Weltweit haben Bauunternehmen ihre Herangehensweise an die Dokumentenverwaltung und Kommunikation geändert. Die neue Generation der Kollaborationstechnologien, die spezifisch für die Branche konzipiert wurde und zur Effizienz- und Wertsteigerung beiträgt, hat die Arbeitsweise von Bauunternehmen grundlegend verändert.

Digitale Werkzeuge verändern alltägliche Prozesse des Informationsaustausches. Ob Sie nun den Fortschritt auf der Baustelle kommunizieren oder Pläne mit Subunternehmer:innen teilen möchten, die Prozesse werden durch digitale Lösungen vereinfacht und optimiert. Das hat erhebliche Vorteile für Ihre Effizienz.

Was zeichnet digitale Zusammenarbeit aus?

Bevor wir uns den Best Practices in Bezug auf die digitale Zusammenarbeit widmen, wollen wir Ihnen die Funktionsweise und das Potenzial dieser neuen Technologien kurz vorstellen. Unternehmen können physische Aufzeichnungen mit digitalen Tools ersetzen. Der Umstieg auf digitale Lösungen bedeutet aber nicht nur, statt Aktenschränken einen Computer zu verwenden.

Bei Tools für die digitale Zusammenarbeit sind folgende Konzepte entscheidend:

Keine Duplikate: Eine entscheidende Funktion der Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit besteht darin, dass alle Beteiligten in einem geteilten Dokument arbeiten können. Infolgedessen sinkt der Aufwand für die Verwaltung mehrerer Versionen einer Datei. Gleichzeitig wird das Risiko reduziert, dass aufgrund von veralteten Dokumentversionen Verwirrung entsteht.

Updates in Echtzeit: Änderungen und Updates sofort zu kommunizieren, bringt neben der vereinfachten Dateispeicherung und der Vermeidung von Verwirrung unter Prozessbeteiligten viele weitere Vorteile mit sich. Dank digitaler Lösungen können alle Teams sofort auf neueste Informationen zugreifen und ihre Arbeitsabläufe effizient gestalten, ganz egal ob sie auf der Baustelle, im Büro oder im Homeoffice sind.

Unterstützung von spezifischen Dokumenttypen: Für ein Bauprojekt werden Dokumenttypen verwendet, die nicht von der Allgemeinheit genutzt werden. BIM-Dateien (Building Information Modeling) wie 3D-Pläne mit Markierungen können das Fundament für eine effiziente Projektzusammenarbeit bilden. Speziell für das Baugewerbe entwickelte Software unterstützt diese Dokumenttypen.

Sofern Benutzer:innen die Technologien auch tatsächlich einsetzen, können Beschäftigte im Baugewerbe ihr Benutzererlebnis eigenständig verbessern und zwar unabhängig von ihrer Position.

Wie können Benutzer:innen das Potenzial der Tools für die digitale Zusammenarbeit maximieren?

Unternehmen, die Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit richtig in ihre Arbeitsabläufe einbinden, können ihre alltägliche Prozesseffizienz verbessern. Diese Transformation passiert allerdings nicht von selbst. Die Führungsebene eines gegebenen Bauunternehmens muss verstehen, wie sich das Potenzial der neuen Technologien voll ausschöpfen lässt.

Im Folgenden sind einige Vorgehensweisen beschrieben, die den Einsatz von digitalen Werkzeugen für die Zusammenarbeit in Bauunternehmen verbessern können.

Schulen Sie jede:n Benutzer:in

Auch wenn die besten Kollaborationswerkzeuge im Baugewerbe heute sehr benutzerfreundlich sind, verstehen Mitarbeiter:innen nicht immer auf Anhieb, wie sie bestimmte Funktionen für ihre Aufgaben nutzen können. Daher sind Schulungen so wichtig.

Während der Implementierung von neuer Software wird dringend empfohlen, bestehende Benutzer:innen zu schulen. Zusätzlich sollte eine Technologieschulung in den Onboarding-Prozess für neue Teammitglieder inkludiert werden. Wenn bestehende und neue Mitarbeitende die Software nutzen können, ist es unwahrscheinlicher, dass sie die Software umgehen und Dokumente auf ineffiziente Art und Weise austauschen.

Regelmäßige Evaluierung und Optimierung der Nutzung

Ein Vorteil der digitalen Zusammenarbeit besteht darin, dass diese Tools ständig Daten erfassen. Anhand dieser Informationen können Vorgesetzte erkennen, ob Teammitglieder die Software zu ihrem Vorteil nutzen oder ob es Optimierungspotenzial gibt.

Mithilfe präziser Daten lässt sich der Prozess wiederholen: Neue Funktionen und Schulungen können eingeführt werden, um effiziente Arbeitsabläufe sicherzustellen, in denen Kollaborationstechnologie auch tatsächlich zur Anwendung kommt. Wenn beispielsweise die Belegschaft auf der Baustelle die Lösung nicht verwendet, lohnt es sich, den Grund dafür zu finden, um die Beteiligungsquote zu erhöhen.

Binden Sie alle, auch Subunternehmen, ein

Unternehmen können das Potenzial einer Lösung nur dann voll ausschöpfen, wenn die maximale Anzahl an Beteiligten diese Kollaborationslösung verwendet. Können alle beteiligten Parteien wichtige Dokumente wie BIM-Pläne kommentieren und annotierten, dann können Bauunternehmen die Arbeitsabläufe ihrer Projekte schnell und reibungslos gestalten.

Dank Tools für die digitale Zusammenarbeit in der Baubranche können auch unternehmensexterne Benutzer:innen einfach Konten erstellen und auf relevante Informationen zugreifen. In einer Branche, in der häufig auf Subunternehmen und Dritte zurückgegriffen wird, ist dies eine wichtige Funktion. Da sich Teams von einem zum nächsten Projekt oft verändern, muss das Onboarding neuer Benutzer:innen leicht vonstattengehen.

Stellen Sie sicherstellen, dass das neue System auf allen Unternehmensebenen akzeptiert wird

Damit Kollaborationslösungen in die Unternehmenstechnologien integriert und ihre Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden können, muss die Führungsebene eines Bauunternehmens die Implementierung sichtbar unterstützen. Wenn Führungskräfte klar hinter der neuen Lösung stehen, fördert dies die Akzeptanz der Lösung.

Wichtig ist außerdem, Arbeiter:innen auf der Baustelle zur Verwendung der Technologien zu ermutigen. Mitarbeitende verwenden sonst Informationsaustausch- und Aufzeichnungssysteme, die mehrere Jahre alt sind. Es lohnt sich, diese Gewohnheiten aufzubrechen und herkömmliche Systeme mit moderner Kollaborationstechnologie zu ersetzen.

Wie sieht die Zukunft der digitalen Zusammenarbeit in der Baubranche aus?

Der verstärkte Einsatz von Werkzeugen für die digitale Zusammenarbeit sollte für jedes Bauunternehmen eine Priorität darstellen. In der Vergangenheit hat sich die Branche nur langsam verändert und neue Technologien nur zögerlich angenommen. Heute ist es aber leichter als je zuvor, diese Tools in Prozesse zu integrieren.

Der technologische Fortschritt zieht sich durch alle Bereiche der Gesellschaft, wodurch der Wert digitaler Lösungen im Baugewerbe steigen wird: Sie sind vielseitig einsetzbar und ihr Return on Investment ist aufgrund der Effizienzsteigerungen von unschätzbarem Wert.