Kommunikation und Zusammenarbeit sind seit jeher zentrale Aspekte in der Baubranche. Diese Prozesse haben sich im Laufe der Jahre zumindest bei den effektivsten Baufirmen grundlegend verändert.

Die COVID-19-Pandemie zwang Firmen, neue Wege der Kommunikation und des Austausches zu finden. In diesem Zusammenhang wurden digitale Kollaborationslösungen auf die Probe gestellt und bestanden mit Bravour. Mittlerweile haben Bauunternehmen aller Größen und Gewerke einen Einblick in die Möglichkeiten der modernen Kommunikation gewonnen. Diese neuen Erfahrungen haben die Einführung dieser Technologien beschleunigt.

Sie sollten sich vorab ein paar Fragen stellen, um herauszufinden, in welcher Phase des Einführungs- und Implementierungsprozesses sich Ihr Unternehmen befindet und wie Sie von digitalen Technologien profitieren können. Wie wird beispielsweise die Zusammenarbeit im Baugewerbe künftig aussehen? Welche Vorteile bieten diese Technologien? Wie kann Ihr Unternehmen den digitalen Wandel in Gang setzen?

Von der analogen Vergangenheit in die digitale Zukunft

Im Hinblick auf die Zukunft der Kommunikation in der Baubranche stellt sich die Frage nach dem heutigen Digitalisierungsstand der Unternehmen und den bis dato verfolgten Prozessen. Tatsächlich ist das Digitalisierungsniveau in der Baubranche nicht einheitlich. Einige Unternehmen nutzen bereits die Vorteile des digitalen Zeitalters, während andere sich noch auf veraltete Technologien verlassen.

Unternehmen können auf der Grundlage ihres Einsatzes von Technologien in verschiedene Gruppen unterteilt werden:

Papierbasierte Prozesse: Viele Unternehmen blicken auf eine jahrzehntelange Geschichte zurück. Es ist also gut möglich, dass diese Baufirmen schon lange dieselben Kommunikations- und Speichersysteme verwenden. Dies kann aber auch Probleme bedingen, da die Unternehmen mit unordentlichen Aktenschränken zu kämpfen haben, in denen sich jahrzehntealte Papierunterlagen stapeln.

Die Suche nach Papierdokumenten ist zeitaufwendig, Aktenschränke nehmen viel Platz im Büro ein und Unglücke und Naturkatastrophen wie Brände oder Überschwemmungen können die Unterlagen eines Unternehmens komplett vernichten. Für Bauunternehmen mit papierbasierten Systemen für die Informationsverwaltung stellen viele noch so alltägliche Aufgaben eine enorme Herausforderung dar, etwa das Abrufen von Planungsdokumenten auf der Baustelle oder das Einreichen von Unterlagen bei Behörden.

Unternehmen wissen oft nicht, wie sie ihre papierbasierten Prozesse umstellen können, und sind daher in ihren Arbeitsabläufen festgefahren. Je eher Firmen auf digitale Verfahren umsteigen, desto eher können sie schnell und einfach nach Informationen suchen und den Überblick über Änderungen wichtiger Dokumente behalten.

Auf Arbeitsblättern basierende Prozesse: Einige Unternehmen arbeiten zwar nicht mehr mit Papier, kämpfen aber immer noch mit Problemen bezüglich der Benutzerfreundlichkeit. Diese entstehen, wenn Unternehmen anstelle von speziell entwickelten Werkzeugen für die digitale Zusammenarbeit herkömmliche Technologien wie E-Mail-Lösungen und Arbeitsblätter verwenden.

Arbeitsblätter und E-Mails weisen einige der Nachteile von Papierdokumenten auf. Es lässt sich beispielsweise oft nur schwer überprüfen, ob ein Teammitglied mit der neuesten Version einer Datei arbeitet, was wiederum zu Missverständnissen führen kann. Diese Nachteile sind besonders im Baugewerbe spürbar, wo spezielle Dokumenttypen wie mit Markierungen versehene Planungsunterlagen unverzichtbar sind und zum Alltag gehören.

Ein Unternehmen, das sich für die Umstellung auf digitale Zusammenarbeit entscheidet, verwaltet im Durchschnitt drei verschiedene Lösungen zur Speicherung und Aufbewahrung von Dateien. Durch die Anzahl der Systeme werden die täglichen Arbeitsabläufe noch komplexer und die Produktivität der Mitarbeiter:innen sinkt. Vermutlich arbeiten diese Unternehmen immerhin effektiver als solche, die weiterhin Aktenschränke nutzen. Dennoch gibt es bei der Umstellung auf digitale Zusammenarbeit noch nicht ausgeschöpftes Potenzial.

Digitale Prozesse: Bauunternehmen, die auf speziell entwickelte Systeme für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation umgestiegen sind, haben einen wichtigen Schritt getan. Gerade bei der Arbeit mit Cloud-Computing-Tools können diese Firmen nun einheitliche Informationsstände bereitstellen, sodass alle Beteiligten mit denselben Dateien arbeiten können. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie sich vom Büro, von der Baustelle, vom Homeoffice oder von unterwegs aus anmelden.

Diese Lösungen gewährleisten den Zugang zu wichtigen Informationen: Unabhängig davon, ob ein Dokument an ein Team auf der Baustelle, eine Behörde, Subunternehmen oder andere Beteiligte weitergegeben werden muss, ist es sofort verfügbar. Durch die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort wird die Duplizierung von Dateien vermieden. Das Ergebnis: weniger Aufwand und Unklarheiten.

