Digitale Signaturen

Digitale Signaturen, Dokumentenzertifizierungen und elektronische Signaturen: Wo liegt der Unterschied?

In der Baubranche werden zunehmend digitale Zertifizierungsmethoden eingesetzt, um offizielle Projektdokumente zu genehmigen. Hierbei ist es wichtig, die Unterschiede zwischen den verschiedenen Signaturtypen zu kennen.
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Illustration von Dalbert Vilarino

Digitale Plattformen zur Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit wie Bluebeam Revu ermöglichen es Bauexpert:innen, ihre Baupläne in einer vollständig digitalen Welt zu erstellen, zu überprüfen und zu zertifizieren. Außerdem können sie dort ihre Verträge, Angebote und Berichte digital verwalten.

Doch wie können Fachkräfte, die ihre Unterschriften heutzutage zunehmend digital auf gepunktete Linien setzen, sich wirklich sicher sein, welche Dokumente und Baupläne vertrauenswürdig sind? Und die vielleicht noch drängendere Frage: Wie können sie ihren Partner:innen und Kund:innen vermitteln, dass ihre Dokumente und Baupläne vertrauenswürdig sind?

Laut Matt Beaumont, Technical Account Manager bei Bluebeam, stehen bei PDFs drei Arten von Authentifizierungsstufen zur Verfügung. Einige dieser Stufen haben ähnliche Eigenschaften, sodass die Wahl der passenden Stufe nicht immer eindeutig ist.

  • Elektronische Signaturen
  • Digitale Signaturen
  • Dokumentenzertifizierungen

„Bei elektronischen und digitalen Signaturen handelt es sich letztendlich um zwei verschiedene Versionen der gleichen Funktion,“ so Beaumont. „Der Begriff elektronische Signatur ist ein Oberbegriff für die digitale Unterschrift einer Person, mit der sie ihre Identität in einer digitalen Datei bestätigt. Digitale Signaturen sind eine bestimmte Version einer elektronischen Signatur, die erweiterte Funktionen bietet.“

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Optionen.

Elektronische Signaturen

Unter einer elektronischen Signatur versteht man ein akustisches Signal, Symbol oder Verfahren, das mit einem Vertrag oder einer anderen Art von Aufzeichnung verknüpft wird und von einer Person in der Absicht ausgeführt oder übernommen wird, die betreffende Aufzeichnung zu unterzeichnen.

Diese juristische Ausführung bedeutet im Prinzip Folgendes: Jedes akustische Signal oder jedes Symbol, das eine Zustimmung zur weiteren Umsetzung eines digitalen Verfahrens darstellt, ist eine elektronische Signatur. Hierbei kann es sich beispielsweise um ein einfaches „Ja“ handeln, das eine Person in Reaktion auf ein automatisiertes Menü in ihr Telefon spricht. Auch das Ankreuzen eines Kästchens zur Annahme der Cookie-Richtlinie einer Website oder sogar das eingescannte Bild einer echten Unterschrift können als elektronische Signaturen gewertet werden. Natürlich kann es sich bei dem zu Unterzeichnenden auch um verbindliche Verträge oder Angebote handeln, an die sich Ihr Unternehmen dann halten muss. An diesem Punkt werden digitale Signaturen relevant.

Digitale Signaturen

Beaumont beschreibt die Methode wie folgt: „Beim digitalen Signaturverfahren wird eine eindeutige, der unterzeichnenden Person eigens zugewiesene, digitale ID genutzt. Digitale Signaturen verwenden Verschlüsselungsverfahren, um die Integrität von Dokumenten zu überprüfen. Hinter der Signatur steckt immer eine digitale ID. Anhand dieser digitalen ID kann die Identität der unterzeichnenden Person verifiziert werden.“

Mit anderen Worten: Eine digitale Signatur lässt sich eindeutig der Identität einer einzigen Person – der unterzeichnenden Person – zuordnen. Selbst wenn Sie einen digitalen Vertrag mit einem anderen als Ihrem eigenen Namen unterzeichnen, fügt Ihr Computer Ihre digitale Signatur hinzu, die Ihre Identität eindeutig nachweist.

In der Baubranche kommen digitale Signaturen vor allem bei folgenden Arbeitsabläufen zum Einsatz:

  • Planprüfungen
  • Angebotsprüfungen
  • Angebotssets (Bieter wenden Markups bei der Materialkostenberechnung an)
  • Bauplansets

Bei all diesen Prozessen zeigen digitale Signaturen genau an, wer wann welche Aktion durchgeführt hat. Zum Einen dient dies natürlich dem offensichtlichen Zweck, die Arbeit der verschiedenen Einzelpersonen und Teams nachzuverfolgen. Zugleich gewährleistet die Signatur jedoch auch, dass alle Beteiligten eines Projekts vor Unklarheiten und möglichen Betrugsfällen geschützt sind.

Digitale Zertifizierungen

Doch wo liegt der Unterschied zwischen digitalen Signaturen und Dokumentenzertifizierungen?

Für Beaumont liegt der Unterschied in der Verfahrensweise. Digitale Signaturen und digitale Zertifizierungen „sind ein wenig wie Äpfel und Birnen … Es handelt sich um zwei unterschiedliche Arbeitsabläufe, die jedoch die gleichen Funktionen nutzen.“

Wenngleich digitale Signaturen und Dokumentenzertifizierungen beide durch dieselbe digitale ID der Person verschlüsselt werden, weist Beaumont auf Folgendes hin: „Dokumentenzertifizierungen dienen vor allem dazu, die Authentizität und Integrität eines Dokuments zu gewährleisten und sicherzustellen, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt … Dokumentenzertifizierungen haben daher ein wenig mehr Gewicht, da die Funktionen der Dokumente nach ihrer Anwendung eingeschränkt werden können.“

Dokumentenzertifizierungen werden üblicherweise bei folgenden Dokumentenarten eingesetzt:

  • Bezahlte Rechnungen
  • Offizielle Formulare und Anträge
  • Rechts- und Finanzdokumente
  • Medizinische Unterlagen und Protokolle

Sobald ein Dokument zertifiziert ist, wird dessen Nutzung eingeschränkt. So können auf einem zertifizierten Dokument, das Formularfelder oder digitale Unterschriftsfelder enthält, noch Notizen oder Markierungen von Dritten hinzugefügt werden. Diese führen jedoch zu keinen tatsächlichen Änderungen an dem zertifizierten Dokument.

Wenn Sie ein digitales Dokument erstellen, das von anderen Personen digital signiert werden soll, wie z. B. einen Vertrag oder ein Angebot, muss das Signaturfeld vor der Zertifizierung des Dokuments eingefügt werden. Bis auf das Signieren haben die Benutzer jedoch keine Möglichkeit, Inhalte zu bearbeiten, Seiten einzufügen oder zu entfernen oder verschiedene zertifizierte Dokumente miteinander zu verknüpfen.

Man könnte meinen, dass digitale Signaturen und Zertifizierungen sowie elektronische Signaturen im Allgemeinen nur unterschiedliche Begriffe für ein und dasselbe Konzept seien. Es handelt sich jedoch um verschiedene Methoden.

Mengenlink in Bluebeam Revu

Hier finden Sie die fünf wichtigsten Gründe für die Verwendung des Mengenlinks in Revu.