Illustration von Rae Scarfó

Die Angebotsprüfung stellt einen wichtigen Arbeitsablauf in jedem Bauprojekt dar. In dieser Phase werden die genauen Details der verschiedenen Projektaspekte ausgearbeitet und von den Architekten, Ingenieuren sowie den General- und Subunternehmern abgesegnet. Während der verschiedenen Projektphasen werden die Angebotsunterlagen unter den Beteiligten versendet, um wichtige Dinge abzuklären, bevor Material bestellt und der Bau weiter fortgesetzt wird.

„Der Subunternehmer prüft die Projektspezifikationen sowie verschiedene Pläne (architektonische und strukturelle Zeichnungen, HLSE, Innenausstattung) und verwendet alle verfügbaren Informationen, um das Angebot zusammenzustellen“, sagt Yash Lalwani, leitender Projektingenieur bei dem Generalunternehmer DPR Construction. „Dabei kann es sich um Projektdaten, Fertigungspläne, Vorlagen für die Gewährleistung oder eine Kombination aus diesen Dokumenten handeln.“

Wenn es an dieser Stelle jedoch an guter Organisation mangelt, können die Kommunikation und die Koordination von Angebotsabgaben schnell im Chaos enden – ein mitunter großes Risiko für ein Projekt. Schon ein kleines Missverständnis während der Angebotsprüfung für ein großes Bauprojekt kann zu kostspieligen Nacharbeiten in Höhe von Hunderttausenden von Dollar führen.

Früher bestanden die Angebotsunterlagen normalerweise aus ausgedruckten Papierdokumenten, die von den verschiedenen Projektbeteiligten geprüft und genehmigt wurden. Mit dem Aufkommen von E-Mails und digitaler Kommunikationstechnologien wurden die Angebotsabgaben als PDF-Dateien per E-Mail versendet, um geprüft und genehmigt zu werden.

Doch selbst der Einsatz von E-Mails verhindert oft nicht, dass der Abgabeprozess mühsam vonstatten geht. Besonders unübersichtlich wird es, wenn der Projektbeteiligte, der die Angebotsdateien versendet und auf dessen Genehmigung wartet, die Markups von den verschiedenen zurückgesendeten Dokumentensets konsolidieren muss.

Viele Bauexperten setzen für das Hin- und Hersenden von Angebotsabgaben auf Bluebeam Revu. Besonders Studio in Revu, das über Funktionen für die Dokumentenverwaltung sowie die Zusammenarbeit an Dokumenten verfügt, bietet für die Teilnehmer einer Angebotsprüfung einige Vorteile: Prüfungen und Genehmigungen können so durchgeführt werden, dass der Bedarf an manueller Markupkonsolidierung minimiert wird.

Studio-Sitzungen, das in Revu integrierte Portal für die Zusammenarbeit in Echtzeit, vereinfacht zudem den Abgabeprozess, indem die Projektbeteiligten die Möglichkeit haben, Dokumente anzuzeigen, mit Markups zu versehen und am Ende zu genehmigen. Gleichzeitig können die Teilnehmer die Markups der anderen anzeigen und nachverfolgen und zwar in derselben digitalen Umgebung.

Im Folgenden verrät Lalwani ein paar Tipps und Tricks, die Bauexperten berücksichtigen sollten, wenn sie ihren Prozess zur Angebotsprüfung in Studio verlagern wollen.

Fügen Sie vor dem Upload eines Angebotspakets Ihre eigenen Markups hinzu

Sobald das Angebotspaket zusammengestellt wurde, jedoch bevor es für die Abgabe in eine Studio-Sitzung hochgeladen wurde, empfiehlt Lalwani, sämtliche Markups zu den Dokumenten hinzuzufügen. „Bevor ich eine Sitzung erstelle, habe ich bereits die einzureichenden Unterlagen zusammengestellt, eine Prüfung durchgeführt und meine Markups hochgeladen“, so Lalwani.

Wenn Sie dem Angebotspaket mithilfe von Revu Markups hinzufügen, können die Projektpartner am anderen Ende die jeweiligen Elemente schnell und einfach identifizieren, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Erstellen Sie für jede Abgabe eine eigene Sitzung

Sobald Sie ein Angebotspaket in Studio hochladen, sollten Sie dafür eine eigene Sitzung erstellen, empfiehlt Lalwani. Auf diese Weise lässt sich leichter nachverfolgen, in welcher Phase sich die verschiedenen Angebotsabgaben befinden. Einige werden geprüft und gleich genehmigt, andere wiederum müssen möglicherweise überarbeitet werden und erfordern bis zur Genehmigung mehrere Prüfzyklen.

Falls sich mehrere Angebotsprüfungen in verschiedenen Genehmigungsphasen befinden und zur gleichen Zeit stattfinden, ist es sinnvoll, jeweils eine separate Studio-Sitzung zu erstellen, um einfacher den Überblick zu behalten.