EBENFALLS AUF BUILT:

Der Einsatz von speziell für die Baubranche entwickelten Werkzeugen für die Zusammenarbeit erweist sich als besonders nützlich. Diese Softwareanwendungen können die einzigartigen Dateitypen der Branche verarbeiten, darunter BIM-Dokumente (Building Information Modeling), die 3D-Renderings enthalten. Ferner sind diese Systeme auf die Zusammenarbeit im Baugewerbe ausgerichtet, sodass Subunternehmen problemlos mit firmeninternen Mitarbeitenden zusammenarbeiten können.

Vorteile der digitalen Zusammenarbeit

Nach der Umstellung auf Systeme für die digitale Zusammenarbeit durchlaufen Unternehmen in der Regel mehrere Entwicklungsstadien, in denen die Verbesserungen nach und nach ersichtlich werden. Bestimmte Vorteile sind sofort greifbar, während andere sich erst im Laufe der Zeit zeigen. Die Summe dieser Faktoren schafft ein positives Erlebnis für alle Mitarbeiter:innen.

Zu den gängigsten und wirkungsvollsten Änderungen gehören:

Weniger Unordnung durch physische Dokumente: Durch die Abschaffung von Papierunterlagen können Unternehmen Platz in ihren Büros sparen und so entweder ihren Arbeitsbereich verkleinern oder den vorhandenen Platz besser nutzen. Zudem sorgt die Umstellung von unübersichtlichen Aktenschränken sofort für einen schnelleren und genaueren Zugriffsprozess auf Informationen.

Kosteneinsparungen: Der Unterhalt von Aktenschränken oder lokalen Servern ist kostspielig. Auch die zusätzliche Arbeitszeit, die Sie bei veralteten Suchsystemen für Dateien aufbringen müssen, strapaziert Ihr Budget. Die Einsparungen in diesem Bereich gleichen die Implementierungskosten einer neuen Software aus.

Effizienter Zugriff auf Dokumente: Wie erhalten Mitarbeitende auf der Baustelle Zugriff auf alle benötigten Dateien? In einem digitalen System für die Zusammenarbeit rufen sie einfach die neueste Version des Dokuments auf einem Tablet oder Laptop auf und verlieren so keine Zeit mehr mit dem Herunterladen einer Datei und dem Ausdrucken eines physischen Dokuments.

Sicherheit: Wenn alle wichtigen Dateien an einem zentralen Speicherort gespeichert und bei Bedarf abrufbar sind, müssen sich die Beteiligten keine Gedanken über die Sicherheit dieser Inhalte oder das Risiko machen, sie im Falle einer Naturkatastrophe zu verlieren.

Einfache Berichterstellung und Erkenntnisse: Der Einsatz von Daten zur Gewinnung von Erkenntnissen ist ein besonderer Vorzug moderner Kollaborationslösungen. Die integrierten Dashboards und Funktionen zur Visualisierung machen die Unternehmenstechnologie weniger komplex.

Erleichtertes Onboarding: Die Einbindung neuer Mitarbeiter:innen in die Prozesse der Zusammenarbeit und der Dokumentenverwaltung wird durch ein spezielles System für das Dateimanagement vereinfacht. Auf diese Weise sparen Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden Zeit und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.

Optimierung der Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen: Durch den Einsatz eines speziell entwickelten Systems für die digitale Zusammenarbeit lassen sich bis zu 10 Stunden pro Mitarbeiter:in und Woche einsparen, die sonst für Aktivitäten wie das Hochladen von Dateikopien oder die Suche nach schwer auffindbaren Informationen anfallen würden. In dieser Zeit können sich die Beschäftigten dann wichtigeren Aufgaben widmen.

Angesichts dieses überzeugenden Versprechens liegt es auf der Hand, dass Unternehmen sich für den Wechsel zu modernen Systemen für die digitalen Zusammenarbeit entschieden haben. Da einige Unternehmen diese Vorteile nutzen, können sich andere Unternehmen nicht erlauben, durch veraltete Systeme ins Hintertreffen zu geraten.

So beginnen Sie mit der Umstellung Ihres Unternehmens

Hat sich ein Unternehmen erst einmal für den Einsatz von Technologien für die digitalen Zusammenarbeit entschieden, stellt sich die Frage: Wie gehen Führungskräfte diesen Wandel am besten an?

Unternehmen müssen bei der Implementierung einige wichtige Punkte beachten, um ihre Erfolgsaussichten zu maximieren. So müssen beispielsweise die Benutzer:innen mit den neuen Werkzeugen vertraut gemacht werden. Dieses Unterfangen ist nicht unbedingt kompliziert, da branchenführende Softwareanwendungen benutzerfreundlich sind. Die Stakeholder:innen des neuen Technologieprojekts müssen sich die Unterstützung des Führungsteams sichern. Ohne deren Zustimmung läuft jede Initiative Gefahr zu scheitern. Um erste Bedenken hinsichtlich der Implementierung eines weiteren Softwaresystems auszuräumen, sollten Sie darauf hinweisen, dass eine geeignete Kollaborationslösung mehrere veralte Anwendungen ersetzen kann und so eine optimierte neue Art der Kommunikation ermöglicht.