zeitraubende Hin- und Herschicken von Änderungsvorschlägen und Dokumenten der Vergangenheit an.

„Das war eine große, ja, astronomische Verbesserung unseres Prozesses, die wir durch die Beschleunigung von Dokumentenprüfungen durch vier bis fünf verschiedene Personen erreicht haben“, meint Gorman. „Mit Studio-Sitzungen lässt sich das nun ganz schnell innerhalb von Tagen erledigen und es muss nichts hin- und hergeschickt werden.“

Durch die Verwendung von Bluebeam Studio konnte bei HBT außerdem die Kommunikation zwischen Techniker:innen auf der Baustelle und Mitarbeiter:innen im Büro zu Dokumentationen, Änderungsaufträgen, Informationsanfragen und vielem anderen optimiert werden.

Zu „jeder beliebigen Zeit kann ein Techniker auf der Baustelle, eine Projektmanagerin oder wer auch immer sagen: ‚Hallo Max Mustermann, hier spricht Ihr Auftragnehmer. Wie ist der Stand bei diesem Änderungsauftrag? Was ist das hier? Sind wir fertig? Worauf warten Sie?‘“, so Gorman.

Verbesserte Rechnungsstellung

Bluebeam hat auch dazu beigetragen, den Prozess der Rechnungsstellung effizienter zu gestalten.

Generalunternehmer:innen benötigen häufig eine monatliche Rechnung, um für ihre ausgeführte Arbeit bezahlt zu werden.

Als dies noch papierbasiert erledigt wurde, mussten Techniker:innen die Aufzeichnungen zu den Ingenieur:innen bringen und ihre Arbeit so lange unterbrechen, bis die Aktualisierungen abgeschlossen waren, erzählt Gorman.

Jetzt genügt eine einfache E-Mail an den oder die Ingenieur:in mit der Bitte um Aktualisierung der Bestandszeichnungen einer bestimmten Auftragsnummer.

„Der Ingenieur kann Bluebeam Studio direkt öffnen und dem Techniker Bescheid geben: ‚Hey, ich mache schnell eine Kopie der roten Linien für die Bestandszeichnungen‘“, so Gorman. „[Der Ingenieur] nimmt die Aktualisierungen vor und gibt die Bestandszeichnungen frei, sodass ich weitermachen und schnell die Zahlung erhalten kann und das innerhalb von Sekunden.“

Ein weiteres potenzielles Problem des alten papierbasierten Systems bestand darin, dass Ordner verlegt wurden und Dokumente verloren gingen.

Das war besonders dann kritisch, wenn es sich bei dem verlorenen oder verlegten Gegenstand um die Dokumentation der Kontrollprüfung handelte, die aus mehreren Arbeitsblättern bestand und in einer umfangreicheren Mappe mit Unterlagen aufbewahrt wurde.

Laut Gorman ist die Dokumentation der Kontrollprüfung so wichtig, weil darin „jedes einzelne Kabel und jedes einzelne Gerät für die Genehmigung kontrolliert wird.“
„Wenn solche Unterlagen mitten im Projekt verloren gehen, gehen damit auch alle bisherigen Aufzeichnungen verloren“, so Gorman.

Heute werden diese wichtigen Dokumente elektronisch in Studio gespeichert. Darüber hinaus können Projektmanager:innen oder andere, die gerade daran arbeiten, das Dokument auschecken, sodass niemand anderes Änderungen daran vornehmen kann.

„Alles daran, jede einzelne Facette der Nutzung, hat uns also Vorteile gebracht“, fasst Gorman zusammen.

Einer der entscheidendsten Vorteile war dabei womöglich die Begeisterung der Techniker:innen, Ingenieur:innen, Projektmanager:innen und anderer Unternehmensmitarbeiter:innen für Bluebeam Revu, meint Stegall.

Er hebt insbesondere die Softwareoberfläche und deren Benutzerfreundlichkeit hervor.

Das ist bei der Einführung neuer Technologien häufig nicht gegeben, da einige Mitarbeiter:innen laut Stegall die Annehmlichkeiten traditioneller Herangehensweisen bevorzugen.

„Das hat definitiv eine schnellere Akzeptanz ermöglicht“, meint Stegall. „Insgesamt überrascht und freut es mich zu sehen, wie das Team sich offen für die neue Entwicklung zeigt und gemeinsam mit Spannung darauf blickt, was der nächste Schritt uns im Hinblick auf unsere Geschäftstätigkeiten bieten kann.“

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