Bevor Sie weitere Beteiligte zu der Sitzung einladen, sollten Sie zudem die Berechtigungen anpassen, damit jeder Teilnehmer entsprechend Dokumente anzeigen und bearbeiten kann.

Beim Einladen von Projektpartnern zu einer Sitzung sollten Sie E-Mail-Vorlagen zur Beschleunigung des Prozesses erstellen

Nach einer Angebotsprüfung werden die Angebotsabgaben per E-Mail versendet – eine sich wiederholende Aufgabe. Um Zeit zu sparen, erstellt Lalwani daher eine Reihe von E-Mail-Vorlagen, in die automatisch die verschiedenen Empfänger eingefügt werden. Diese Vorlagen enthalten zudem detaillierte Anweisungen dazu, wie die Eingeladenen mit der Prüfung fortgefahren sollen.

Erstellt Lalwani also eine Studio-Sitzung mit einem Angebotspaket, muss er nur den Einladungslink für die Sitzung kopieren und in die bereits existierende E-Mail-Vorlage einfügen.

„Die Mitglieder des Planungsteams erhalten den Link zur Studio-Sitzung über die E-Mail-Vorlage. Öffnen sie den Bluebeam Link, können sie einfach beitreten und sobald die Sitzung eröffnet ist, haben sie die Möglichkeit, Markups hinzuzufügen“, erklärt Lalwani.

In den E-Mails für die Angebotsprüfung mit dem Link zur Studio-Sitzung ist außerdem ein Fälligkeitstermin enthalten. „Normalerweise beträgt die vertraglich festgelegte Frist für Angebotsprüfungen zwei Wochen“, sagt Lalwani.

Zu guter Letzt können Sitzungseigentümer mithilfe von Revu 20 nachverfolgen, wer einer Sitzung beigetreten ist und wer nicht. Auf diese Weise haben die Eigentümer der Sitzung die Möglichkeit, Partner erneut einzuladen, die möglicherweise die erste Einladung übersehen haben.

Verwenden Sie Studio-Warnungen, um auf bestimmte Elemente hinzuweisen

In manchen Fällen nutzt Lalwani außerdem die Warnfunktion in Studio, z. B. um bestimmte Teilnehmer auf wichtige Dinge in der Sitzung hinzuweisen.

Wenn Warnungen aktiviert und sich an eine bestimmte Person richten, erhält dieser Sitzungsteilnehmer eine Benachrichtigung per E-Mail mit dem Hinweis, dass ein gewisses Markup geprüft werden muss. Zudem enthält die E-Mail einen Hyperlink, durch den der Teilnehmer direkt zu dem jeweiligen Markup in der Sitzung gelangt. „Die Warnfunktion kommt bei uns häufig zum Einsatz“, erklärt Lalwani.

Nutzen Sie die Funktion „Mein Status“ für die Kommunikation

Sobald Lalwani die E-Mail mit dem Sitzungslink für die Angebotsprüfung an das Planungsteam versendet, beginnt die zweiwöchige Frist für die Planprüfung. Zusätzlich zur Warnfunktion stellt die Funktion „Mein Status“ eine weitere effektive Möglichkeit dar, den aktuellen Prüfungsstand zu kommunizieren:

„Wir verwenden die Warn- und Statusfunktion dafür, um auf Markups hinzuweisen oder um zu verdeutlichen, dass es eine Verzögerung beim Abschluss der Prüfung gibt“, so Lalwani. „Mithilfe von Studio haben wir außerdem die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Status speziell für das jeweilige Projekt zu definieren.“

Im Folgenden sind einige Beispiele, die Lalwani als Status verwendet:

• Zur Prüfung beim Architekten
• Zur Prüfung beim Eigentümer
• Warten auf Informationen zur Planprüfung

Beim Erhalt von Kommentaren von Architekten und Ingenieuren sollten Sie ähnliche E-Mail-Vorlagen verwenden, um die Subunternehmer über die Änderungen zu informieren

Sobald alle Kommentare in der Sitzung abgegeben wurden, erstellt Lalwani eine weitere E-Mail-Vorlage, um die verschiedenen Subunternehmer über die Angebotsänderungen zu informieren. „Eine Angebotsabgabe kann eine Menge Subunternehmer betreffen“, so Lalwani.

Die Verlagerung der Angebotsprüfung in Studio ist intuitiv

Benutzer, die sich unsicher sind, ob sie ihre Angebotsprüfungen in Studio verlagern sollen, oder die neue Systeme bzw. neue Programme abschrecken, kann Lalwani beruhigen: Der Lernprozess im Zusammenhang mit Angebotsabgaben in Studio verlief absolut problemlos.

„Es dauerte etwa eine Woche, bis ich mich mit allen Schaltflächen in einer Studio-Sitzung auskannte“, sagt Lalwani. „Dann wusste ich Bescheid und alles lief reibungslos.“